Rejestracja w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) to obowiązek, który dotyczy tysięcy firm i organizacji w Polsce. Zaniedbanie tej kwestii może prowadzić do poważnych konsekwencji – zarówno finansowych, jak i wizerunkowych. W tym poradniku znajdziesz wszystkie niezbędne informacje, by uniknąć błędów i prawidłowo wypełnić obowiązki wynikające z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
🔍 Co to jest Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych?
Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) to publicznie dostępny rejestr teleinformatyczny, w którym gromadzone są dane identyfikujące beneficjentów rzeczywistych określonych podmiotów – czyli osób fizycznych sprawujących faktyczną kontrolę nad spółkami, fundacjami czy stowarzyszeniami.
👉 Rejestr działa od 13 października 2019 r. i został utworzony w ramach implementacji unijnych dyrektyw AML (Anti-Money Laundering). Jego celem jest:
- przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
- zwiększenie przejrzystości struktury własności firm,
- ochrona uczciwego obrotu gospodarczego.
Organem odpowiedzialnym za prowadzenie CRBR jest Minister Finansów, który pełni także rolę administratora danych.
🧩 Kogo dotyczy obowiązek zgłoszenia do CRBR?
Obowiązek zgłaszania danych o beneficjentach rzeczywistych do CRBR mają różne formy prawne, określone w art. 58 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (dalej: u.p.p.).
Podmioty zobowiązane (od 2019 r.):
- spółki jawne,
- spółki komandytowe,
- spółki komandytowo-akcyjne,
- spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
- proste spółki akcyjne,
- spółki akcyjne (z wyjątkiem publicznych).
Podmioty objęte obowiązkiem od 31.10.2021 r.:
- spółki partnerskie,
- europejskie zgrupowania interesów gospodarczych,
- spółki europejskie,
- spółdzielnie i spółdzielnie europejskie,
- fundacje,
- stowarzyszenia rejestrowe,
- trusty – jeżeli ich powiernicy mają siedzibę lub prowadzą działalność w Polsce.
⚠️ Uwaga: Brak zgłoszenia do CRBR grozi karą pieniężną do 1 000 000 zł!
🧩 Przykłady praktyczne
Przykład 1: Spółka z o.o. „Nowa Energia” zarejestrowana w 2022 r. w KRS powinna zgłosić dane swoich beneficjentów rzeczywistych do CRBR w ciągu 7 dni od dnia wpisu do KRS. Osobą zobowiązaną do dokonania zgłoszenia jest prezes zarządu spółki.
Przykład 2: Fundacja „Rozwój Regionów” istnieje od 2015 r., ale dopiero po nowelizacji przepisów została objęta obowiązkiem wpisu do CRBR. Miała 9 miesięcy od dnia wejścia w życie zmian (czyli od 31.10.2021 r.) na dopełnienie formalności.
📄 Jakie dane należy zgłosić?
Do CRBR należy zgłosić:
1. Dane podmiotu (np. spółki, fundacji):
- nazwa (firma),
- forma prawna,
- siedziba,
- numer KRS,
- NIP.
2. Dane beneficjenta rzeczywistego:
- imię i nazwisko,
- wszystkie obywatelstwa,
- państwo zamieszkania,
- numer PESEL (lub data urodzenia),
- informacja o udziale lub charakterze kontroli, np.:
- liczba udziałów/akcji,
- uprawnienia osobiste,
- możliwość wywierania wpływu na decyzje.
3. Dane osoby dokonującej zgłoszenia:
- imię i nazwisko,
- obywatelstwo,
- funkcja (np. prezes zarządu),
- PESEL lub data urodzenia,
- adres e-mail kontaktowy.
⚠️ Ważne informacje
- Dane zgłoszone do CRBR są jawne – każda osoba może je sprawdzić online.
- Informacje muszą być aktualizowane w ciągu 7 dni od zmiany (np. zmiany właściciela).
- Zgłoszenie składa się elektronicznie, za pomocą ePUAP lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
- Osoba dokonująca zgłoszenia musi złożyć oświadczenie o prawdziwości danych, pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń.
📝 Jak dokonać zgłoszenia do CRBR krok po kroku?
