Rejestr Należności Publicznoprawnych (RNP) to narzędzie umożliwiające gromadzenie i udostępnianie informacji o zobowiązaniach pieniężnych wobec Skarbu Państwa i jednostek samorządu terytorialnego. Dla wielu osób i instytucji ma on kluczowe znaczenie przy ocenie wiarygodności kontrahentów czy przy procesach windykacyjnych.
Z tego poradnika dowiesz się:
- kto może uzyskać dostęp do danych z RNP,
- jak wygląda procedura krok po kroku,
- jakie dane można uzyskać i jakie są ograniczenia,
- na co zwrócić uwagę, by nie naruszyć przepisów.
Kim są uprawnieni do uzyskania danych? 🧩
Prawo do uzyskania informacji z Rejestru Należności Publicznoprawnych przysługuje różnym kategoriom podmiotów, a zakres danych i sposób dostępu różnią się w zależności od ich statusu.
1. Zobowiązany (osoba, której dotyczy wpis)
Zobowiązany to osoba fizyczna lub prawna, wobec której wierzyciel (np. urząd skarbowy, ZUS, samorząd) wprowadził dane o należności publicznoprawnej. Zobowiązany może:
- samodzielnie sprawdzić swoje dane poprzez e-Urząd Skarbowy,
- upoważnić inny podmiot (np. pełnomocnika, bank) do uzyskania danych,
- mieć dostęp do informacji o tym, kto przez ostatnie 5 lat sprawdzał jego dane w rejestrze.
2. Podmiot zainteresowany
To np. bank lub firma leasingowa, która na podstawie upoważnienia od zobowiązanego chce sprawdzić jego sytuację. Taki podmiot musi złożyć oświadczenie o posiadaniu ważnego upoważnienia. Co ważne:
- upoważnienie może być udzielone na maksymalnie 60 dni,
- nie musi mieć formy pisemnej,
- nie jest weryfikowane przez system – odpowiedzialność spoczywa na podmiocie oświadczającym.
3. Podmiot uprawniony (art. 18q § 2 u.p.e.a.) 📜
To instytucje, które mają ustawowe prawo do przeszukiwania rejestru bez zgody zobowiązanego. Należą do nich m.in.:
- sądy i prokuratury,
- organy egzekucyjne (komornicy, urzędy skarbowe),
- Centralne Biuro Antykorupcyjne,
- wierzyciele publicznoprawni,
- banki i biura informacji gospodarczej.
Podmioty te mogą korzystać z ułatwionych form dostępu, w tym przeszukiwania rejestru zbiorczo, bez konieczności indywidualnej zgody zobowiązanych.
Jak uzyskać dostęp do danych z rejestru? Krok po kroku 🧭
Procedura uzyskania danych różni się w zależności od tego, kim jesteś. Poniżej opisujemy wszystkie ścieżki dostępu:
✅ Dla zobowiązanego
- Zaloguj się do e-Urzędu Skarbowego
- Potrzebny jest profil zaufany lub inna forma autoryzacji.
- Przejdź do zakładki Rejestr Należności Publicznoprawnych
- System wyświetli dane wprowadzone przez wierzycieli.
- Możesz sprawdzić, kto pytał o Twoje dane w ciągu ostatnich 5 lat.
✅ Dla podmiotu zainteresowanego (np. banku, pracodawcy)
- Uzyskaj upoważnienie od zobowiązanego
- Musi to być osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej (w tym nierezydent).
- Złóż oświadczenie w systemie, że posiadasz upoważnienie
- Oświadczenie składa się elektronicznie.
- Zaloguj się przez swoje konto w e-Urzędzie Skarbowym
- Po pozytywnej weryfikacji otrzymasz dane w zakresie upoważnienia.
✅ Dla podmiotu uprawnionego (np. sądu, organu egzekucyjnego)
- Złóż wniosek o nadanie identyfikatora i hasła lub certyfikatu
- Wniosek musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, zaufanym lub osobistym.
- Uwierzytelnij się w systemie RNP
- Możliwe są dwa tryby:
- poprzez login i hasło (dostęp manualny),
- przez certyfikat (automatyczne zapytania z systemu).
- Możliwe są dwa tryby:
- Dostęp obejmuje również zbiorcze wyszukiwanie danych wielu zobowiązanych
Jakie dane można uzyskać z Rejestru Należności Publicznoprawnych? 📊
Dane udostępniane z RNP różnią się w zależności od statusu podmiotu, który występuje o ich uzyskanie. Istnieją również ustawowe ograniczenia co do zakresu i formy udostępniania informacji.
🔸 Dla zobowiązanego
Zobowiązany ma najszerszy zakres wglądu w dane dotyczące jego osoby. Po zalogowaniu do e-Urzędu Skarbowego może sprawdzić:
- łączną wysokość należności pieniężnej wraz z ewentualnymi odsetkami,
- rodzaj i podstawę prawną należności (np. mandat karny, zaległość podatkowa, składka na ZUS),
- oznaczenie wierzyciela, który wprowadził dane,
- historię udostępnienia danych – kto w ciągu ostatnich 5 lat wystąpił o dane na jego temat i kiedy.
To przydatna funkcjonalność, np. w sytuacji, gdy chcesz sprawdzić, czy bank, firma leasingowa lub potencjalny pracodawca sprawdzał Twoje dane.
🔸 Dla podmiotu zainteresowanego
Podmiot zainteresowany (np. firma wynajmująca mieszkania) może uzyskać dane wyłącznie za zgodą zobowiązanego i tylko w zakresie, jaki przysługuje zobowiązanemu. W praktyce oznacza to, że:
- dane są identyczne jak te, do których dostęp ma sam zobowiązany,
- muszą być udostępnione na podstawie ważnego upoważnienia (do 60 dni),
- dostęp odbywa się przez konto w e-Urzędzie Skarbowym, po złożeniu oświadczenia.
⚠️ Uwaga: System nie weryfikuje rzeczywistego istnienia upoważnienia – to podmiot wnioskujący ponosi odpowiedzialność za prawdziwość złożonego oświadczenia.
🔸 Dla podmiotu uprawnionego
Podmioty wskazane w art. 18q § 2 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, takie jak:
- sądy,
- prokuratura,
- CBA,
- komornicy,
- wierzyciele publicznoprawni,
- biura informacji gospodarczej,
uzyskują dostęp w sposób uproszczony, bez konieczności uzyskiwania upoważnienia zobowiązanego.
Dostępne dane to:
- łączna wysokość zobowiązania z odsetkami (bez rozbicia na składniki),
- rodzaj i podstawa prawna należności,
- oznaczenie wierzyciela.
Dodatkowo – te instytucje mogą wyszukiwać więcej niż jednego zobowiązanego naraz – np. analizować grupy kontrahentów czy dłużników.
Ograniczenia w udostępnianiu danych ⚠️
1. Łączna kwota zamiast szczegółów 📉
Podmiot zainteresowany lub uprawniony otrzymuje informację tylko o łącznej kwocie należności wraz z odsetkami, bez szczegółowego rozbicia (np. ile wynosi kapitał, ile odsetki).
📜 Podstawa prawna: art. 18j § 3 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
2. Dane udostępniane tylko na podstawie kryteriów wyszukiwania
Pewne informacje z rejestru – jak np. adres zamieszkania, PESEL, NIP – mogą być udostępnione tylko wtedy, gdy zostały wykorzystane jako kryterium wyszukiwania zobowiązanego.
📜 Podstawa prawna: art. 18b § 2 oraz art. 18j ust. 4 u.p.e.a.
3. Czasowe ograniczenie ważności upoważnienia
Upoważnienie udzielone przez zobowiązanego (osobę fizyczną) podmiotowi zainteresowanemu lub instytucji bankowej jest ważne maksymalnie przez 60 dni od dnia udzielenia.
📜 Podstawa prawna: art. 18n § 2 u.p.e.a.
