Proces przekształcenia spółki to jedna z istotniejszych decyzji biznesowych, która może wpłynąć zarówno na przyszłość przedsiębiorstwa, jak i na prawa jego wspólników lub akcjonariuszy. Z tego powodu ustawodawca nałożył na spółki obowiązek dwukrotnego zawiadomienia wspólników o zamiarze podjęcia uchwały przekształceniowej. Niewywiązanie się z tego wymogu może skutkować poważnymi konsekwencjami – w tym unieważnieniem uchwały.
W tym poradniku wyjaśniam, kiedy i jak należy zawiadomić wspólników, jakie elementy powinno zawierać pismo oraz co grozi, jeśli spółka zignoruje te przepisy.
Podstawa prawna obowiązku zawiadamiania
Kluczowym przepisem jest art. 560 § 1 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który wskazuje, że:
„Spółka zawiadamia wspólników o zamiarze podjęcia uchwały o przekształceniu spółki dwukrotnie, w sposób przewidziany dla zawiadamiania wspólników spółki przekształcanej. Pierwsze zawiadomienie powinno być dokonane nie później niż na miesiąc przed planowanym dniem podjęcia tej uchwały, a drugie w odstępie nie krótszym niż dwa tygodnie od daty pierwszego zawiadomienia.”
W praktyce oznacza to, że każdy wspólnik musi mieć realną szansę zapoznania się z planem przekształcenia i jego uzasadnieniem przed głosowaniem nad uchwałą.
Kto odpowiada za wysłanie zawiadomień?
Odpowiedzialność zależy od rodzaju spółki:
- W spółkach osobowych (np. spółka jawna, spółka komandytowa) obowiązek spoczywa na wspólnikach, którzy mają prawo prowadzenia spraw i reprezentowania spółki.
- W spółce partnerskiej z zarządem – obowiązki przejmuje zarząd.
- W spółkach kapitałowych (sp. z o.o., S.A.) – zgodnie z zasadami określonymi dla danego typu spółki, co zazwyczaj oznacza działanie zarządu.
Forma i sposób zawiadomienia
Ustawa nie narzuca sztywnej formy zawiadomienia w spółkach osobowych – dopuszczalne są formy przyjęte zwyczajowo lub określone w umowie spółki. Możliwe sposoby:
- Pisemne pismo doręczone pocztą, kurierem lub osobiście.
- E-mail – jeśli wspólnik wyraził na to zgodę.
- Forma ustna – np. podczas spotkania wspólników, pod warunkiem utrwalenia faktu zawiadomienia na piśmie(np. w protokole).
W przypadku spółki komandytowo-akcyjnej zawiadomienie powinno nastąpić zgodnie z art. 5 § 3 k.s.h., czyli co najmniej poprzez ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Dodatkowo, przy akcjach imiennych, można skorzystać z przesyłek listowych, kurierskich lub – po uzyskaniu zgody akcjonariusza – z poczty elektronicznej.
Co musi zawierać zawiadomienie?
Zgodnie z art. 560 § 2 k.s.h., zawiadomienie powinno zawierać:
- Istotne elementy planu przekształcenia (zazwyczaj dane finansowe i główne założenia).
- Opinię biegłego rewidenta z badania planu przekształcenia – jeśli była sporządzona.
- Informację o miejscu i terminie zapoznania się z pełną treścią planu, załącznikami i opinią biegłego.
- Termin ten nie może być krótszy niż 2 tygodnie przed datą podjęcia uchwały.
- Projekt uchwały o przekształceniu.
- Projekt umowy lub statutu spółki przekształconej (z wyjątkiem przypadków, gdy zawiadomienie ogłasza się w MSiG).
Terminy, których trzeba pilnować
- Pierwsze zawiadomienie – min. 1 miesiąc przed uchwałą.
- Drugie zawiadomienie – min. 2 tygodnie po pierwszym.
- Dostęp do dokumentów – min. 2 tygodnie przed uchwałą.
🔹 Przykład
Spółka jawna „Alpha” planuje przekształcenie w spółkę z o.o.
- 1 marca – wysłanie pierwszego zawiadomienia.
- 20 marca – wysłanie drugiego zawiadomienia.
- 5 kwietnia – planowane głosowanie nad uchwałą.
Co grozi za brak lub wadliwe zawiadomienie?
Choć k.s.h. nie przewiduje bezpośredniej kary finansowej za niewysłanie lub błędne zawiadomienie, to skutki mogą być poważne:
- Zaskarżenie uchwały – na podstawie art. 567 k.s.h., poprzez powództwo o stwierdzenie nieważności.
- Odpowiedzialność odszkodowawcza – zgodnie z art. 568 § 1 k.s.h., jeśli powstała szkoda i spełniono pozostałe przesłanki.
- Brak wpływu na rejestrację – sąd rejestrowy nie bada prawidłowości zawiadomień, więc proces rejestracji może ruszyć, ale ryzyko sporu pozostanie.
📌 W praktyce zaleca się, aby przy podejmowaniu uchwały wspólnicy podpisali oświadczenie, że zostali prawidłowo i dwukrotnie zawiadomieni. To ograniczy ryzyko późniejszych roszczeń.
Drugi przykład – spółka komandytowo-akcyjna
Spółka K-A „Beta” planuje przekształcenie w S.A.
- Zarząd publikuje ogłoszenie w MSiG 10 maja.
- Drugie ogłoszenie ukazuje się 28 maja.
- Głosowanie nad uchwałą zaplanowane jest na 20 czerwca.
Dodatkowo akcjonariusze posiadający akcje imienne otrzymują e-maile z informacją o terminie i miejscu wglądu do dokumentów.
Podsumowanie – najważniejsze wskazówki
- Zawsze wysyłaj zawiadomienia w dwóch terminach – pierwszy min. miesiąc, drugi min. 2 tygodnie przed uchwałą.
- Dokładnie wskaż w zawiadomieniu, gdzie i kiedy można zapoznać się z pełną dokumentacją.
- Pamiętaj o formie – dopuszczalne są zwyczajowe sposoby, ale musisz móc udowodnić, że wspólnik został poinformowany.
- Zabezpiecz się dowodami – protokoły, potwierdzenia odbioru, oświadczenia wspólników.
- Błędy w zawiadomieniu mogą kosztować Cię unieważnienie uchwały i opóźnienie całego procesu przekształcenia.
Podstawa prawna
- art. 5 § 3, art. 560 § 1–2, art. 567, art. 568 § 1 – Kodeks spółek handlowych
Tematy porad zawartych w poradniku
- obowiązki przy przekształceniu spółki
- zawiadamianie wspólników o uchwale
- terminy i procedura przekształcenia spółki
Przydatne linki: