Swoboda przepływu towarów w ramach Unii Europejskiej sprawia, że przedsiębiorcy nie muszą zajmować się formalnościami celnymi przy dostawach wewnątrzwspólnotowych. Wystarczą faktury i rejestry, a towary mogą swobodnie podróżować z jednego państwa UE do drugiego. Jednak handel międzynarodowy to nie tylko wymiana w ramach wspólnego rynku – wielu polskich przedsiębiorców sprowadza towary z krajów trzecich, takich jak Chiny, USA czy Turcja.
W tym przypadku pojawia się dodatkowe obciążenie – podatek VAT od importu, który musi zostać zapłacony przy odprawie celnej. To z kolei oznacza konieczność czasowego „zamrożenia” środków finansowych, zanim przedsiębiorca będzie mógł je odzyskać w deklaracji podatkowej.
W poradniku przyjrzymy się:
- jak wygląda standardowe rozliczanie importu w Polsce,
- jakie są finansowe konsekwencje dla podatników,
- jakie uproszczenia przewiduje unijne prawo celne, zwłaszcza procedura 4200 stosowana w Niemczech i Holandii,
- jak wygląda rozliczenie takiego importu z perspektywy polskiego VAT,
- jakie wątpliwości praktyczne budzi stosowanie uproszczeń.
Standardowe zasady importu towarów do Polski
Zgodnie z art. 2 pkt 7 – ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535 ze zm.)importem jest przywóz towarów z terytorium państwa trzeciego (spoza UE) na terytorium Polski. Liczy się faktyczne przemieszczenie towaru, a nie to, na jakiej podstawie zostało dokonane.
VAT od importu nalicza się od wartości celnej towarów, powiększonej o:
- należne cło (także jeśli jest ono obniżone, zawieszone lub zerowe),
- podatek akcyzowy (jeśli dotyczy),
- koszty dodatkowe, takie jak transport, ubezpieczenie, opakowania czy prowizje, poniesione do pierwszego miejsca przeznaczenia w Polsce,
- inne należności wymagane przez organy celne.
Art. 19a ust. 9 ustawy o VAT wskazuje, że obowiązek podatkowy przy imporcie powstaje z chwilą powstania długu celnego, czyli zazwyczaj w dniu odprawy celnej w Polsce. Jeśli złożono zabezpieczenie celne, termin przesuwa się o 10 dni.
Podatek musi zostać zapłacony niezwłocznie i dopiero później – po otrzymaniu dokumentu celnego – przedsiębiorca ma prawo odliczyć VAT w swojej deklaracji.
Przykład – standardowe rozliczenie importu
Spółka „Handelmax” z Wrocławia sprowadziła 100 sztuk towaru z Chin za 100 EUR (kurs: 1 EUR = 4 zł). Koszty transportu do portu w Gdańsku wyniosły 200 zł, a ubezpieczenie – 100 zł. Odprawa celna nastąpiła 5 kwietnia 2024 r., a towar korzystał ze zwolnienia celnego.
- Wartość celna: 400 zł
- Transport + ubezpieczenie: 300 zł
- Podstawa opodatkowania: 700 zł
- VAT 23% = 161 zł
Podatek został zapłacony 15 kwietnia. Spółka mogła odliczyć VAT dopiero w deklaracji VAT-7 za kwiecień, złożonej do 25 maja.
Efekt: środki były zamrożone przez co najmniej 25–45 dni, w zależności od tego, kiedy złożono deklarację.
Możliwość uproszczenia – import przez Hamburg lub Rotterdam
Unijne przepisy celne pozwalają na zastosowanie procedury o kodzie 4200, jeśli towary po imporcie w jednym kraju UE są następnie przewożone do innego państwa członkowskiego.
Jak to działa?
- Import odbywa się np. w Niemczech lub Holandii.
- Dzięki procedurze 4200 import jest zwolniony z obowiązku zapłaty VAT w kraju odprawy.
