Adres do doręczeń elektronicznych, nazywany także adresem do e-doręczeń, to centralny element systemu doręczeń elektronicznych w Polsce, uregulowanego ustawą z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Jest to rozwiązanie, które docelowo ma zastąpić tradycyjną korespondencję papierową w kontaktach z administracją publiczną, a w wielu przypadkach także w relacjach między przedsiębiorcami.
Definicja adresu do doręczeń elektronicznych
Zgodnie z ustawą:
„adres do doręczeń elektronicznych to adres elektroniczny, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, podmiotu korzystającego z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej albo z kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, umożliwiający jednoznaczną identyfikację nadawcy lub adresata danych przesyłanych w ramach tych usług” (art. 2 pkt 1 u.d.e.).
W praktyce oznacza to, że:
- nie każdy adres e-mail jest adresem do doręczeń elektronicznych,
- aby adres był uznany za adres do e-doręczeń, musi być powiązany z odpowiednią usługą doręczeń (publiczną lub kwalifikowaną),
- adres ten musi pozwalać na jednoznaczną identyfikację podmiotu (osoby fizycznej, prawnej lub jednostki organizacyjnej).
Adres elektroniczny a adres e-mail
Pojęcie adresu elektronicznego z ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną jest szersze niż zwykły adres poczty e-mail.
Zgodnie z przepisami:
„adres elektroniczny to oznaczenie systemu teleinformatycznego umożliwiające porozumiewanie się za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej” (art. 2 pkt 1 u.ś.u.d.e.).
Oznacza to, że adres elektroniczny:
- może, ale nie musi być adresem e-mail,
- obejmuje także inne formy komunikacji elektronicznej,
- w przypadku doręczeń elektronicznych przyjmuje kwalifikowaną formę.
Adres do doręczeń elektronicznych to więc szczególna odmiana adresu elektronicznego, powiązana z usługą doręczeń i zapewniająca jednoznaczną identyfikację.
Identyfikacja nadawcy i adresata
Adres do e-doręczeń służy do tego, aby w momencie nadawania lub odbierania korespondencji system mógł jednoznacznie wskazać, kto jest stroną procesu.
Definicja identyfikacji została zawarta w unijnym rozporządzeniu eIDAS:
„identyfikacja oznacza proces używania danych w postaci elektronicznej identyfikujących osobę, unikalnie reprezentujących osobę fizyczną lub prawną, lub osobę fizyczną reprezentującą osobę prawną” (art. 3 pkt 1 rozporządzenia 910/2014).
Identyfikację należy odróżnić od:
- uwierzytelnienia – które polega na potwierdzeniu wcześniej zadeklarowanej tożsamości,
- weryfikacji tożsamości – czyli procesu sprawdzenia, czy dana osoba jest tą, za którą się podaje.
📄 Przykład:
Pani Anna prowadzi kancelarię doradcy podatkowego w Lublinie. Dzięki adresowi do e-doręczeń każda korespondencja z urzędem skarbowym jest jednoznacznie przypisana do niej jako odbiorcy. Nawet jeśli inna osoba miałaby podobny adres e-mail, system rozpozna właściwego adresata dzięki unikalnemu identyfikatorowi.
Konstrukcja i format adresu do doręczeń
Adresy do e-doręczeń różnią się od zwykłych adresów e-mail. Mają jednolity format, który eliminuje dowolność w tworzeniu i zapewnia bezpieczeństwo.
Struktura wygląda następująco:
AE:PL-XXXXX-XXXXX-YYYYY-ZZ
- AE – oznaczenie adresu elektronicznego,
- PL – kod kraju zgodny ze standardem ISO 3166,
- X – cyfry,
- Y – litery,
- ZZ – suma kontrolna.
Dzięki jednolitemu schematowi adresy mogą być wykorzystywane także do korespondencji międzynarodowej w ramach usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego (art. 58 ust. 1 pkt 4 u.d.e.).
Obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych
Nie każdy podmiot w Polsce musi posiadać adres do e-doręczeń. Obowiązek został wprowadzony stopniowo i dotyczy określonych grup wskazanych w ustawie.
Podmioty publiczne
Zgodnie z harmonogramem określonym w art. 155 u.d.e., wszystkie podmioty publiczne (np. ministerstwa, urzędy centralne, jednostki samorządu terytorialnego, sądy, uczelnie publiczne) muszą posiadać adres do doręczeń elektronicznych wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE).
Dla takich podmiotów adres jest obowiązkowy i nie można z niego zrezygnować.