Zgłoszenia do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych dokonuje osoba uprawniona do reprezentacji danego podmiotu – najczęściej członek zarządu (w przypadku spółek) lub powiernik (w przypadku trustów).
🔧 Krok po kroku:
- Przygotuj dane beneficjenta rzeczywistego – zgodnie z zakresem określonym wcześniej.
- Zaloguj się na stronie CRBR:
👉 https://crbr.podatki.gov.pl - Wypełnij elektroniczny formularz zgłoszeniowy – zgodnie ze wzorem określonym przez Ministra Finansów.
- Podpisz zgłoszenie:
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym, lub
- profilem zaufanym ePUAP.
- Złóż oświadczenie o prawdziwości informacji:
- „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.”
- Wyślij zgłoszenie i zachowaj potwierdzenie złożenia.
🛡️ Wysyłka zgłoszenia jest bezpłatna, a cały proces odbywa się wyłącznie online – nie ma potrzeby wysyłania dokumentów papierowych.
📅 Terminy zgłoszeń i aktualizacji danych
Zgłoszenia do CRBR należy dokonać niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od:
- wpisu do KRS – dla nowych podmiotów,
- zmiany danych – dla aktualizacji,
- utworzenia trustu lub innej podstawy wpisu – dla podmiotów niebędących wpisanymi do KRS.
🗓️ Nie wlicza się do tego terminu sobót i dni ustawowo wolnych od pracy.
W przypadku awarii systemu teleinformatycznego, termin biegnie dopiero od dnia ogłoszenia informacji o usunięciu awarii w Biuletynie Informacji Publicznej.
⚖️ Odpowiedzialność za brak lub błędne dane
🧨 Kto ponosi odpowiedzialność?
Osoba, która:
- nie złożyła zgłoszenia,
- złożyła zgłoszenie po terminie,
- podała nieprawdziwe dane,
– odpowiada za wyrządzoną tym szkodę wobec osób trzecich oraz wobec Skarbu Państwa.
💸 Możliwa sankcja administracyjna: kara pieniężna do 1 000 000 zł (na podstawie art. 153 u.p.p.).
⚠️ Odpowiedzialność cywilna i karna:
- Odpowiedzialność cywilna obejmuje wszelkie straty poniesione przez kontrahentów wskutek polegania na błędnych danych.
- Osoba podpisująca zgłoszenie pod rygorem odpowiedzialności karnej ponosi odpowiedzialność z art. 233 § 1 Kodeksu karnego (fałszywe oświadczenie).
🧩 Przykłady praktyczne
Przykład 3: Spółka komandytowa „TechSolutions” z siedzibą w Toruniu zmienia właściciela – nowym beneficjentem rzeczywistym staje się osoba fizyczna z Hiszpanii. Spółka ma 7 dni roboczych od dnia podpisania umowy na zaktualizowanie danych w CRBR.
Przykład 4: Członek zarządu fundacji „EkoPrzestrzeń” zapomniał o obowiązku zgłoszenia beneficjenta rzeczywistego. Gdy po 8 miesiącach fundacja składa wniosek o dofinansowanie ze środków publicznych, okazuje się, że jest wykreślona z listy kwalifikowanych podmiotów – brak zgłoszenia do CRBR zablokował dostęp do funduszy.
📥 Jak uzyskać dostęp do danych z CRBR?
Zgodnie z zasadą jawności rejestru – każdy ma prawo przeglądać dane CRBR.
Jak to zrobić?
- Wejdź na stronę: https://crbr.podatki.gov.pl
- Wyszukaj podmiot lub osobę:
- po numerze NIP,
- po numerze PESEL beneficjenta rzeczywistego,
- po imieniu, nazwisku i dacie urodzenia (jeśli brak PESEL).
- Pobierz dane w formacie:
- PDF,
- TXT (wersja tekstowa).
📌 Informacje udostępniane są automatycznie i bezpłatnie – najczęściej w ciągu 5 minut.
🧾 Jak długo dane są przechowywane?
- Dla podmiotów wpisanych do KRS – 10 lat od wykreślenia z rejestru.
- Dla trustów – 10 lat od wygaśnięcia obowiązku zgłoszeniowego.
