Otrzymanie wezwania z urzędu skarbowego zawsze budzi stres u przedsiębiorców i osób fizycznych. Warto wiedzieć, że nie każde wezwanie jest zgodne z przepisami, a błędy popełniane przez organy podatkowe mogą mieć poważne konsekwencje. Poniżej wyjaśniam, kiedy wezwanie jest nieprawidłowe, jak powinno wyglądać prawidłowe wezwanie oraz jak bronić się przed żądaniami urzędu, które przekraczają ustawowe uprawnienia organu.
Podstawy prawne i rola wezwania w postępowaniu podatkowym
Wezwanie jest jednym z podstawowych narzędzi organu podatkowego służących do wyjaśniania spraw i gromadzenia dowodów. Jak stanowi art. 155 § 1 Ordynacji podatkowej:
„Organ podatkowy może wezwać stronę lub inne osoby do złożenia wyjaśnień, zeznań, przedłożenia dokumentów lub dokonania określonej czynności osobiście, przez pełnomocnika lub na piśmie, jeżeli jest to niezbędne dla wyjaśnienia stanu faktycznego lub rozstrzygnięcia sprawy.”
(art. 155 § 1 – ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa)
Wezwanie jest czynnością procesową, która wymusza określone zachowanie (np. złożenie wyjaśnień, przedstawienie dokumentów) pod rygorem nałożenia kary porządkowej (art. 262 o.p.) lub zastosowania przymusu administracyjnego. Jednak uprawnienie to nie jest nieograniczone.
Jakie są najczęstsze nieprawidłowości w wezwaniach podatkowych?
Poniżej przedstawiam zestawienie najczęściej występujących błędów, jakie popełniają organy podatkowe podczas kierowania wezwań:
- Brak uprawdopodobnienia niezbędności żądania
Organ musi wykazać, że żądane dokumenty czy wyjaśnienia są naprawdę konieczne do wyjaśnienia sprawy. Jeżeli organ nie potrafi wskazać, dlaczego domaga się konkretnych informacji – wezwanie może być uznane za bezzasadne. - Przerzucanie obowiązków na stronę
Częstą praktyką jest żądanie, by strona sporządzała zestawienia, kalkulacje lub inne analizy, których nie ma obowiązku przygotowywać na podstawie przepisów. Przykład: żądanie przez Urząd Skarbowy w Piastowie, aby przedsiębiorca Jan Nowak przygotował szczegółowe zestawienie kosztów z trzech lat, mimo że przepisy nie nakładają takiego obowiązku – to organ powinien analizować już zgromadzoną dokumentację księgową. Takie żądanie stanowi naruszenie art. 155 § 1 w zw. z art. 121 o.p. - Brak jasności wezwania
Wezwanie musi jednoznacznie określać, kto i do czego jest zobowiązany. Jeżeli wezwanie nie precyzuje tych kwestii, nie można zastosować kary porządkowej ani środków przymusu. - Żądanie złożenia wyjaśnień przez osoby prawne
Nie można wzywać do osobistego złożenia wyjaśnień spółki jako osoby prawnej. Takie wezwanie należy kierować do osoby reprezentującej spółkę, np. prezesa zarządu. - Wezwanie do czynności, które mogą być wykonane inaczej
Organ nie może zmuszać podatnika do osobistego przedstawienia dokumentów, jeśli może je uzyskać w inny sposób, np. drogą elektroniczną lub z innych rejestrów.
Jak rozpoznać nieprawidłowe wezwanie? Przykłady praktyczne
Przykład 1:
Firma „Absolut Consulting” z Gdańska otrzymała wezwanie, w którym żądano przygotowania i przesłania szczegółowego zestawienia transakcji z podziałem na kontrahentów za ostatnich pięć lat, mimo że nie istnieje przepis nakładający na przedsiębiorców taki obowiązek w toku kontroli podatkowej.
Ocena: Firma nie ma obowiązku przygotowywania takich zestawień – organ sam powinien analizować zgromadzoną dokumentację.
Przykład 2:
Właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej, Michał Kwiatkowski, został wezwany do złożenia wyjaśnień dotyczących wątpliwości co do zakupu towarów w danym roku. Wezwanie nie określało jednak, jakich konkretnie dokumentów dotyczy sprawa ani w jakim terminie należy je złożyć.
Ocena: Tak sformułowane wezwanie jest wadliwe – nie wskazuje precyzyjnie zakresu obowiązku i nie pozwala stronie na prawidłowe wykonanie polecenia.
Granice uprawnień organów podatkowych
Czego nie może żądać organ podatkowy?
- Przenoszenia na podatnika ciężaru prowadzenia postępowania dowodowego – to organ jest zobowiązany do analizy materiału dowodowego.
- Tworzenia dodatkowych dokumentów, zestawień czy kalkulacji na potrzeby urzędu, jeśli nie wynika to wprost z przepisów prawa.
- Odtwarzania stanu faktycznego wyłącznie na podstawie wyjaśnień podatnika – wyjaśnienia mogą stanowić pomocnicze źródło informacji, ale nie są środkiem dowodowym jak przesłuchanie.
Co musi zawierać prawidłowe wezwanie?
- Dane organu oraz osoby wzywanej (z podaniem funkcji w przypadku spółek)
- Dokładne określenie, do czego strona jest zobowiązana (np. wskazanie konkretnego dokumentu)
- Uzasadnienie niezbędności żądania
- Pouczenie o skutkach niewykonania obowiązku (np. możliwość nałożenia kary porządkowej)
Jak reagować na nieprawidłowe wezwanie z urzędu?
1. Analiza wezwania
Sprawdź, czy organ precyzyjnie wskazał zakres żądanych czynności lub dokumentów i czy żądanie wynika z obowiązujących przepisów.
2. Wskazanie na brak obowiązku
Możesz w odpowiedzi wskazać, że organ żąda wykonania czynności, do których nie jesteś zobowiązany przepisami prawa – powołaj się na art. 155 § 1 o.p. oraz orzecznictwo, np. wyrok WSA w Katowicach z 12.06.2023 r., I SA/Ka 384/23.
3. Kontakt z doradcą podatkowym lub prawnikiem
W sytuacjach spornych warto skorzystać z profesjonalnej pomocy, aby nie narazić się na bezpodstawne sankcje.
Podsumowanie – na co uważać otrzymując wezwanie podatkowe?
- Organ podatkowy może żądać jedynie takich działań, które są rzeczywiście niezbędne i wynikają z przepisów.
- Nie musisz przygotowywać nowych zestawień, kalkulacji lub analiz na potrzeby organu, jeśli prawo tego nie wymaga.
- Każde wezwanie powinno być jasne i precyzyjne – w razie wątpliwości żądaj wyjaśnień od urzędu lub skorzystaj z pomocy profesjonalisty.
- Jeśli organ przekracza swoje uprawnienia, warto to zakwestionować na piśmie.
Podstawa prawna
- art. 155 § 1, art. 121, art. 122, art. 262 – ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa
- Wyrok WSA we Wrocławiu z 29.08.2024 r., I SA/Wr 278/24
- Wyrok WSA w Katowicach z 12.06.2023 r., I SA/Ka 384/23
Tematy porad zawartych w poradniku
- wezwanie podatkowe nieprawidłowości
- obowiązki podatnika podczas kontroli
- dokumentacja podatkowa żądania urzędu
- jak odpowiadać na wezwanie z urzędu skarbowego
- prawa podatnika w postępowaniu podatkowym