Zakup biletów lotniczych czy kolejowych na potrzeby podróży służbowych pracowników budzi czasem wątpliwości podatkowe – zwłaszcza gdy z różnych przyczyn nie dojdzie do ich pełnego wykorzystania. Co w sytuacji, gdy linia lotnicza ogłosi upadłość i nie zrealizuje części przewozu? A co, jeśli pracownik nie pojedzie w delegację, a zwrócony bilet kolejowy wiąże się z potrąceniem opłaty manipulacyjnej?
W poniższym poradniku wyjaśniamy, jak prawidłowo ująć takie wydatki w kosztach uzyskania przychodu.
Czy niewykorzystane bilety lotnicze mogą być kosztem podatkowym?
Tak – przedsiębiorca może zaliczyć w koszty podatkowe wydatki na bilety lotnicze, nawet jeśli przewoźnik ogłosił upadłość i nie wykonał części usługi.
Zgodnie z ustawą o CIT i PIT:
„kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT (art. 23 ust. 1 ustawy o PIT)”.
Oznacza to, że decydujący jest cel poniesienia wydatku, a nie to, czy faktycznie udało się zrealizować delegację zgodnie z planem. Skoro przedsiębiorca, kupując bilet, działał racjonalnie – zakładając, że pracownik odbędzie podróż służbową – to taki wydatek pozostaje w związku przyczynowym z osiąganiem przychodu.
Przykład
Spółka z Warszawy kupiła bilety lotnicze do Barcelony dla dwóch pracowników, którzy mieli spotkać się z kontrahentem. Podróż w jedną stronę odbyła się zgodnie z planem. Jednak powrót nie doszedł do skutku, ponieważ linie lotnicze ogłosiły upadłość i odwołały wszystkie rejsy. Wydatki na bilety – także za niewykorzystany odcinek powrotny – mogą być ujęte w kosztach podatkowych spółki.
Zwrot biletów kolejowych a koszty podatkowe
Podobne zasady obowiązują w przypadku podróży koleją. Jeśli przedsiębiorca kupił bilety PKP na delegację, a następnie doszło do jej odwołania, racjonalnym rozwiązaniem jest ich zwrot. Zazwyczaj przewoźnik potrąca opłatę manipulacyjną – np. 15% wartości biletu.
Ta część, której nie udało się odzyskać, również stanowi koszt uzyskania przychodu. Wynika to z faktu, że zakup biletu był uzasadniony gospodarczo, a potrącenie opłaty manipulacyjnej jest naturalnym następstwem rezygnacji z usługi.
Przykład
Firma z Poznania kupiła bilety kolejowe dla pracownika jadącego do Gdańska na szkolenie. W ostatniej chwili delegacja została odwołana. Przedsiębiorca zwrócił bilety, odzyskując 85% ich ceny – 15% zatrzymało PKP jako opłatę manipulacyjną. Cała kwota (zarówno cena biletów, jak i potrącenie) może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodu.
Dlaczego takie ujęcie jest prawidłowe?
Kosztami podatkowymi są nie tylko wydatki, które faktycznie doprowadziły do osiągnięcia przychodu, ale także te, które zostały poniesione w racjonalnym celu gospodarczym.
Potwierdził to m.in. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 16 czerwca 2005 r., II FSK 279/05, wskazując, że „wydatek musi przyczynić się do osiągnięcia przychodu, a przynajmniej podatnik powinien zakładać, że dany koszt obiektywnie może się do tego przyczynić”.
Analogiczne stanowisko wyraził także Minister Finansów w interpretacji indywidualnej z 22 listopada 2010 r., sygn. ILPB3/423-724/10-2/KS, odnosząc się wprost do kwestii zwrotu biletów i kosztów z tym związanych.
Podstawa prawna
- art. 15 ust. 1 – ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT)
- art. 22 ust. 1 – ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT)
- art. 16 ust. 1 – ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT)
- art. 23 ust. 1 – ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT)
Tematy poradnika
- czy niewykorzystane bilety lotnicze są kosztem podatkowym
- bilety PKP w kosztach uzyskania przychodu
- koszty delegacji a upadłość przewoźnika
- zwrot biletów i opłata manipulacyjna w kosztach firmy