Przedstawiciele zawodów prawniczych
Obowiązek dotyczy również osób wykonujących zawody prawnicze i inne profesje regulowane (art. 9 ust. 1 u.d.e.):
- adwokatów,
- radców prawnych,
- doradców podatkowych,
- doradców restrukturyzacyjnych,
- notariuszy,
- rzeczników patentowych,
- komorników sądowych.
Dla każdej z tych osób tworzony jest adres do doręczeń elektronicznych, który służy do komunikacji urzędowej i zawodowej.
Przedsiębiorcy
Każdy przedsiębiorca wpisany do CEIDG lub KRS otrzymuje adres do doręczeń elektronicznych. Proces ten odbywa się:
- automatycznie – w momencie rejestracji działalności gospodarczej lub spółki,
- na wniosek – gdy przedsiębiorca sam wystąpi o utworzenie adresu.
📄 Przykład:
Firma „EcoDom” z Poznania została wpisana do CEIDG w maju 2024 r. Minister właściwy do spraw informatyzacji, korzystając z danych przekazanych w ramach wniosku rejestrowego, utworzył jej adres do doręczeń elektronicznych. Od tego momentu wszystkie pisma z urzędów mogą być doręczane na ten adres zamiast listownie.
Jeden czy wiele adresów do e-doręczeń?
Zasadą jest, że dla jednego podmiotu tworzony jest jeden adres do doręczeń elektronicznych.
Wyjątki:
- Podmioty publiczne – minister właściwy ds. informatyzacji może zgodzić się na utworzenie więcej niż jednego adresu, jeśli wynika to ze struktury organizacyjnej (np. oddzielne adresy dla różnych departamentów urzędu).
- Osoby fizyczne będące przedsiębiorcami lub wykonujące zawody prawnicze – do bazy wpisuje się adres związany z działalnością gospodarczą/zawodową, niezależnie od ewentualnego adresu prywatnego.
- Adresy powiązane z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego – nie ma ograniczenia co do ich liczby, ale zasadniczo tylko jeden może być wpisany do BAE, jeśli tak zdecyduje wnioskodawca.
Tworzenie adresu do doręczeń elektronicznych
Adres do e-doręczeń tworzony jest w dwóch trybach:
- Automatycznie – po otrzymaniu przez ministra właściwego ds. informatyzacji danych z systemu CEIDG lub KRS. W takim przypadku adres zostaje przypisany do podmiotu bez konieczności składania osobnego wniosku.
- Na wniosek – jeśli podmiot sam wystąpi o utworzenie adresu i przypisanie mu skrzynki doręczeń.
📄 Przykład:
Pani Monika zakładała jednoosobową działalność gospodarczą w Krakowie. Podczas wypełniania wniosku w CEIDG nie musiała osobno wnioskować o adres do doręczeń – został on utworzony automatycznie na podstawie danych wpisanych do rejestru.
Rezygnacja z adresu do doręczeń elektronicznych
Podmioty publiczne
Nie mają możliwości rezygnacji – adres jest dla nich obowiązkowy i musi być stale utrzymywany.
Podmioty niepubliczne
Mają większą swobodę:
- mogą wybrać, czy korzystają z adresu powiązanego z publiczną usługą doręczeń, czy z kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego,
- mogą zmieniać dostawcę kwalifikowanej usługi,
- w przypadku rezygnacji mogą zachować dotychczasowy adres w bazie.
⚠️ Ważne: minister właściwy ds. informatyzacji ma obowiązek zapewnić możliwość odzyskania adresu, który został wykreślony z bazy, przez okres 6 miesięcy od dnia rezygnacji.
📄 Przykład:
Adwokat Marek z Warszawy zrezygnował z korzystania z publicznej usługi doręczeń i przeszedł na kwalifikowaną usługę dostawcy komercyjnego. Adres, z którego korzystał dotychczas, pozostaje dostępny w bazie przez 6 miesięcy – w razie potrzeby może go odzyskać.
Podstawa prawna
Adres do doręczeń elektronicznych i związane z nim obowiązki zostały uregulowane w następujących aktach prawnych:
- art. 2 pkt 1 – ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych
- art. 9 ust. 1 – ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych
- art. 58 ust. 1 pkt 4 – ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych
- art. 155 – ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych
- art. 2 pkt 1 – ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną
- art. 3 pkt 1 – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 (rozporządzenie eIDAS)
Tematy porad zawartych w poradniku
- adres do doręczeń elektronicznych definicja i obowiązek
- kto musi posiadać adres do e-doręczeń
- struktura adresu do doręczeń elektronicznych
- adres do e-doręczeń przedsiębiorcy CEIDG i KRS