Samochód w działalności gospodarczej to już nie luksus, a podstawowe narzędzie pracy. Brak auta mógłby znacznie utrudnić funkcjonowanie wielu firm, a w niektórych przypadkach wręcz uniemożliwić świadczenie usług. Z użytkowaniem pojazdu wiążą się jednak obowiązki podatkowe – jednym z nich może być konieczność prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, zwanej potocznie kilometrówką.
W poradniku wyjaśniam:
- w jakich sytuacjach kilometrówka jest obowiązkowa,
- kiedy można jej uniknąć,
- jak ją prowadzić,
- jakie dane musi zawierać,
- jakie konsekwencje groziłyby za jej brak.
Samochód w firmie – podstawowe zasady
Auto w działalności gospodarczej może być niezbędne (np. dla taksówkarzy, firm transportowych) albo po prostu przydatne – pozwala szybciej dotrzeć do klientów, przewieźć towary czy załatwić sprawy urzędowe.
Tytułem prawnym do pojazdu może być:
- własność lub współwłasność,
- leasing,
- najmem lub dzierżawa,
- użyczenie.
Od tego, jaki tytuł posiada przedsiębiorca i jak auto jest wykorzystywane, zależy obowiązek prowadzenia kilometrówki. Znaczenie ma również rodzaj pojazdu.
Pojęcia i podział pojazdów
Definicje podstawowe
- Pojazd samochodowy – pojazd silnikowy, którego konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością powyżej 25 km/h (z wyłączeniem ciągnika rolniczego).
- Samochód osobowy – konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu maksymalnie 9 osób (łącznie z kierowcą) oraz ich bagażu.
- Samochód ciężarowy – pojazd przeznaczony do przewozu ładunków, obejmuje również samochody ciężarowo-osobowe (dla 4–9 osób z możliwością przewozu ładunków).
📌 Informacja o rodzaju pojazdu znajduje się w dowodzie rejestracyjnym.
Definicja samochodu osobowego w podatkach
Na gruncie PIT i CIT ustawodawca przyjął odrębną definicję. Samochód osobowy to pojazd o DMC do 3,5 t i przeznaczony do przewozu do 9 osób, z wyjątkiem:
- pojazdów z jednym rzędem siedzeń i oddzielną przestrzenią ładunkową (np. van, wielozadaniowy, pick-up),
- pojazdów z kabiną i oddzielnym nadwoziem do przewozu ładunków,
- pojazdów specjalnych (np. koparki, żurawie, podnośniki, pojazdy pogrzebowe, bankowozy),
- pojazdów określonych w rozporządzeniach na podstawie art. 86a ust. 16 ustawy o VAT.
Spełnienie tych wymogów potwierdzają:
- zaświadczenie stacji kontroli pojazdów (dla vanów, pick-upów itp.),
- dokumenty wydane zgodnie z prawem o ruchu drogowym (dla pojazdów specjalnych).
Historyczne zmiany definicji
- do 2013 r. – przepisy PIT i CIT szczegółowo określały wyjątki (np. pojazdy wielozadaniowe, vany, auta z przestrzenią ładunkową >50% długości pojazdu),
- I kwartał 2014 r. – dodatkowo wprowadzono kryteria ładowności (min. 425–500 kg w zależności od liczby miejsc).
📌 Na gruncie PIT i CIT za pojazd inny niż osobowy uznaje się auto o DMC powyżej 3,5 tony, przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób lub spełniające powyższe wyłączenia.
Obowiązek prowadzenia kilometrówki od 2019 r.
Od 1 stycznia 2019 r. zmieniły się przepisy dotyczące kosztów samochodowych.
Pojazdy firmowe
Za samochody firmowe uznaje się:
- środki trwałe ujęte w ewidencji,
- składniki majątku poniżej 10.000 zł (nieujęte w ewidencji, z wyjątkiem wartości poniżej 1.500 zł),
- składniki majątku używane krócej niż rok.
Pojazdy prywatne przedsiębiorcy
Jeżeli auto nie jest środkiem trwałym, a należy do osoby fizycznej prowadzącej działalność:
- wydatki eksploatacyjne i składki ubezpieczeniowe nie stanowią kosztów,
- wyjątek – 20% wydatków można ująć, jeśli auto jest używane w działalności.