Praktyczne przykłady zastosowania 🧩
Przykład 1: Firma pożyczkowa sprawdza klienta
📌 Pani Karolina, prowadząca niewielką firmę pożyczkową w Gdańsku, otrzymuje wniosek od nowego klienta – pana Marka – o pożyczkę 20 000 zł. Aby ocenić jego wiarygodność, prosi go o jednorazowe upoważnienie do wglądu w Rejestr Należności Publicznoprawnych.
Pan Marek udziela elektronicznego upoważnienia, które jest ważne przez 60 dni. Pani Karolina loguje się przez e-Urząd Skarbowy, składa oświadczenie o posiadaniu upoważnienia i uzyskuje dostęp do danych. Widzi, że pan Marek ma nieopłacony mandat oraz zaległości wobec ZUS na łączną kwotę 3 200 zł.
Przykład 2: Bank sprawdza wnioskującego o kredyt ⚖️
📌 Bank Spółdzielczy w Brzezinach analizuje wniosek kredytowy złożony przez pana Adama, przedsiębiorcę prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą. Ponieważ pan Adam prowadzi firmę, nie może być uznany za osobę fizyczną nieprowadzącą działalności – nie obowiązuje go mechanizm upoważnienia.
Bank korzysta więc z przysługujących mu jako instytucji finansowej uprawnień (art. 18q § 2 pkt 6 u.p.e.a.) i uzyskuje dane automatycznie, po uwierzytelnieniu certyfikatem. Widzi łączną kwotę zaległości i informacje o wierzycielu publicznoprawnym.
Jak uzyskać dostęp do Rejestru Należności Publicznoprawnych? Instrukcja techniczna krok po kroku 💻
Dostęp do danych z Rejestru Należności Publicznoprawnych (RNP) wymaga zastosowania określonej ścieżki technicznej. W zależności od statusu podmiotu, procedura logowania i uwierzytelnienia przebiega inaczej.
🔹 Dostęp przez e-Urząd Skarbowy – dla zobowiązanego i podmiotów zainteresowanych
Zobowiązany oraz podmiot zainteresowany posiadający ważne upoważnienie korzystają z RNP za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym.
✅ Jak to zrobić krok po kroku?
- Wejdź na stronę e-Urząd Skarbowy: www.podatki.gov.pl
- Zaloguj się za pomocą:
- profilu zaufanego,
- e-dowodu,
- bankowości elektronicznej.
- Wybierz zakładkę „Rejestr Należności Publicznoprawnych”
- Zobacz dane lub złóż oświadczenie o posiadaniu upoważnienia (jeśli jesteś podmiotem zainteresowanym).
⚠️ Uwaga: Zobowiązany ma dostęp natychmiastowy. Podmiot zainteresowany musi dodatkowo potwierdzić posiadanie upoważnienia.
🔹 Dostęp dla podmiotów uprawnionych – przez system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów 🛡️
Podmioty wskazane w art. 18q § 2 u.p.e.a. (np. sądy, banki, BIG-i) uzyskują dane nie przez e-Urząd Skarbowy, lecz przez specjalny system teleinformatyczny. W tym celu muszą:
1. Uzyskać identyfikator i hasło lub certyfikat
- Wniosek składa się do Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Szczecinie.
- Musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, zaufanym albo osobistym.
- Wniosek doręcza się elektronicznie, za pomocą publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (zgodnie z ustawą z 18.11.2020 r. o doręczeniach elektronicznych).
📜 Podstawa prawna: § 2 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 4.06.2018 r. w sprawie Rejestru Należności Publicznoprawnych.
2. Uwierzytelnić się w systemie
- Logowanie hasłem i identyfikatorem – dostęp manualny (strona urzędu).
- Logowanie certyfikatem – automatyczny dostęp do danych (np. przez system bankowy).
📌 Podmiot niebędący organem KAS otrzymuje dane dostępowe dopiero po pozytywnej weryfikacji wniosku.
3. Uzyskać dane z systemu
- Dostęp jest możliwy:
- na stronie podmiotowej urzędu obsługującego RNP (czyli przez system),
- w sposób zautomatyzowany – po integracji systemu danej instytucji z RNP.
