Wielu przedsiębiorców i osób prowadzących działalność gospodarczą zastanawia się, dlaczego w polskim systemie podatkowym funkcjonuje aż tyle rodzajów kontroli, a jeden podmiot może być sprawdzany przez kilka różnych instytucji. W praktyce ten dualizm procedur kontrolnych prowadzi nie tylko do dezorientacji podatników, ale też często do dublowania się obowiązków i powtarzania tych samych czynności przez różne organy. Z tego poradnika dowiesz się, jakie są rodzaje kontroli podatkowych, czym się różnią i jak przedsiębiorca powinien się zachować, by nie paść ofiarą powielania kontroli. Praktyczne wskazówki i przykłady pomogą Ci lepiej zrozumieć, jak chronić swoje interesy w sytuacji, gdy staniesz się przedmiotem zainteresowania różnych organów skarbowych.
Rodzaje kontroli podatkowych i celno-skarbowych – podstawowe informacje
Polski system podatkowy przewiduje kilka niezależnych procedur kontrolnych, które mogą być stosowane wobec podatników, płatników czy inkasentów. Najważniejsze z nich to:
- Czynności sprawdzające – polegają na weryfikacji poprawności i terminowości składanych deklaracji oraz wpłat podatków, prowadzone przez urzędy skarbowe;
- Kontrola podatkowa – prowadzona na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej, umożliwia bardziej szczegółowe sprawdzenie rozliczeń podatkowych;
- Kontrola celno-skarbowa – uregulowana w ustawie o Krajowej Administracji Skarbowej, dotyczy zarówno podatków, jak i cła oraz innych opłat.
Każda z tych form ma własne podstawy prawne, tryb postępowania i inne uprawnienia organów prowadzących kontrolę.
Przykład 1:
Pan Michał, właściciel sklepu spożywczego z Wrocławia, najpierw otrzymał pismo z urzędu skarbowego o wszczęciu czynności sprawdzających dotyczących rozliczenia VAT za ostatni kwartał. Po dwóch miesiącach jego firmą zainteresował się także urząd celno-skarbowy, który wszczął kontrolę celno-skarbową – również dotyczącą VAT za ten sam okres. Pan Michał musiał dwukrotnie dostarczać te same dokumenty, odpowiadać na podobne pytania i udostępniać księgi rachunkowe.
Przykład 2:
Spółka transportowa „Poltrans” z Gdyni została najpierw skontrolowana przez naczelnika urzędu skarbowego w zakresie podatku dochodowego. Wkrótce potem kontrolę wszczął naczelnik urzędu celno-skarbowego, badając rozliczenia VAT oraz akcyzę. Okazało się, że niektóre aspekty kontroli pokrywają się z wcześniejszą kontrolą podatkową, co powoduje powielanie obowiązków i zwiększa obciążenia administracyjne dla spółki.
Kto może przeprowadzać kontrolę podatkową i na jakiej podstawie?
Obecnie dwa główne rodzaje organów mają prawo prowadzić kontrole dotyczące rozliczeń podatkowych:
- Naczelnicy urzędów skarbowych – przeprowadzają czynności sprawdzające i kontrole podatkowe, opierając się głównie na przepisach Ordynacji podatkowej;
- Naczelnicy urzędów celno-skarbowych – prowadzą kontrole celno-skarbowe na podstawie ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej.
Podstawowa różnica polega na tym, że kontrola podatkowa i czynności sprawdzające dotyczą węższego zakresu działań, podczas gdy kontrola celno-skarbowa jest znacznie szersza – obejmuje m.in. sprawy podatkowe, cła, akcyzę, gry hazardowe i inne opłaty. W praktyce jeden przedsiębiorca może być w tym samym czasie lub po sobie kontrolowany przez oba rodzaje organów, nawet jeśli zakres kontroli częściowo się pokrywa.
Dualizm procedur kontrolnych – najważniejsze skutki dla przedsiębiorców
Zjawisko dualizmu polega na tym, że różne organy, korzystając z odmiennych podstaw prawnych, mogą równolegle lub następczo przeprowadzać kontrole tego samego podatnika w podobnym zakresie. Prowadzi to do:
- Powielania obowiązków – podatnik musi wielokrotnie przekazywać te same dane i dokumenty;
- Wydłużenia czasu kontroli – każda kontrola to osobny proces, który wymaga odrębnych czynności i terminów;
- Ryzyka sprzecznych interpretacji – różne organy mogą odmiennie oceniać te same okoliczności faktyczne;
- Zwiększenia stresu i kosztów – przedsiębiorcy często angażują doradców podatkowych lub prawników do obsługi każdej kontroli osobno;
- Zamieszania co do procedur i praw podatnika – inne są terminy, prawa i obowiązki w przypadku kontroli podatkowej, a inne przy kontroli celno-skarbowej.