⚖️ Domniemanie prawdziwości danych w CRBR
Zgodnie z ustawą, dane wpisane do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych korzystają z tzw. domniemania prawdziwości.
Oznacza to, że:
🔍 Organy państwowe, kontrahenci, instytucje finansowe i inne podmioty mają prawo zakładać, że dane w CRBR są zgodne ze stanem faktycznym, chyba że udowodniono inaczej.
Zasada ta ułatwia prowadzenie działalności gospodarczej, ale nakłada też dużą odpowiedzialność na osoby zgłaszające dane.
⚠️ Kiedy odpowiadasz za dane w CRBR?
Jeśli jako osoba dokonująca zgłoszenia:
- wprowadzasz nieprawdziwe dane do CRBR,
- zaniechasz zgłoszenia aktualizacji,
- spóźnisz się z obowiązkowym zgłoszeniem,
– ponosisz odpowiedzialność cywilną za szkodę wyrządzoną osobom trzecim, a także ryzyko kary administracyjnej do 1 miliona złotych.
Odpowiedzialność nie dotyczy sytuacji, w których: ✔ szkoda powstała z winy poszkodowanego,
✔ wynikała z działania siły wyższej,
✔ została spowodowana przez osobę trzecią, za którą nie odpowiadasz.
🧩 Przykłady praktyczne
Przykład 5: Pani Anna jako prezes zarządu spółki „GreenTech” błędnie podała w CRBR nazwisko byłego wspólnika, który nie miał już żadnych udziałów. Spółka podpisała umowę z partnerem zagranicznym, który – po sprawdzeniu rejestru – uznał dane za nieprawdziwe i wycofał się z kontraktu. W efekcie spółka poniosła stratę 150 tys. zł, a odpowiedzialność cywilna spadła na Panią Annę.
Przykład 6: Stowarzyszenie „Kultura Bez Granic” miało 3 beneficjentów rzeczywistych. Po rezygnacji jednego z nich zarząd nie zaktualizował danych w CRBR. Gdy stowarzyszenie składało wniosek o udział w przetargu publicznym, zostało odrzucone z powodu braku aktualnych danych w CRBR.
📚 Udostępnianie danych – podstawa prawna i procedura
Udostępnianie danych z CRBR reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 maja 2018 r. Określa ono:
- sposób sporządzania i składania wniosków,
- tryb i kanały komunikacji (strona internetowa, API),
- terminy przekazywania danych.
⏱️ Dane są udostępniane:
- automatycznie – w ciągu 5 minut,
- na wniosek historyczny – do końca kolejnego dnia roboczego.
📎 Dane można pobrać w formie:
- PDF (dla celów dowodowych),
- TXT (do dalszego przetwarzania).
🧠 Podsumowanie i wskazówki dla przedsiębiorców 💡
CRBR to nie tylko kolejny obowiązek administracyjny, ale przede wszystkim narzędzie ochrony rynku przed nadużyciami i praniem pieniędzy. Dobrze prowadzony rejestr zwiększa przejrzystość, buduje zaufanie i otwiera drogę do współpracy z bankami, kontrahentami i instytucjami publicznymi.
📌 Najważniejsze wskazówki:
- Zgłoś dane nie później niż 7 dni od wpisu lub zmiany.
- Sprawdzaj dane regularnie, szczególnie przy zmianach w strukturze właścicielskiej.
- Dokumentuj każdą decyzję, na podstawie której dokonujesz zgłoszenia – to ważne na wypadek kontroli.
- Zachowaj potwierdzenie zgłoszenia – może być potrzebne np. przy staraniu się o dotacje.
- Nie bagatelizuj odpowiedzialności – fałszywe dane mogą skutkować poważnymi konsekwencjami.
📚 Podstawa prawna
📜 art. 58–61, art. 153, art. 195 – ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu
📜 rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 maja 2018 r. w sprawie wniosków o udostępnienie informacji o beneficjentach rzeczywistych oraz udostępniania tych informacji
🔖 Tematy porad zawartych w poradniku:
- obowiązek zgłoszenia CRBR 2024
- beneficjent rzeczywisty definicja i przykłady
- aktualizacja danych w CRBR
- kara za brak zgłoszenia do CRBR
- jak sprawdzić dane w CRBR online