Kto nadaje dostęp do RNP? 📬
Rejestr Należności Publicznoprawnych jest prowadzony przez Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Szczecinie – na mocy rozporządzenia Ministra Finansów z 30.05.2018 r.
To ten organ:
- nadaje identyfikatory i certyfikaty,
- zarządza dostępem technicznym do systemu,
- kontroluje poprawność udzielanych uprawnień.
Oświadczenia o posiadaniu upoważnienia 📝
Zarówno podmiot zainteresowany, jak i niektóre podmioty uprawnione (np. banki, BIG-i) muszą przed uzyskaniem danych złożyć elektroniczne oświadczenie o posiadaniu upoważnienia zobowiązanego.
🔑 Najważniejsze zasady:
- Oświadczenie składa się w systemie informatycznym (nie w formie papierowej).
- Upoważnienie musi być udzielone przez osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej.
- Ważność oświadczenia: 60 dni od daty udzielenia upoważnienia.
- System nie weryfikuje upoważnienia – odpowiedzialność spoczywa na wnioskodawcy.
📜 Podstawa prawna: art. 18n i art. 18q § 8 u.p.e.a.
Kto otrzymuje dane automatycznie? 🤖
Dostęp automatyczny do danych z rejestru, po stronie technicznej, wymaga:
- posiadania certyfikatu Ministerstwa Finansów,
- integracji z systemem informatycznym urzędu,
- uwierzytelnienia certyfikatem.
Taki dostęp posiadają:
- banki,
- biura informacji gospodarczej,
- instytucje finansowe, które badają wielu zobowiązanych naraz.
Wierzyciel, instytucje i zbiorcze wyszukiwanie danych – uprawnienia i obowiązki ⚖️
Rejestr Należności Publicznoprawnych to nie tylko narzędzie do sprawdzania wiarygodności przez banki czy sądy. To także funkcjonalna platforma dla wierzycieli publicznoprawnych oraz instytucji uprawnionych do tzw. zbiorczego wyszukiwania danych. Poniżej omawiam, jak działa ten mechanizm.
🔸 Kim jest wierzyciel publicznoprawny?
To organ uprawniony do wpisywania danych do rejestru – np. urząd skarbowy, ZUS, jednostka samorządu terytorialnego. Wierzyciel może również:
- uzyskać dostęp do danych, które sam wprowadził,
- przeszukiwać rejestr w celach kontrolnych,
- zlecać udostępnienie danych w zakresie niezbędnym do obsługi technicznej systemu.
📌 Dostęp ten jest możliwy zarówno manualnie (po zalogowaniu), jak i automatycznie – np. przez integrację systemu księgowego z rejestrem.
📜 Podstawa prawna: art. 18r u.p.e.a.
🔸 Zbiorcze wyszukiwanie – kiedy jest możliwe?
Niektóre podmioty uprawnione (w szczególności wymienione w art. 18q § 2 pkt 1–7 u.p.e.a.) mogą korzystać z ułatwionego trybu wyszukiwania wielu zobowiązanych jednocześnie. Dotyczy to m.in.:
- sądów i prokuratury,
- organów egzekucyjnych,
- banków (na podstawie ustawy – Prawo bankowe),
- biur informacji gospodarczej (BIG),
- CBA,
- wierzycieli publicznoprawnych.
Co oznacza ułatwiony tryb?
✔ Możliwość zadania systemowi zapytania o większą liczbę zobowiązanych w jednym czasie (np. cała grupa klientów banku),
✔ Brak obowiązku uzyskiwania indywidualnych zgód od każdej osoby fizycznej.
Warunki techniczne:
- Musi być spełniony wymóg certyfikatu (dostęp automatyczny),
- Wniosek o zgodę na wyszukiwanie zbiorcze należy złożyć do organu prowadzącego rejestr.
📜 Podstawa prawna: art. 18q § 1 oraz § 7 u.p.e.a.