- W tym państwie przedsiębiorca korzysta z usług przedstawiciela fiskalnego, który zajmuje się formalnościami i deklaruje późniejszą dostawę wewnątrzwspólnotową.
- Towary trafiają następnie do Polski, gdzie rozliczane są jako WNT.
Korzyści: przedsiębiorca nie płaci VAT ani w Niemczech/Holandii, ani fizycznie w Polsce – rozlicza go jedynie „na papierze” w swojej deklaracji VAT, co oznacza brak zamrożenia środków finansowych.
Wymogi formalne w Niemczech
Aby skorzystać z procedury 4200 w Niemczech, należy:
- wskazać w zgłoszeniu celnym kod 4200,
- podać numer VAT przedstawiciela fiskalnego oraz dane polskiego podatnika (NIP i adres),
- rozliczyć transakcję w ramach niemieckiego VAT (przedstawiciel deklaruje zwolnione WDT do Polski).
Wymogi formalne w Holandii
W Holandii uproszczenie działa w ramach tzw. licencji art. 23. W tym przypadku VAT od importu rozlicza się bezpośrednio w deklaracji podatkowej, czyli w tym samym momencie wykazuje się VAT należny i naliczony – efekt finansowy jest neutralny.
Warunkiem skorzystania jest powołanie przedstawiciela fiskalnego (ogólnego lub ograniczonego), którego dane muszą widnieć w dokumentacji i fakturach.
Stosowanie uproszczeń w Polsce – jak rozliczyć VAT?
Polskie przepisy nie regulują wprost sytuacji, w której import odbywa się w innym kraju UE (np. w Niemczech lub Holandii), a następnie towary są przewożone do Polski. Jednak na gruncie unijnego prawa celnego takie rozwiązanie jest możliwe i coraz częściej stosowane.
Dlaczego nie jest to import w Polsce?
Zgodnie z Kodeksem celnym Unii Europejskiej (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 952/2013)dopuszczenie towarów spoza UE do obrotu w jednym państwie członkowskim oznacza ich wprowadzenie na unijny obszar celny. Towary mogą się następnie swobodnie przemieszczać między państwami UE.
W związku z tym, jeśli odprawa nastąpiła np. w Hamburgu, to przywóz tych towarów do Polski nie jest już importem, lecz wewnątrzwspólnotowym nabyciem towarów (WNT).
Art. 9 ust. 1 ustawy o VAT stanowi, że WNT ma miejsce także wtedy, gdy transport towarów odbywa się przez podatnika na własne potrzeby – tzn. towary, które są jego własnością, są przemieszczane z jednego kraju UE do innego.
Co to oznacza dla polskiego przedsiębiorcy?
W Polsce przedsiębiorca nie zapłaci VAT w momencie przekroczenia granicy. Będzie musiał jedynie rozliczyć WNT w deklaracji VAT – czyli wykazać VAT należny i naliczony jednocześnie. Efekt finansowy pozostaje neutralny.
Przykład – import z uproszczeniem
Firma „Tech-Pol” z Warszawy sprowadza towary z Chin. Towar trafia do Hamburga, gdzie 10 maja 2024 r. został odprawiony przez przedstawiciela fiskalnego w procedurze 4200. Następnie transportem drogowym przewieziono go do Polski – do magazynu firmy w Warszawie, dokąd dotarł 12 maja.
- W Niemczech: import został zwolniony z VAT (rozliczony jako dostawa wewnątrzwspólnotowa do Polski).
- W Polsce: firma rozlicza WNT – VAT należny i naliczony w tej samej deklaracji VAT.
Efekt: brak jakiegokolwiek faktycznego obciążenia finansowego podatkiem VAT, w przeciwieństwie do standardowego importu.
Problemy praktyczne w Polsce – dokumentacja, moment obowiązku podatkowego i podstawa opodatkowania
Choć schemat jest korzystny, w Polsce przez długi czas budził wiele wątpliwości. Organy podatkowe wydawały różne interpretacje, które stopniowo doprowadziły do ujednolicenia praktyki.
1. Dokumentowanie transakcji
Pytanie: czy wystarczą faktury od dostawcy spoza UE i przedstawiciela fiskalnego, czy trzeba wystawić fakturę wewnętrzną?
Zgodnie z zasadami ustawy o VAT, dla WNT konieczne jest wystawienie faktury wewnętrznej. Takie stanowisko potwierdzają organy podatkowe, m.in.:
- Izba Skarbowa w Zielonej Górze, decyzja z 20 listopada 2006 r.,
- Drugi Śląski Urząd Skarbowy w Bielsku-Białej, postanowienie z 29 lipca 2005 r.,
- Urząd Skarbowy w Oświęcimiu, postanowienie z 24 lutego 2006 r.
2. Moment powstania obowiązku podatkowego
Początkowo sporne było, czy obowiązek podatkowy powstaje w:
- dniu wystawienia faktury przez dostawcę spoza UE,
- dniu wystawienia dokumentu przez przedstawiciela fiskalnego,
- dniu wystawienia faktury wewnętrznej przez polskiego podatnika,
- czy też w dacie faktycznej dostawy do Polski.
Obecnie przeważające stanowisko organów podatkowych jest takie, że obowiązek podatkowy powstaje w momencie fizycznego dotarcia towaru do Polski – np. do magazynu przedsiębiorcy.
Przykładowo, takie podejście zaprezentował:
- Drugi Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie (postanowienia z 19 maja i 30 czerwca 2006 r.),
- Pierwszy Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie (postanowienie z 18 sierpnia 2006 r.),
- Urząd Skarbowy w Pruszkowie (postanowienie z 19 grudnia 2005 r.).
3. Podstawa opodatkowania
Najwięcej sporów dotyczy tego, które koszty należy wliczać do podstawy opodatkowania przy WNT.
- Wlicza się: wartość towaru z faktury dostawcy spoza UE oraz cło zapłacone w kraju odprawy (np. w Niemczech).
- Nie wlicza się: wynagrodzenia przedstawiciela fiskalnego – traktowane jest ono jako odrębna usługa.
Niektóre urzędy skarbowe (np. w Oświęcimiu) wskazywały, że należy również doliczać opłaty administracyjne (np. za nadanie numeru identyfikacyjnego czy pełnomocnictwo dla przedstawiciela).
Z kolei Małopolski Urząd Skarbowy w postanowieniu z 2 grudnia 2004 r. twierdził, że np. cło zapłacone w innym kraju UE nie zwiększa podstawy opodatkowania w Polsce. Jednak przeważający pogląd jest odmienny – cło powinno powiększać podstawę, bo wiąże się z nabyciem towaru.
Podstawa opodatkowania WNT – szczegółowe zasady
Przy ustalaniu podstawy opodatkowania w wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów (WNT) przepisy ustawy o VAT rozróżniają dwie sytuacje:
- WNT za wynagrodzeniem – gdy polski podatnik nabywa towary od podatnika VAT z innego kraju UE.
- WNT własnych towarów – gdy podatnik sam przemieszcza swoje towary z jednego państwa UE do Polski (np. po odprawie w Hamburgu).
1. WNT za wynagrodzeniem
Podstawą opodatkowania jest kwota należna dostawcy, powiększona o:
- podatki, cła, opłaty i inne należności związane z nabyciem towarów (z wyjątkiem VAT w Polsce),
- wydatki dodatkowe pobierane przez dostawcę, np. koszty opakowania, transportu, ubezpieczenia.
2. WNT własnych towarów
Podstawą opodatkowania jest cena nabycia lub koszt wytworzenia towarów.
Dodatkowo odpowiednio stosuje się zasady powiększania podstawy o inne koszty, ale tylko wtedy, gdy występuje dostawca pobierający te wydatki. W praktyce pojawiają się więc wątpliwości, czy np. koszty transportu lub wynagrodzenie przedstawiciela fiskalnego można doliczyć.
Spory o dodatkowe koszty w podstawie opodatkowania
Koszty cła
- Stanowisko Urzędu Skarbowego w Oświęcimiu: cło zapłacone w Niemczech zwiększa podstawę opodatkowania WNT w Polsce.
- Stanowisko Małopolskiego Urzędu Skarbowego (2004 r.): cło zapłacone w innym kraju UE nie zwiększa podstawy, bo było związane z importem poza Polską.
Obecnie przeważa pogląd, że cło należy doliczać, ponieważ jest ono nierozerwalnie związane z nabyciem towaru, który trafia do Polski.
Koszty usług dodatkowych
Wątpliwości dotyczą m.in. transportu, ubezpieczenia i usług świadczonych przez przedstawiciela fiskalnego.
- Organy podatkowe wskazują, że nie można doliczać usług podmiotów trzecich (np. przewoźnika czy agencji celnej), ponieważ nie są one elementem ceny dostawy.
- Wynagrodzenie przedstawiciela fiskalnego traktowane jest jako osobna usługa – nie powiększa podstawy WNT.
Korekty podstawy opodatkowania
Podstawa opodatkowania WNT może zostać obniżona o:
- rabaty, bonifikaty i skonta,
- uznane reklamacje,
- zwrócone towary,
- zwrócone kwoty nienależne (np. błędne płatności),
- kwoty wynikające z korekt faktur.
Takie obniżenie jest możliwe pod warunkiem, że przedsiębiorca dysponuje odpowiednią dokumentacją potwierdzającą prawo do zmniejszenia podstawy.
Wnioski dotyczące podstawy opodatkowania
Analiza praktyki organów podatkowych wskazuje, że:
- cło zapłacone w kraju odprawy powinno zwiększać podstawę opodatkowania w Polsce,
- wynagrodzenie przedstawiciela fiskalnego nie powiększa podstawy – jest odrębną usługą,
- inne opłaty administracyjne (np. za nadanie numeru identyfikacyjnego) w niektórych interpretacjach również należy doliczać, choć kwestia ta pozostaje sporna,
- usługi transportu i ubezpieczenia świadczone przez podmioty trzecie nie powiększają podstawy przy WNT własnych towarów.
Uwagi końcowe – dlaczego warto stosować uproszczenia?
Choć stosowanie procedury 4200 i rozliczanie importu przez inne kraje UE rodzi pewne wątpliwości praktyczne, to korzyści finansowe są nie do przecenienia.
Porównując dwa scenariusze:
- Standardowy import do Polski – przedsiębiorca musi zapłacić VAT przy odprawie i odzyskuje go dopiero po około miesiącu.
- Import przez Hamburg/Rotterdam – przedsiębiorca nie zamraża środków, bo w Polsce rozlicza jedynie WNT, gdzie VAT należny i naliczony kompensują się w tej samej deklaracji.
Dlatego coraz więcej firm wybiera ten model, dopóki w polskim prawie nie zostanie wprowadzona zasada pełnego rozliczania VAT od importu w deklaracji podatkowej, która uczyniłaby proces neutralnym także przy odprawie w Polsce.
Podstawa prawna
- art. 2 pkt 7 – ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535 ze zm.)
- art. 19a ust. 9 – ustawa o VAT
- art. 9 ust. 1 – ustawa o VAT
- art. 17 ust. 1 pkt 4 – ustawa o VAT
- art. 20 ust. 5 – ustawa o VAT
- Kodeks celny Unii Europejskiej – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 952/2013
Tematy porad zawartych w poradniku
- import towarów spoza UE a rozliczenie VAT,
- procedura celna 4200 w imporcie,
- wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT) przy imporcie,
- dokumentacja i obowiązek podatkowy przy imporcie przez Hamburg i Rotterdam,
- przedstawiciel fiskalny w imporcie towarów.