Wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie, czy można wystawić fakturę przed dokonaniem dostawy towarów, wykonaniem usługi lub otrzymaniem zapłaty. Odpowiedź brzmi: tak, ale pod pewnymi warunkami i z zachowaniem szczególnej ostrożności. Niewłaściwe wystawienie faktury może bowiem skutkować poważnymi konsekwencjami podatkowymi. W tym artykule wyjaśniamy, kiedy i na jakich zasadach można legalnie wystawić fakturę „z wyprzedzeniem”, jakie grupy towarów i usług na to pozwalają, oraz kiedy lepiej się wstrzymać lub skorzystać z bezpieczniejszej formy – faktury pro forma.
Na czym polega wystawienie faktury przed dostawą lub usługą? 📄
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, od 1 stycznia 2014 r. podatnicy mogą wystawiać faktury przed faktycznym wykonaniem świadczenia lub otrzymaniem zapłaty. Przed tą datą kwestia ta budziła wiele wątpliwości i rozbieżności interpretacyjnych. Obecnie procedura ta została uregulowana wprost w ustawie o VAT i możliwa jest w dwóch trybach:
- do 60 dni wcześniej – ogólna zasada (obowiązująca od 2022 roku; wcześniej było to 30 dni),
- dowolnie wcześnie – dla ściśle określonych przypadków, np. rozliczenia okresowe, niektóre usługi czy dostawy.
Kiedy można wystawić fakturę nawet kilka miesięcy wcześniej? 📆
Prawo dopuszcza wystawienie faktury bez ograniczeń czasowych, o ile spełniony jest jeden z następujących warunków:
1. 🧩 Usługi rozliczane w okresach rozliczeniowych
Dotyczy to m.in. abonamentów, umów o stałą obsługę (np. księgową czy prawną) czy najmu. Kluczowe jest tu ustalenie kolejnych terminów płatności lub rozliczeń – wtedy faktura może zostać wystawiona dowolnie wcześnie, pod warunkiem wskazania na niej okresu, którego dotyczy.
2. 🧩 Dostawy towarów z rozliczeniami okresowymi
Analogicznie jak w usługach – jeśli ustalono cykliczne dostawy i związane z nimi płatności (np. comiesięczne dostarczanie materiałów biurowych), możliwe jest wcześniejsze wystawienie faktury.
3. 🧩 Szczególne kategorie usług i dostaw
Na mocy art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, nie później niż z dniem upływu terminu płatności. Dotyczy to m.in.:
- dostaw energii elektrycznej, cieplnej, chłodniczej oraz gazu przewodowego,
- usług telekomunikacyjnych i dystrybucyjnych,
- usług najmu, dzierżawy, leasingu,
- usług ochrony, sprzątania, sanitarnych,
- usług stałej obsługi prawnej i biurowej.
🧩 Przykład praktyczny: Firma „TechZone” zawarła umowę na 12-miesięczną obsługę IT. Fakturę za cały rok wystawiła z góry w styczniu, mimo że usługa była świadczona od stycznia do grudnia. Było to zgodne z przepisami – świadczenie ma charakter ciągły, a terminy rozliczeń są ustalone.
Kiedy można wystawić fakturę maksymalnie 60 dni wcześniej? ⏳
Jeśli dana czynność nie kwalifikuje się do wcześniejszego trybu, można wystawić fakturę najwcześniej 60 dni przed:
- dostawą towaru lub wykonaniem usługi,
- otrzymaniem zaliczki, zadatku lub całości zapłaty.
Warto zaznaczyć, że faktura nie musi zawierać daty dostawy lub zapłaty – wystarczy data jej wystawienia. Potwierdzają to organy podatkowe, np. w interpretacji indywidualnej Dyrektora IS w Bydgoszczy (ITPP1/443-529/14/KM).
🧩 Przykład praktyczny: Przedsiębiorca z Krakowa planuje wykonać usługę szkoleniową 20 maja. Już 25 marca wystawił fakturę z datą wystawienia z tego dnia – co było zgodne z prawem, bo termin nie przekroczył 60 dni.
Ryzyka związane z wystawianiem faktur „na zapas” ⚠️
1. Obowiązek podatkowy może powstać wcześniej
W niektórych przypadkach, wystawienie faktury przyspiesza moment powstania obowiązku podatkowego, co oznacza wcześniejsze odprowadzenie VAT. Może to wpłynąć na płynność finansową firmy.
2. Faktura bez rzeczywistej sprzedaży = poważny problem
Jeśli ostatecznie do transakcji nie dojdzie, faktura wystawiona wcześniej staje się fakturą „pustą”, a podatek na niej wykazany musi zostać zapłacony, nawet jeśli nie było dostawy. Takie sytuacje mogą prowadzić do sporów z urzędem skarbowym.