🔸 Obowiązki informacyjne wobec zobowiązanego
Rejestr przewiduje również ochronę zobowiązanego przed nieuprawnionym sprawdzaniem jego danych. Dlatego:
✅ Zobowiązany może sprawdzić, kto w ciągu ostatnich 5 lat wystąpił o jego dane oraz kiedy to zrobił (art. 18p § 1 u.p.e.a.),
✅ Jeżeli instytucja, np. bank, przekazała dane na rzecz innego podmiotu (np. podmiotu trzeciego), to zobowiązany ma prawo bezpłatnie uzyskać informację o tym odbiorcy (art. 18p § 3 u.p.e.a.),
✅ Obowiązek ten spoczywa na instytucji, która wystąpiła o dane z rejestru i dokonała ich dalszego przekazania.
Przykład praktyczny 🧩
📌 Firma windykacyjna „Credita Sp. z o.o.” w Krakowie jest upoważniona przez bank do odzyskiwania należności od klientów z opóźnieniami w spłacie. Bank – jako instytucja z art. 105 ust. 4 Prawa bankowego – uzyskał dane z RNP o dłużniku, panu Andrzeju, i przekazał je firmie „Credita”.
Zgodnie z przepisami, pan Andrzej ma prawo zwrócić się do banku z pytaniem: „Na czyją rzecz moje dane zostały wyszukane w Rejestrze?”. Bank – zgodnie z art. 18p § 3 u.p.e.a. – musi tę informację bezpłatnie udostępnić.
🔸 Dostęp dla podmiotów technicznych – konserwacja i rozwój systemów
Dodatkowo, dane z rejestru mogą być udostępniane:
- osobom upoważnionym przez wierzycieli,
- organowi prowadzącemu rejestr,
🛠️ W jakim celu? W zakresie koniecznym do:
- nadzoru,
- konserwacji,
- rozwoju systemów informatycznych.
📜 Podstawa prawna: art. 18r u.p.e.a.
Podsumowanie i wskazówki 💡
Dostęp do Rejestru Należności Publicznoprawnych jest uregulowany w sposób precyzyjny, ale wymaga znajomości przepisów i procedur technicznych. Niezależnie od tego, czy jesteś osobą fizyczną, przedsiębiorcą, bankiem, komornikiem czy instytucją publiczną – zawsze musisz działać w granicach prawa.
Oto najważniejsze rzeczy, które warto zapamiętać:
✅ Zobowiązany ma pełny dostęp do swoich danych przez e-Urząd Skarbowy.
✅ Podmiot zainteresowany (np. bank, firma leasingowa) musi mieć ważne upoważnienie – do 60 dni – od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.
✅ Podmiot uprawniony (np. sąd, prokuratura, bank, BIG) może przeszukiwać dane zbiorczo, bez zgody zobowiązanego – ale musi uwierzytelnić się technicznie (hasło, certyfikat).
✅ Dane udostępnia się najczęściej w postaci łącznej kwoty zadłużenia z odsetkami, bez rozbijania na składniki.
✅ Każdy zobowiązany może sprawdzić, kto i kiedy wystąpił o jego dane w ostatnich 5 latach.
✅ Wnioski techniczne (identyfikatory, certyfikaty) składa się do Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Szczecinie.
Podstawa prawna 📚
- art. 18a–18r – ustawa z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 200)
- rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 czerwca 2018 r. w sprawie Rejestru Należności Publicznoprawnych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1124 ze zm.)
- rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 30 maja 2018 r. w sprawie wyznaczenia organu Krajowej Administracji Skarbowej do prowadzenia Rejestru Należności Publicznoprawnych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1123)
- ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. z 2023 r. poz. 285)
- art. 105 ust. 4 – ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe (Dz.U. z 2016 r. poz. 1988 ze zm.)
- ustawa z dnia 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych (Dz.U. z 2014 r. poz. 1015 ze zm.)
Tematy porad zawartych w poradniku 🔖
- dostęp do Rejestru Należności Publicznoprawnych
- udostępnianie danych z RNP 2024
- kto może sprawdzić dane w rejestrze należności
- rejestr zobowiązań publicznoprawnych dla firm i osób fizycznych
- jak uzyskać certyfikat do RNP