Nieściągalne wierzytelności od kontrahentów, zwłaszcza zagranicznych, to częsty problem przedsiębiorców. Wątpliwości pojawiają się szczególnie wtedy, gdy wierzyciel nie ma realnych szans na odzyskanie pieniędzy – np. z powodu braku majątku dłużnika czy fiaska postępowania upadłościowego. W takim przypadku kluczowe staje się pytanie: czy wierzytelność nieściągalna może zostać ujęta w kosztach podatkowych?
W tym poradniku wyjaśniamy:
- kiedy wierzytelność można uznać za koszt,
- jakie dokumenty są wymagane do udokumentowania jej nieściągalności,
- jakie alternatywne rozwiązanie – odpis aktualizujący – warto rozważyć.
Kiedy wierzytelność nieściągalna stanowi koszt podatkowy?
Zgodnie z przepisami ustawy o PIT, przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wierzytelność odpisaną jako nieściągalną, o ile:
- wcześniej została ona zarachowana jako przychód, oraz
- jej nieściągalność została odpowiednio udokumentowana.
Kluczowe znaczenie ma tutaj sposób udokumentowania. Organy podatkowe nie uznają za wystarczający dokumentu sporządzonego przez samego przedsiębiorcę (np. protokołu wewnętrznego). Niezbędne są oficjalne dokumenty sądowe lub egzekucyjne.
Jak udokumentować nieściągalność wierzytelności?
Art. 23 ust. 2 ustawy o PIT wskazuje, że nieściągalność wierzytelności uważa się za udokumentowaną, jeżeli potwierdzają ją m.in.:
- postanowienie sądu o:
- oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza na koszty postępowania,
- umorzeniu postępowania upadłościowego z powodu braku majątku,
- zakończeniu postępowania upadłościowego;
- postanowienie organu egzekucyjnego o bezskuteczności egzekucji;
- inne orzeczenie sądu lub organu stwierdzające brak możliwości zaspokojenia wierzyciela.
Dopiero dysponując jednym z powyższych dokumentów, przedsiębiorca może ująć wierzytelność jako koszt podatkowy.
Odpis aktualizujący wierzytelność – alternatywa
Jeśli przedsiębiorca nie posiada jeszcze dokumentów potwierdzających nieściągalność, może skorzystać z instytucji odpisu aktualizującego.
Odpis aktualizujący stanowi koszt podatkowy, jeżeli nieściągalność wierzytelności jest uprawdopodobniona. Zgodnie z ustawą, dzieje się tak w szczególności, gdy:
- dłużnik ogłosił upadłość, został postawiony w stan likwidacji albo wykreślony z rejestru,
- zostało wszczęte wobec niego postępowanie restrukturyzacyjne,
- wierzytelność została zasądzona i skierowana do egzekucji,
- dłużnik kwestionuje wierzytelność przed sądem.
Odpis aktualizujący można więc zastosować szybciej niż definitywne odpisanie wierzytelności w koszty, a jego rolą jest zabezpieczenie przedsiębiorcy przed ryzykiem nieodzyskania należności.
Przykład praktyczny
Polska spółka handlowa ABC Sp. z o.o. współpracowała w latach 2005–2010 z czeską firmą Delta s.r.o.. Łączna kwota nieuregulowanych należności wynosiła ponad 450 000 zł. W 2010 r. dłużnik złożył wniosek o ogłoszenie upadłości, ale sąd zawiesił postępowanie, ponieważ nie została opłacona zaliczka na koszty. Firma Delta tłumaczyła, że nie posiada żadnego majątku.
Spółka ABC sporządziła protokół wewnętrzny, stwierdzając nieściągalność, i ujęła wierzytelność w kosztach podatkowych. Podczas kontroli Urząd Skarbowy zakwestionował ten zapis, wskazując, że brak było oficjalnego dokumentu sądowego.
Dopiero po wydaniu przez sąd postanowienia o oddaleniu wniosku o upadłość z powodu braku majątku, spółka mogła skutecznie zaliczyć wierzytelność do kosztów uzyskania przychodu.
Podstawa prawna
- art. 23 ust. 1 pkt 20–21 i ust. 2 – ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
- art. 16 ust. 1 pkt 25 – ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych.
Podsumowanie
✔ Tak – wierzytelność nieściągalna może stanowić koszt podatkowy, ale wyłącznie wtedy, gdy jej nieściągalność zostanie udokumentowana jednym z dokumentów wymienionych w ustawie (np. postanowieniem sądu o oddaleniu wniosku o upadłość z powodu braku majątku).
✔ Nie – protokół sporządzony przez przedsiębiorcę nie jest wystarczającą podstawą do ujęcia wierzytelności w kosztach.
✔ W międzyczasie można skorzystać z odpisu aktualizującego, jeśli nieściągalność jest uprawdopodobniona.
Tematy porad zawartych w poradniku
- nieściągalna wierzytelność a koszty podatkowe
- dokumentowanie nieściągalności wierzytelności
- odpis aktualizujący wierzytelność jako koszt
- wierzytelności zagraniczne a podatek dochodowy