⚖️ Wyroki sądowe: Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu (I SA/Po 1028/12) uznał, że faktury niedokumentujące rzeczywistej sprzedaży nie podlegają korekcie, a więc VAT musi być zapłacony. To bardzo restrykcyjne podejście!
⚠️ Dlatego rekomenduje się, aby faktury wystawiać wcześniej tylko wtedy, gdy podatnik ma całkowitą pewność, że transakcja rzeczywiście zostanie zrealizowana.
Faktura pro forma – bezpieczna alternatywa ✔
Zamiast wystawiać „prawdziwą” fakturę przed czasem, przedsiębiorcy mogą skorzystać z tzw. faktury pro forma. Nie rodzi ona skutków podatkowych ani księgowych, nie powoduje obowiązku zapłaty VAT, a jedynie informuje nabywcę o planowanej zapłacie.
💡 W wielu przypadkach to najlepsze rozwiązanie – zwłaszcza, gdy nie ma stuprocentowej pewności co do realizacji świadczenia.
Faktury przy bonach jednego przeznaczenia – wyjątek od reguły 📄
Od 1 stycznia 2019 r. obowiązują specjalne przepisy dotyczące bonów. Zgodnie z art. 8a ust. 1 i 3 ustawy o VAT, transfer bonów jednego przeznaczenia jest uznawany za dostawę towarów lub świadczenie usług. W praktyce oznacza to, że sprzedaż takiego bonu jest już sprzedażą opodatkowaną VAT, a nie tylko zapowiedzią przyszłej transakcji.
📌 Co ważne, do takich faktur nie stosuje się art. 106i ust. 8 ustawy o VAT, czyli przepisu umożliwiającego wystawianie faktur dowolnie wcześnie. Tym samym fakturę dokumentującą przekazanie bonu jednego przeznaczenia można wystawić dopiero w momencie jego transferu, a nie przed nim.
🧩 Przykład praktyczny: Spółka „GiftCardi” sprzedaje bony na zabiegi SPA do wykorzystania w konkretnym salonie (czyli bon jednego przeznaczenia). Faktura za taki bon musi zostać wystawiona w momencie przekazania go klientowi – wcześniej nie jest to dopuszczalne.
Jakie informacje muszą znaleźć się na fakturze wystawionej wcześniej? 📝
Jeśli zdecydujesz się na wystawienie faktury z wyprzedzeniem – zarówno w trybie „60 dni wcześniej”, jak i „dowolnie wcześniej” – musisz zadbać o spełnienie kilku warunków formalnych:
- Data wystawienia – obowiązkowa i zawsze musi być zgodna z faktycznym momentem wystawienia dokumentu.
- Brak obowiązku podania daty dostawy/usługi – jeśli nie jest ona jeszcze znana, nie trzeba jej wpisywać. Przykładem może być sytuacja opisana w interpretacji Dyrektora IS w Bydgoszczy (ITPP1/443-529/14/KM).
- Wskazanie okresu rozliczeniowego – obowiązkowe w przypadku faktur wystawianych dowolnie wcześniej dla usług lub dostaw okresowych. Przykład: „Usługa najmu – okres: 01.04.2024 – 30.06.2024”.
⚠️ Brak tych informacji może skutkować zakwestionowaniem faktury przez urząd skarbowy, a co za tym idzie – poważnymi konsekwencjami podatkowymi.
Kiedy warto skorzystać z wystawienia faktury wcześniej? 💡
Nie zawsze wcześniejsze wystawienie faktury jest złym pomysłem. W praktyce może być to korzystne np.:
- dla usług abonamentowych – ułatwia planowanie przychodów,
- dla usług rozliczanych cyklicznie – porządkuje księgowość,
- przy wymaganiach klientów korporacyjnych, którzy potrzebują faktury z wyprzedzeniem do budżetowania.
Jednak zawsze należy rozważyć ryzyko przyspieszenia obowiązku podatkowego i konsekwencje związane z ewentualnym niezrealizowaniem świadczenia.
Wskazówki dla przedsiębiorców 💡
Wystawienie faktury przed faktycznym wykonaniem usługi, dostawą towaru czy otrzymaniem zapłaty jest możliwe, ale wymaga ostrożności. W zależności od rodzaju świadczenia, możliwe są dwa tryby:
- 60 dni wcześniej – standardowa możliwość,
- dowolnie wcześnie – tylko dla wybranych usług i towarów z rozliczeniami okresowymi lub szczególnymi zasadami powstawania obowiązku podatkowego.
❗W każdym przypadku trzeba pamiętać o:
- właściwym określeniu daty i/lub okresu rozliczeniowego,
- analizie, czy wystawienie faktury nie spowoduje przedwczesnego obowiązku podatkowego,
- unikaniu wystawiania faktur „na zapas”, które nie dokumentują rzeczywistej sprzedaży.