⚠️ Od 2019 r. nie trzeba prowadzić kilometrówki dla prywatnego auta przedsiębiorcy, ale można rozliczyć tylko 20% wydatków.
Przykład 1
Pan Krzysztof z Krakowa używa w działalności gospodarczej prywatnego samochodu, którego nie wprowadził do środków trwałych. Do końca 2018 r. mógł rozliczać koszty paliwa i napraw tylko wtedy, gdy prowadził kilometrówkę. Od 2019 r. nie musi już jej prowadzić, ale zalicza w koszty tylko 20% wydatków. Jeśli wprowadziłby auto do ewidencji środków trwałych, mógłby rozliczać całość kosztów, ale musiałby prowadzić kilometrówkę.
Ograniczenia w kosztach – zasada 75/25%
Jeżeli samochód osobowy firmowy jest wykorzystywany również prywatnie, podatnik może zaliczyć w koszty jedynie 75% poniesionych wydatków.
Do kosztów zalicza się więc:
- 100% wydatków eksploatacyjnych, jeśli auto używane jest wyłącznie w firmie i prowadzona jest kilometrówka,
- 75% wydatków, jeśli auto używane jest także prywatnie,
- 20% wydatków, jeśli samochód nie jest firmowy i nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych.
📌 Ważne: ograniczenie 25% nie dotyczy kosztów ubezpieczenia.
Przykład 2
Pani Agnieszka prowadzi kancelarię rachunkową i używa firmowego samochodu osobowego. Odlicza 50% VAT od wydatków samochodowych i nie prowadzi kilometrówki. W takiej sytuacji musi wyłączyć z kosztów uzyskania przychodu 25% wydatków (zgodnie z zasadą 75/25%). Gdyby prowadziła kilometrówkę i zgłosiła auto na VAT-26, mogłaby zaliczyć 100% kosztów.
Kilometrówka a VAT
Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu wiąże się ściśle z odliczeniem VAT.
- Odliczenie 100% VAT – konieczne jest prowadzenie kilometrówki i zgłoszenie VAT-26.
- Odliczenie 50% VAT – kilometrówka nie jest wymagana, ale oznacza domniemanie, że samochód używany jest także prywatnie, a więc 25% wydatków trzeba wyłączyć z kosztów PIT/CIT.
- Podatnik zwolniony z VAT – nie prowadzi kilometrówki i może zaliczyć do kosztów całość wydatków (brak prawa do odliczenia VAT).
📌 To prowadzi do nierówności – przedsiębiorca zwolniony z VAT ma korzystniejszą sytuację niż ten, który odlicza 50% VAT.
Kiedy kilometrówka jest obowiązkowa?
Od 2019 r. przedsiębiorca powinien prowadzić kilometrówkę w następujących przypadkach:
- Pełne odliczenie VAT (100%) – wraz ze zgłoszeniem VAT-26, z pewnymi wyjątkami.
- Pełne zaliczenie kosztów do PIT/CIT – nawet jeśli nie odlicza całego VAT.
- Używanie prywatnego samochodu przez pracownika do jazd lokalnych – rozliczenie na podstawie kilometrówki (lub ryczałtu).
- Delegacje pracowników prywatnym pojazdem – ewidencję pełni druk polecenia wyjazdu służbowego.
Przykład 3
Firma usługowa wysłała pracownika w delegację. Pracownik wykorzystał samochód swojej żony. Do rozliczenia kosztów wystarczyło polecenie wyjazdu służbowego z wpisem przebiegu kilometrów – nie było potrzeby prowadzenia odrębnej kilometrówki.
Samochód pracownika w jazdach lokalnych
Pracownik może rozliczać się z pracodawcą:
- na podstawie kilometrówki – pracodawca zwraca koszty według faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za km,
- w formie ryczałtu – wtedy kilometrówka nie jest wymagana.
Przykład 4
Pracodawca ustalił dla pana Adama ryczałt w wysokości 400 zł miesięcznie za korzystanie z prywatnego samochodu w jazdach lokalnych. Dzięki temu nie ma potrzeby prowadzenia kilometrówki.
Samochód służbowy używany prywatnie
Jeśli pracownik korzysta z samochodu firmowego do celów prywatnych, powstaje u niego przychód z nieodpłatnego świadczenia.
Stawki ryczałtu:
- 250 zł miesięcznie – auta do 60 kW oraz samochody elektryczne i wodorowe,
- 400 zł miesięcznie – pozostałe samochody.
Za część miesiąca przychód oblicza się proporcjonalnie (1/30 wartości za każdy dzień).
Jeżeli pracownik partycypuje w kosztach, przychodem jest różnica między ryczałtem a faktyczną odpłatnością.
📄 W praktyce organy podatkowe spierały się, czy ryczałt obejmuje paliwo. Sądy orzekły, że paliwo jest wliczone w ryczałt, co jest korzystne dla podatników.
⚠️ ZUS jednak uważa, że wartość ryczałtu podlega składkom, choć przepisy przewidują wyłączenie takich świadczeń z podstawy wymiaru składek.
Przykład 5
Pan Tomasz, zatrudniony w spółce handlowej, korzysta z samochodu służbowego także prywatnie. Auto ma moc silnika 70 kW. Miesięczny przychód z tego tytułu wynosi 400 zł. Pracodawca dolicza tę kwotę do jego wynagrodzenia i opodatkowuje.
Kiedy można uniknąć kilometrówki?
Pomimo licznych obowiązków, ustawodawca przewidział sytuacje, w których ewidencja przebiegu pojazdu nie jest wymagana – zarówno w PIT, CIT, jak i VAT.
1. Pojazdy inne niż osobowe
Jeżeli przedsiębiorca korzysta z:
- samochodu ciężarowego,
- autobusu,
- pojazdu specjalnego (np. koparki, żurawia, podnośnika),
- innego pojazdu spełniającego ustawowe kryteria,
to nie musi prowadzić kilometrówki.
📌 Przykład 6
Firma budowlana z Gdańska używa dźwigu samojezdnego. Jako pojazd specjalny nie wymaga on prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.
2. Pojazdy wyłączone z kilometrówki na gruncie VAT
Jeżeli podatnik nie ma obowiązku prowadzenia kilometrówki dla celów VAT, to nie musi jej prowadzić również dla PIT/CIT.
Wyjątek: gdy brak obowiązku wynika wyłącznie z faktu odliczania 50% VAT – wtedy kilometrówka nadal może być potrzebna do rozliczeń podatkowych.
📌 Przykład 7
Dealer samochodowy w Warszawie posiada flotę aut przeznaczonych wyłącznie do sprzedaży. Nie musi prowadzić kilometrówki ani dla VAT, ani dla PIT/CIT.
Jak prowadzić kilometrówkę? – zasady formalne
Ustawodawca nie wskazuje już sztywnego wzoru kilometrówki, ale określa jej obowiązkowe elementy.
Najważniejsze reguły:
- Prowadzenie przez użytkownika pojazdu – tylko osoba faktycznie korzystająca z auta może rzetelnie prowadzić ewidencję.
- Potwierdzenie przez podatnika – na koniec każdego okresu (najczęściej miesiąca) przedsiębiorca powinien zatwierdzić wpisy podpisem.
- Forma dowolna – można prowadzić kilometrówkę w wersji papierowej lub elektronicznej, ale dla celów księgowych warto drukować i podpisywać co miesiąc.
- Brak kilometrówki = brak prawa do pełnego odliczenia VAT i kosztów.
Co musi zawierać kilometrówka?
Dane wymagane dla ewidencji VAT oraz PIT/CIT:
- numer rejestracyjny auta,
- datę rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
- stan licznika na początek i koniec okresu,
- wpisy dotyczące każdego przejazdu:
- kolejny numer,
- data i cel wyjazdu,
- trasa (skąd – dokąd),
- liczba kilometrów,
- imię i nazwisko kierowcy,
- podpis podatnika (lub pracodawcy),
- sumę kilometrów na koniec okresu.
W przypadku, gdy auto udostępniane jest osobie spoza firmy, wpis obejmuje dodatkowo:
- stan licznika przy wydaniu i zwrocie pojazdu,
- dane osoby, której udostępniono samochód.
Kilometrówka przy jazdach lokalnych pracowników
Jeżeli pracownik używa prywatnego auta w celach służbowych, kilometrówka powinna zawierać:
- imię, nazwisko i adres pracownika,
- numer rejestracyjny i pojemność silnika,
- kolejne numery wpisów,
- daty i cele wyjazdów,
- trasy przejazdu,
- faktyczną liczbę kilometrów,
- stawkę za kilometr,
- wyliczoną kwotę zwrotu,
- podpis pracodawcy.
📌 Uwaga: druk „Polecenie wyjazdu służbowego” może pełnić funkcję kilometrówki, jeśli zawiera wszystkie wymagane dane – prowadzenie osobnej ewidencji nie jest wtedy konieczne.
Stawki za kilometr
Maksymalne stawki zwrotu kosztów ustalone przez przepisy to:
- 0,89 zł/km – samochód osobowy do 900 cm³,
- 1,15 zł/km – samochód osobowy powyżej 900 cm³,
- 0,69 zł/km – motocykl,
- 0,42 zł/km – motorower.
➡️ Pracodawca może stosować stawki niższe, ale nie wyższe. Nadwyżka ponad stawki maksymalne nie stanowi kosztu uzyskania przychodu.
Przykład 8
Spółka doradcza w Łodzi ustaliła, że delegacje prywatnymi samochodami pracowników rozliczane są według stawki 0,50 zł/km. To rozwiązanie zgodne z przepisami, mimo że stawka jest niższa niż maksymalna.
Kilometrówka a prywatne używanie aut służbowych
Jeśli pracownik korzysta z auta służbowego również prywatnie, powstaje u niego przychód z nieodpłatnego świadczenia. Wartość tego świadczenia ustalana jest ryczałtowo:
- 250 zł miesięcznie – dla samochodów do 60 kW oraz pojazdów elektrycznych i wodorowych,
- 400 zł miesięcznie – dla pozostałych samochodów.
Jeżeli auto było wykorzystywane tylko przez część miesiąca, przychód oblicza się proporcjonalnie – 1/30 powyższych kwot za każdy dzień.
Jeśli pracownik częściowo pokrywa koszty, jego przychodem jest różnica między ryczałtem a odpłatnością.
⚠️ Ważne: kilometrówka nie jest potrzebna do ustalenia przychodu pracownika, ale jej brak może ograniczyć prawo pracodawcy do pełnego odliczenia VAT i zaliczenia wszystkich kosztów eksploatacji auta.
Przykładowy wzór ewidencji przebiegu pojazdu
Ewidencja przebiegu pojazdu
Oznaczenie przedsiębiorcy (pieczęć firmowa)
Nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu (pracownika lub właściciela)*
Numer rejestracyjny pojazdu:
Pojemność silnika:
| Nr wpisu | Data wyjazdu | Trasa (skąd–dokąd) | Cel wyjazdu | Liczba km | Stawka za km | Wartość | Podpis przedsiębiorcy |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | |||||||
| 2 |
Podsumowanie miesiąca: … km × stawka … zł = … zł
* niepotrzebne skreślić
📌 Ten wzór można dostosować zarówno do rozliczeń VAT i PIT/CIT, jak i do rozliczania jazd lokalnych pracowników.
Podstawa prawna
- art. 5a pkt 19a, art. 12 ust. 2a–2c, art. 23 ust. 1 pkt 36, 46 i 46a oraz ust. 3b, 5, 5f, 5g i 7 – ustawa z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych,
- art. 4a pkt 9a, art. 16 ust. 1 pkt 30 i 51 oraz ust. 3b, 5, 5f, 5g – ustawa z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych,
- art. 2 pkt 33, 40 i 42 – ustawa z 20.06.1997 r. – Prawo o ruchu drogowym,
- art. 7 ustawy z 15.04.2011 r. o zmianie ustawy o rachunkowości oraz niektórych innych ustaw,
- § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29.01.2013 r. w sprawie należności z tytułu podróży służbowej,
- rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25.03.2002 r. w sprawie zwrotu kosztów używania samochodów osobowych, motocykli i motorowerów do celów służbowych,
- § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.
Tematy powiązane
- ewidencja przebiegu pojazdu – wzór 2025,
- kilometrówka w firmie – kiedy obowiązkowa,
- kilometrówka a rozliczenie VAT i PIT,
- samochód służbowy do celów prywatnych a podatki.