Przykład 3:
Pani Katarzyna prowadząca biuro rachunkowe w Poznaniu została objęta najpierw czynnościami sprawdzającymi przez urząd skarbowy, a potem kontrolą celno-skarbową. W trakcie obu kontroli pytano ją o te same transakcje, a organy miały rozbieżne zdania na temat prawidłowości jednej z faktur. Skutkiem była konieczność złożenia dodatkowych wyjaśnień oraz konsultacja z doradcą podatkowym, co zwiększyło koszty obsługi kontroli.
Reforma Krajowej Administracji Skarbowej – co się zmieniło, a co pozostało?
Od 1 marca 2017 r. działa nowa instytucja: Krajowa Administracja Skarbowa (KAS). Jej powołanie miało uprościć system kontroli i zmniejszyć dublowanie się uprawnień różnych organów. Zamiast kontroli prowadzonej przez dawnych dyrektorów urzędów kontroli skarbowej (UKS) oraz odrębnych kontroli celnych, wprowadzono jedną kontrolę celno-skarbową.
Jednak, mimo zmian, dualizm organów i procedur wciąż jest obecny. Nadal funkcjonują naczelnicy urzędów skarbowych (prowadzący klasyczne kontrole podatkowe) i naczelnicy urzędów celno-skarbowych (prowadzący kontrole celno-skarbowe), a wybór procedury zależy od zakresu kontroli i statusu kontrolowanego (np. czy jest przedsiębiorcą w rozumieniu Prawa przedsiębiorców).
Jak bronić się przed powielaniem kontroli? Praktyczne wskazówki
- Zawsze sprawdzaj, kto i na jakiej podstawie prowadzi kontrolę – żądaj okazania upoważnienia oraz podania podstawy prawnej wszczęcia kontroli.
- Prowadź dokładną dokumentację – trzymaj w jednym miejscu wszelkie pisma, upoważnienia, protokoły i notatki dotyczące kontroli.
- Informuj organy o toczącej się już kontroli – jeśli jesteś w trakcie jednej kontroli, powiadom o tym drugi organ (nie daje to gwarancji przerwania kontroli, ale może wpłynąć na jej zakres).
- Korzystaj z pomocy doradców – profesjonalny pełnomocnik pomoże zminimalizować skutki powielania czynności oraz dopilnuje, aby prawa podatnika były przestrzegane.
- W razie stwierdzenia nadużyć składaj skargę – jeśli uznasz, że działania organów są nadmiernie uciążliwe lub sprzeczne z prawem, przysługuje Ci prawo do skargi na przewlekłość postępowania lub powielanie kontroli.
Podsumowanie – kluczowe wnioski i praktyczne wskazówki
Dualizm procedur kontrolnych w polskim systemie podatkowym to realny problem dla przedsiębiorców i osób prowadzących działalność gospodarczą. Równoległe lub powtarzające się kontrole ze strony różnych organów prowadzą do powielania obowiązków, wydłużają czas postępowań, generują dodatkowe koszty i zwiększają niepewność prawną. Pomimo wprowadzenia Krajowej Administracji Skarbowej w 2017 roku, sytuacja ta nie została całkowicie rozwiązana – nadal funkcjonują różne reżimy prawne i organy uprawnione do kontroli w tym samym zakresie.
Co powinien zrobić podatnik, by ograniczyć ryzyko negatywnych skutków dualizmu?
- Dokładnie analizować każde upoważnienie do kontroli oraz podstawę prawną wszczęcia postępowania.
- Na bieżąco prowadzić i archiwizować pełną dokumentację dotyczącą wszelkich kontroli.
- W przypadku powielania kontroli lub niejasności co do kompetencji organów, korzystać z pomocy doradcy podatkowego lub prawnika.
- Informować organy o toczących się już czynnościach kontrolnych.
- W razie potrzeby składać skargi na przewlekłość lub nadużycia proceduralne do odpowiednich instytucji nadzorczych.
Przede wszystkim jednak, warto pamiętać, że współpraca z organami – przy zachowaniu własnych praw i obowiązków – zwykle pozwala uniknąć najpoważniejszych negatywnych skutków powielania procedur kontrolnych.
Podstawa prawna
- art. 272–280, art. 281–292 – Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa
- art. 54–96 – Ustawa z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej
- art. 44–61 – Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców
- art. 155–159 – Ustawa z dnia 16 listopada 2016 r. – Przepisy wprowadzające ustawę o Krajowej Administracji Skarbowej
Tematy porad zawartych w poradniku
- dualizm kontroli podatkowej 2025
- powielanie kontroli skarbowej a prawa przedsiębiorcy
- różnice między kontrolą podatkową a celno-skarbową
- jak się przygotować do kontroli podatkowej
- prawa podatnika podczas kontroli KAS