👉 W razie braku pewności, zdecydowanie bezpieczniej jest wystawić fakturę pro forma – nie wywołuje ona skutków podatkowych i może być wykorzystana jako zapowiedź przyszłego świadczenia.
Przykłady praktyczne 🧩
Aby lepiej zrozumieć, jak stosować przepisy w praktyce, przedstawiamy różne scenariusze, z którymi mogą spotkać się przedsiębiorcy.
🧑💻 Przykład 1: Usługa abonamentowa – faktura za kilka miesięcy z góry
Firma „ITSecure” świadczy usługę monitoringu i zabezpieczenia serwerów dla klientów biznesowych. Klient podpisał umowę na okres 12 miesięcy, z ustaloną miesięczną opłatą 900 zł netto. Strony ustaliły, że faktura będzie wystawiana z góry raz na kwartał.
✔ Faktura może zostać wystawiona dowolnie wcześniej – nawet na cały rok – ponieważ są to usługi świadczone w okresach rozliczeniowych, z ustalonymi terminami płatności.
📌 Uwaga: W takim przypadku faktura musi zawierać informację, jakiego okresu dotyczy (np. „Usługa ochrony IT – okres 01.04.2025 – 30.06.2025”).
🏢 Przykład 2: Sprzedaż towaru – faktura 45 dni przed wysyłką
Hurtownia materiałów budowlanych „Budmar” zawarła umowę na dostawę cegieł z dużym deweloperem. Towar ma zostać dostarczony 20 maja 2025 r., ale klient zażądał faktury już 5 kwietnia, aby uwzględnić ją w swoim budżecie inwestycyjnym.
✔ Można wystawić fakturę – 45 dni wcześniej mieści się w dopuszczalnym limicie 60 dni.
📌 Jeśli data dostawy nie jest jeszcze pewna, nie trzeba jej umieszczać na fakturze – wystarczy podać datę wystawienia.
🧾 Przykład 3: Błąd – faktura wystawiona, ale transakcja nie doszła do skutku
Firma „EventMix” miała zorganizować imprezę firmową 10 czerwca. Klient poprosił o wystawienie faktury już w marcu, aby szybciej rozliczyć środki. Faktura została wystawiona, ale w maju wydarzenie zostało odwołane z powodu reorganizacji firmy klienta.
❌ Problem: Faktura już została wystawiona, więc obowiązek podatkowy powstał. Pomimo że do świadczenia nie doszło, „EventMix” musi odprowadzić VAT wykazany na tej fakturze – chyba że skutecznie dokona korekty (co może być kwestionowane przez urząd).
💡 Wniosek: Jeśli nie masz pewności, że usługa zostanie wykonana – nie wystawiaj faktury VAT. Zastosuj fakturę pro forma.
Typowe błędy i zagrożenia ⚠️
Na zakończenie przedstawiamy listę najczęstszych błędów, jakie popełniają podatnicy przy wcześniejszym fakturowaniu:
❌ Błąd 1: Brak informacji o okresie rozliczeniowym
W przypadku usług rozliczanych w cyklach (np. najem, usługi porządkowe), faktura musi zawierać konkretną informację, za jaki okres jest wystawiona. Brak tej informacji może skutkować uznaniem faktury za nieprawidłową.
❌ Błąd 2: Wystawienie faktury „na zapas”, bez pewności co do świadczenia
To jeden z najpoważniejszych błędów. Jeśli transakcja nie dojdzie do skutku, a faktura VAT została już wystawiona, to:
- VAT musi zostać zapłacony,
- korekta może być trudna lub niemożliwa,
- przedsiębiorca naraża się na spór z urzędem skarbowym.
❌ Błąd 3: Mylenie faktury pro forma z fakturą VAT
Faktura pro forma to informacja handlowa – nie dokumentuje sprzedaży, nie rodzi obowiązku podatkowego. Natomiast faktura VAT – nawet wystawiona przed dostawą – jest pełnoprawnym dokumentem podatkowym. Wysłanie klientowi „faktury” bez oznaczenia, że to pro forma, może skutkować powstaniem niezamierzonego obowiązku podatkowego.
Podstawa prawna 📚
- art. 106i ust. 7–9, art. 19a ust. 3–5, art. 108 ust. 1, art. 8a ust. 1 i 3 – ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2024 r. poz. 361 z późn. zm.)
Tematy poruszane w artykule 🔖
- wystawienie faktury przed dostawą
- faktura VAT a obowiązek podatkowy
- faktura pro forma a właściwa faktura
- faktura za usługę ciągłą
- błędy przy wystawianiu faktur VAT