Funkcja radnego wiąże się nie tylko z podejmowaniem decyzji na rzecz mieszkańców, ale też z odpowiedzialnością za dane osobowe, które trafiają do niego w związku z wykonywaniem mandatu. Radny, podobnie jak inne osoby pełniące funkcje publiczne, w wielu sytuacjach staje się administratorem danych osobowych i ma obowiązek przestrzegać rygorów wynikających z RODO. Niedopełnienie tych obowiązków może skutkować odpowiedzialnością prawną oraz poważnym naruszeniem zaufania mieszkańców.
Kiedy radny jest administratorem danych osobowych
Radny staje się administratorem danych osobowych wtedy, gdy samodzielnie decyduje o celach i sposobach ich przetwarzania. W praktyce oznacza to, że w sytuacjach takich jak:
- przyjmowanie skarg i wniosków od mieszkańców,
- organizowanie konsultacji społecznych,
- prowadzenie korespondencji z wyborcami,
- tworzenie list poparcia lub rejestrów osób zainteresowanych określoną inicjatywą,
radny musi stosować przepisy RODO.
Przykład 1:
Radny gminy Nowe Lipki otrzymuje od mieszkańców podpisy pod petycją o remont drogi. W dokumencie znajdują się imiona, nazwiska i adresy osób popierających wniosek. Radny decyduje o tym, jak i gdzie dokument będzie przechowywany – w tym momencie działa jako administrator danych.
Przykład 2:
Radna powiatu Zielonogórskiego prowadzi skrzynkę e-mail, na którą mieszkańcy przesyłają skargi. Każda wiadomość zawiera dane osobowe nadawcy. To radna decyduje, jak te wiadomości będą archiwizowane i komu przekazane – pełni więc rolę administratora.
Zasady przetwarzania danych zgodnie z RODO
Zgodnie z art. 5 RODO dane osobowe muszą być przetwarzane z poszanowaniem określonych zasad:
- Zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość – dane można przetwarzać tylko wtedy, gdy istnieje ku temu podstawa prawna, a osoba, której dane dotyczą, jest poinformowana o celu i sposobie przetwarzania.
- Ograniczenie celu – zbieranie danych tylko w konkretnych, jasno określonych celach, bez dalszego przetwarzania w innych, niezgodnych z pierwotnym celem.
- Minimalizacja danych – przetwarzanie wyłącznie takich danych, które są niezbędne do realizacji danego celu.
- Prawidłowość – dbałość o aktualność i poprawność danych.
- Ograniczenie przechowywania – dane przechowuje się tylko tak długo, jak to konieczne, a potem należy je usunąć lub zanonimizować.
- Integralność i poufność – stosowanie zabezpieczeń chroniących dane przed utratą, zniszczeniem lub dostępem osób nieupoważnionych.
- Rozliczalność – administrator (radny) musi być w stanie wykazać, że przestrzega wszystkich zasad przetwarzania danych.
Obowiązki radnego jako administratora danych
Radny, będąc administratorem, ma obowiązek:
- 📄 Przetwarzać dane zgodnie z prawem i rzetelnie, dbając o przejrzystość wobec mieszkańców.
- 🎯 Określać jasne cele przetwarzania i nie wykorzystywać danych w innych celach.
- ✂ Minimalizować zakres zbieranych danych – nie zbierać informacji „na zapas”.
- 🗂 Zapewnić odpowiednią retencję danych – usuwanie lub anonimizacja po zakończeniu celu przetwarzania.
- 🔐 Chronić dane przed utratą, dostępem nieuprawnionych osób lub zniszczeniem.
- 📢 Informować osoby, których dane dotyczą (art. 13 i 14 RODO) o tym, kto, po co i jak długo będzie ich dane przetwarzał.
- 📝 Respektować prawa osób wynikające z Rozdziału III RODO (m.in. prawo dostępu, sprostowania, usunięcia danych).
- 🛠 Stosować odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w zależności od ryzyka.
- ⚠️ Zgłaszać naruszenia do Prezesa UODO.
- 📬 Informować osoby, których dane dotyczą, o naruszeniach, jeśli wymaga tego RODO.
- 📑 Prowadzić dokumentację związaną z przetwarzaniem danych.
- 👩💻 Udzielać upoważnień osobom, które przetwarzają dane w jego imieniu.
- 🔍 Dokonywać oceny skutków dla ochrony danych (DPIA), gdy planowane przetwarzanie może wiązać się z wysokim ryzykiem naruszenia praw osób fizycznych (art. 35 RODO).
Środki bezpieczeństwa, które radny powinien wdrożyć
W praktyce, aby spełnić wymagania RODO, radny może:
- używać zaszyfrowanej skrzynki e-mail do kontaktu z mieszkańcami,
- przechowywać dokumenty w zamkniętej szafie lub w formie zaszyfrowanych plików,
- stosować hasła o wysokim stopniu złożoności i regularnie je zmieniać,
- przekazywać dane tylko uprawnionym organom,
- prowadzić rejestr czynności przetwarzania danych.
Podsumowanie
Radny nie jest zwolniony z obowiązków wynikających z RODO tylko dlatego, że pełni funkcję publiczną. Wręcz przeciwnie – często przetwarza dane szczególnie wrażliwe i musi dbać o nie z najwyższą starannością. Stosowanie zasad RODO to nie tylko wymóg prawny, ale też element budowania zaufania wśród mieszkańców.
Podstawa prawna:
- art. 5, art. 13, art. 14, art. 35 – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).
Tematy porad zawartych w poradniku:
- obowiązki radnego RODO
- ochrona danych osobowych w samorządzie
- RODO a funkcje publiczne