Wielu przedsiębiorców i obywateli, składając wnioski do urzędów, musi dołączyć opinie innych organów (np. sanepidu, konserwatora zabytków, rzeczoznawcy). Często dokumenty te są wydawane w postaci elektronicznej i dostarczane stronie za pośrednictwem e-doręczeń lub ePUAP. Powstaje wówczas pytanie: czy wystarczy wydruk takiej opinii, czy konieczne jest złożenie jej w wersji cyfrowej? Odpowiedź na to pytanie ma kluczowe znaczenie – od tego zależy, czy dokument będzie miał moc prawną w postępowaniu.
Oryginał elektroniczny a wydruk – jaka jest różnica?
Zgodnie z § 2 pkt 9 rozporządzenia Rady Ministrów z 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych:
„wizualizacja oznacza prezentację treści dokumentu elektronicznego w formie czytelnej dla człowieka, umożliwiającej zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie. W szczególności wizualizacja może odbywać się przez wyświetlenie na monitorze ekranowym lub za pomocą wydruku”.
👉 Oznacza to, że wydruk dokumentu elektronicznego nie jest jego oryginałem. Jest tylko wizualizacją, czyli kopią przeznaczoną do zapoznania się z treścią.
👉 Oryginałem w tym przypadku jest wyłącznie plik elektroniczny, zawierający podpis elektroniczny lub pieczęć elektroniczną.
Dlatego organ administracji publicznej, do którego składany jest wniosek, powinien otrzymać opinię w wersji cyfrowej, np. poprzez:
- przekazanie dokumentu na adres do doręczeń elektronicznych organu,
- przesłanie na skrzynkę ePUAP danego urzędu,
- dołączenie do wniosku w formie elektronicznej, jeśli wniosek składany jest cyfrowo.
Kto weryfikuje podpisy elektroniczne?
Przepisy prawa nie wskazują jednoznacznie, który podmiot ma obowiązek weryfikacji podpisów elektronicznych. W praktyce:
- organ prowadzący sprawę powinien mieć możliwość sprawdzenia, czy dokument elektroniczny został podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym,
- istnieją ogólnodostępne platformy i narzędzia, które umożliwiają sprawdzenie ważności certyfikatu podpisu elektronicznego (np. narzędzia ministerialne lub komercyjne).
📌 Strona postępowania nie ma obowiązku samodzielnej weryfikacji podpisów – wystarczy, że dostarczy dokument w formie elektronicznej. To organ administracji powinien zadbać o ocenę jego autentyczności.
Czy można złożyć wydruk opinii elektronicznej?
✖ Nie. Wydruk dokumentu elektronicznego nie ma waloru oryginału i nie może być traktowany jako dokument urzędowy. Organ, który otrzyma jedynie wydruk, nie będzie mógł zweryfikować podpisów elektronicznych ani ustalić autentyczności opinii.
✔ Tak. Wydruk może być dołączony jako pomocnicza kopia – dla czytelności i wygody organu lub strony. Jednak podstawą rozpoznania sprawy musi być dokument w formie cyfrowej.
Praktyczne przykłady
Przykład 1 – przedsiębiorca budowlany
Pan Marek, prowadzący firmę budowlaną w Toruniu, wystąpił do urzędu miasta o pozwolenie na budowę hali magazynowej. Do wniosku musiał dołączyć opinię konserwatora zabytków i sanepidu. Oba organy przesłały dokumenty przez ePUAP. Marek wydrukował je i zaniósł do urzędu. Urzędnik wyjaśnił, że wydruk nie ma mocy prawnej – musi zostać dołączony plik elektroniczny. Ostatecznie Marek przekazał dokumenty przez skrzynkę ePUAP urzędu.
Przykład 2 – spółka transportowa
Spółka „TransPol” starała się o koncesję na przewóz osób. Wymagane było zaświadczenie z Inspekcji Transportu Drogowego. Dokument został dostarczony na skrzynkę e-doręczeń spółki i podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Gdy spółka chciała dołączyć wydruk, organ koncesyjny odmówił – żądając dokumentu elektronicznego. Dopiero przesłanie pliku cyfrowego umożliwiło weryfikację podpisu i uznanie dokumentu za ważny.
Podsumowanie
- Wydruk dokumentu elektronicznego to tylko wizualizacja, a nie oryginał.
- Opinie innych organów muszą być składane w postaci cyfrowej – najlepiej przez ePUAP lub adres do doręczeń elektronicznych.
- Organ prowadzący postępowanie odpowiada za weryfikację podpisów elektronicznych.
- Wydruk można dołączyć jedynie pomocniczo, ale nie ma on mocy dokumentu urzędowego.
Podstawa prawna
- § 2 pkt 9 – rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz.U. 2011 nr 206 poz. 1216).
- art. 20a ust. 1 i 2 – ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. 2024 poz. 138).
- art. 46 § 1 – ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. 2024 poz. 572).
Tematy porad zawartych w poradniku
- składanie dokumentów elektronicznych do urzędu
- weryfikacja podpisu elektronicznego w administracji
- wydruk dokumentu elektronicznego a oryginał
- e-doręczenia a opinie innych organów