Zasada minimalizacji danych jest jednym z fundamentów ochrony danych osobowych. Wynika bezpośrednio z art. 5 ust. 1 lit. c RODO i oznacza, że dane osobowe mogą być przetwarzane tylko w takim zakresie, jaki jest niezbędny, adekwatny i proporcjonalny do celu, w jakim zostały zebrane. Jej przestrzeganie jest obowiązkowe na każdym etapie cyklu życia danych – od projektowania systemu przetwarzania, po ich faktyczne użycie i usunięcie.
Dla przedsiębiorców i instytucji oznacza to konieczność dokładnego planowania procesów związanych z danymi osobowymi i stałego monitorowania, czy nie dochodzi do ich nadmiernego zbierania lub przechowywania.
Na czym polega zasada minimalizacji danych?
Kluczowa definicja z RODO
Art. 5 ust. 1 lit. c RODO wskazuje:
„Dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane”.
W praktyce oznacza to, że:
- cel przetwarzania determinuje zakres danych – jeśli przedsiębiorca chce wystawić fakturę, wystarczy imię, nazwisko, adres i NIP klienta; zbieranie dodatkowych danych, np. numeru dowodu osobistego, byłoby nadmiarowe,
- dane powinny być usuwane lub anonimizowane po ustaniu celu ich przetwarzania,
- nie wolno zbierać danych „na zapas”, z myślą, że mogą się kiedyś przydać.
Praktyczne zastosowanie zasady minimalizacji
Administratorzy powinni weryfikować procesy przetwarzania danych na każdym etapie. Obejmuje to zarówno projektowanie nowych systemów informatycznych, jak i codzienną pracę.
Dobre praktyki:
✔ zbieraj tylko te dane, które są absolutnie potrzebne do danego celu,
✔ ograniczaj liczbę osób, które mają dostęp do danych,
✔ stosuj pseudonimizację i anonimizację tam, gdzie pełna identyfikacja nie jest konieczna,
✔ usuwaj dane, gdy przestają być potrzebne,
✔ unikaj duplikowania baz danych i twórz tylko tyle kopii, ile jest niezbędnych,
✔ korzystaj z technologii umożliwiających szyfrowanie, kontrolę dostępu i automatyczne kasowanie danych.
Zasada minimalizacji a ograniczenie celu
Obie zasady są ze sobą nierozerwalnie powiązane.
Najpierw administrator musi określić konkretny cel przetwarzania (np. prowadzenie rekrutacji, realizacja zamówienia, świadczenie usługi medycznej). Dopiero na tej podstawie powinien ustalić, jakie dane są naprawdę potrzebne.
💡 Przykład 1:
Firma rekrutacyjna „ProHire” zbiera od kandydatów CV. Zgodnie z zasadą minimalizacji, wystarczy prosić o dane dotyczące wykształcenia, doświadczenia zawodowego i danych kontaktowych. Zbieranie numeru PESEL czy informacji o stanie cywilnym nie jest konieczne i może naruszać RODO.
💡 Przykład 2:
Szkoła językowa „Lingua” prowadzi elektroniczny dziennik zajęć. Aby umożliwić logowanie rodzicom i uczniom, wystarczy przypisać login i hasło. Nie ma uzasadnienia do przetwarzania numerów paszportów czy danych biometrycznych uczestników.
Identyfikacja osoby a minimalizacja danych
Zgodnie z art. 11 RODO, jeżeli osiągnięcie celu przetwarzania nie wymaga identyfikacji osoby, administrator nie ma obowiązku pozyskiwania dodatkowych danych.
Przykład praktyczny:
Firma badawcza przeprowadza ankiety dotyczące preferencji zakupowych. Początkowo zbiera dane osobowe respondentów, aby zaprosić ich do badania. Po zanonimizowaniu odpowiedzi nie ma już powodu, aby utrzymywać identyfikatory – w tej sytuacji należy je usunąć, pozostawiając jedynie dane statystyczne.
Orzecznictwo i decyzje organów
Prezes UODO wielokrotnie podkreślał wagę zasady minimalizacji. W decyzji z 18 lutego 2020 r. (sygn. ZSZZS.440.768.2018) organ stwierdził, że przetwarzanie danych biometrycznych dzieci w szkole w celu wydawania obiadów było nieproporcjonalne. Cel (identyfikacja uprawnienia dziecka do posiłku) mógł zostać osiągnięty w sposób mniej ingerujący w prywatność – np. poprzez legitymację szkolną.
Choć decyzja została uchylona w pierwszej instancji i sprawa trafiła do NSA, wskazuje to na restrykcyjne podejście organu nadzorczego do nadmiernego przetwarzania danych.
Jak wdrożyć zasadę minimalizacji w organizacji?
Praktyczne kroki dla administratorów danych:
- Analiza celów przetwarzania – określ dokładnie, po co zbierasz dane i czy nie można osiągnąć celu bez nich.
- Przegląd istniejących baz – sprawdź, czy nie przechowujesz danych zbędnych lub nieaktualnych.
- Projektowanie systemów IT zgodnie z RODO – uwzględniaj minimalizację już na etapie projektowania.
- Polityka dostępu – ogranicz dostęp do danych tylko do osób, które faktycznie muszą z nich korzystać.
- Regularne audyty – monitoruj, czy dane są adekwatne i czy procesy nie generują zbędnych informacji.
- Szkolenia pracowników – uświadamiaj kadrę, że nadmierne zbieranie danych może prowadzić do naruszeń i kar finansowych.
Podsumowanie
Zasada minimalizacji danych wymaga od administratora, by przetwarzał tylko tyle danych, ile rzeczywiście potrzebujedo osiągnięcia określonego celu.
Jej naruszenie może prowadzić nie tylko do sankcji ze strony UODO, ale także do utraty zaufania klientów. Dlatego każdy przedsiębiorca powinien przeprowadzić analizę procesów w swojej firmie i sprawdzić, czy zakres przetwarzanych danych odpowiada wymogom RODO.
Podstawa prawna
- art. 5 ust. 1 lit. c, art. 11 – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO)
- decyzja Prezesa UODO z 18.02.2020 r., ZSZZS.440.768.2018
Tematy porad zawartych w poradniku
- zasada minimalizacji danych RODO
- jak ograniczać dane osobowe w firmie
- praktyczne przykłady minimalizacji danych
- decyzje UODO a nadmiarowe dane