Wielu administratorów danych w szkołach wyższych zastanawia się, czy instrukcja kancelaryjna jest obowiązkowym dokumentem, a jeśli tak – jakie konsekwencje ma jej posiadanie dla retencji danych osobowych. To ważne pytanie, bo brak zgodności pomiędzy przepisami archiwalnymi a RODO może prowadzić do naruszeń i sankcji. W tym poradniku wyjaśniam, kiedy uczelnia musi posiadać instrukcję kancelaryjną, jak ją wdrożyć i jak powiązać ją z przepisami o ochronie danych osobowych.
Obowiązek posiadania instrukcji kancelaryjnej przez uczelnię
Instrukcja kancelaryjna to wewnętrzny akt, który określa zasady rejestrowania, przechowywania i archiwizowania dokumentacji w jednostce.
Zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 164, ze zm.):
„Organy państwowe, państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne są obowiązane uzgodnić z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych instrukcję kancelaryjną.”
Ponieważ uczelnie publiczne są państwowymi jednostkami organizacyjnymi, obowiązek ten dotyczy ich wprost. W praktyce oznacza to, że każda uczelnia publiczna w Polsce musi posiadać instrukcję kancelaryjną i stosować ją w codziennej pracy.
Instrukcja kancelaryjna a retencja danych osobowych
Instrukcja kancelaryjna jest ściśle powiązana z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt (JRWA), który określa kategorie dokumentów i minimalne okresy ich przechowywania.
⚠️ Ważne: te okresy nie zawsze są tożsame z czasem przechowywania danych osobowych wymaganym przez RODO.
Zgodnie z zasadą ograniczenia przechowywania z art. 5 ust. 1 lit. e RODO:
„Dane osobowe muszą być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane.”
Oznacza to, że jeśli JRWA przewiduje okres dłuższy niż przepisy prawa materialnego dopuszczają dla określonego celu przetwarzania – administrator musi dostosować ten czas do wymogów prawa, a nie ślepo stosować zapisy JRWA.
Praktyczne przykłady
Przykład 1 – dokumentacja studencka
Uniwersytet Miejski w Poznaniu posiada w JRWA kategorię dla akt studenckich z okresem przechowywania 50 lat. Jeśli jednak niektóre dokumenty zawierają dane wrażliwe (np. orzeczenia lekarskie), a przepisy prawa przewidują krótszy okres ich przetwarzania – uczelnia musi skrócić retencję w zakresie tych danych, mimo zapisu w JRWA.
Przykład 2 – dokumenty kadrowe pracowników
Państwowa Akademia w Radomiu archiwizuje teczki osobowe pracowników przez 10 lat zgodnie z przepisami prawa pracy. Jeśli JRWA przewiduje inny czas, to i tak stosuje się przepisy prawa pracy, bo mają one wyższą rangę niż wewnętrzny wykaz akt.
Jak uwzględnić instrukcję kancelaryjną w RODO?
Jeżeli w Twojej uczelni obowiązuje instrukcja kancelaryjna, powinna ona być uwzględniona w dokumentacji ochrony danych osobowych:
- W rejestrze czynności przetwarzania – w części dotyczącej okresów przechowywania.
- W klauzulach informacyjnych – w kryteriach określania czasu przechowywania danych.
- W polityce retencji – jako źródło organizacyjnych zasad archiwizacji dokumentów.
Podsumowanie
- Uczelnie publiczne mają obowiązek posiadania instrukcji kancelaryjnej uzgodnionej z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych.
- JRWA określa minimalne okresy przechowywania dokumentacji, ale nie może naruszać zasad wynikających z RODO.
- Czasy przechowywania danych osobowych zawsze muszą wynikać z przepisów prawa lub celów przetwarzania – a nie wyłącznie z instrukcji kancelaryjnej.
- Informacja o obowiązywaniu instrukcji kancelaryjnej powinna być ujęta w rejestrach i klauzulach RODO.
Podstawa prawna
- art. 6 ust. 2 – ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 164, ze zm.)
- art. 5 ust. 1 lit. e – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO)
Tematy porad zawartych w poradniku
- instrukcja kancelaryjna uczelnia publiczna
- JRWA a RODO
- retencja danych osobowych uczelnia
- archiwizacja dokumentów na uczelni
- obowiązki uczelni publicznej
Przydatne linki: