Skrzynka doręczeń elektronicznych to jedno z kluczowych narzędzi w systemie doręczeń elektronicznych. Umożliwia ona nie tylko odbieranie, ale także wysyłanie i przechowywanie korespondencji w ramach publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej. W praktyce oznacza to, że stanowi podstawowe centrum komunikacji elektronicznej przedsiębiorców i instytucji publicznych.
Czym jest skrzynka doręczeń?
Skrzynka doręczeń to narzędzie przypisane do adresu do doręczeń elektronicznych, które:
- pozwala wysyłać i odbierać wiadomości,
- umożliwia przechowywanie danych zgodnie z określonymi standardami,
- zapewnia dwustronną komunikację między podmiotami publicznymi oraz publicznymi i niepublicznymi.
Warto zaznaczyć, że pojęcie skrzynki doręczeń jest szersze niż elektroniczna skrzynka podawcza (ESP), która – zgodnie z art. 3 pkt 17 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (u.i.d.p.) – służy wyłącznie do przekazywania dokumentów elektronicznych do urzędów. Skrzynka doręczeń umożliwia dodatkowo zarządzanie całą korespondencją i jest przyporządkowywana do adresu do doręczeń elektronicznych już na etapie wpisu do KRS lub CEIDG, bądź na wniosek przedsiębiorcy.
Kto udostępnia skrzynkę doręczeń?
Skrzynki doręczeń udostępnia operator wyznaczony – podmiot odpowiedzialny za świadczenie usług w systemie teleinformatycznym zgodnym z wymaganiami prawa, m.in. rozporządzeniem Rady Ministrów z 12.04.2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności.
Do jego obowiązków należy m.in.:
- zapewnienie dostępności skrzynki doręczeń,
- zagwarantowanie odpowiedniej pojemności skrzynek dla podmiotów publicznych i niepublicznych,
- przechowywanie wysłanych i odebranych danych w ramach przydzielonego limitu,
- monitorowanie stopnia zapełnienia skrzynki i informowanie użytkowników o konieczności usuwania korespondencji.
Parametry techniczne
- Dostępność: 97,852% w skali roku (z wyłączeniem prac serwisowych),
- Pojemność: 30 GB dla podmiotów publicznych i 3 GB dla podmiotów niepublicznych,
- Prace serwisowe: do 5 godz. 30 min tygodniowo w wyznaczonych godzinach (nocą w dni robocze i soboty, popołudniu w niedziele).
Po osiągnięciu 90% pojemności użytkownik otrzymuje ostrzeżenie. Po przekroczeniu 98% może jedynie usuwać i czytać wiadomości – wysyłanie nowych staje się niemożliwe.
Aktywacja i zarządzanie skrzynką doręczeń
Z adresu i skrzynki doręczeń można korzystać dopiero po aktywacji. Może jej dokonać:
- administrator skrzynki (jeżeli został wyznaczony),
- osoba fizyczna, dla której utworzono adres do doręczeń.
Obowiązki i uprawnienia administratora skrzynki
Podmiot publiczny i niepubliczny (z wyjątkiem osób fizycznych) musi wyznaczyć administratora skrzynki doręczeń. Osoba fizyczna – przedsiębiorca ma prawo, ale nie obowiązek, wyznaczenia administratora.
Administrator ma szerokie uprawnienia, w tym:
- wysyłanie i odbieranie korespondencji,
- zarządzanie zgromadzonymi dokumentami,
- tworzenie reguł automatycznego przekazywania korespondencji do innych systemów,
- konfigurowanie skrzynki,
- upoważnianie innych osób do korzystania ze skrzynki.
📌 Przykład:
Pani Katarzyna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą w Gdańsku otrzymała adres do doręczeń elektronicznych wraz ze skrzynką. Po jej aktywacji może sama odbierać i wysyłać dokumenty urzędowe, ale również upoważnić pracownika biura rachunkowego do obsługi korespondencji w jej imieniu.
Skrzynka doręczeń a inne systemy
Choć ustawodawca odnosi pojęcie skrzynki doręczeń do usług publicznych (rejestrowanego doręczenia elektronicznego i usługi hybrydowej), w praktyce również prywatni dostawcy kwalifikowanych usług zaufania przypisują do adresów podobne narzędzia. Pełnią one analogiczne funkcje – odbiór, wysyłkę i przechowywanie wiadomości.
Podstawa prawna
- art. 26a – ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (u.z.i.e.)
- art. 3 pkt 17 – ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (u.i.d.p.)
- art. 18 – ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (u.i.d.p.)
- rozporządzenie Rady Ministrów z 12.04.2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności
- rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z 24.06.2021 r. w sprawie gwarantowanej dostępności oraz pojemności skrzynek doręczeń
Tematy porad zawartych w poradniku
- jak działa skrzynka doręczeń elektronicznych,
- obowiązki administratora skrzynki doręczeń,
- pojemność i dostępność skrzynki doręczeń dla firm,
- aktywacja adresu do doręczeń elektronicznych.