W dobie globalizacji i rozwoju pracy zdalnej coraz więcej przedsiębiorców rozważa lub już zatrudnia specjalistów pracujących w trybie home office poza granicami swojej siedziby. Szczególnie popularne stało się zatrudnianie pracowników w Polsce przez zagraniczne firmy, gdzie cała aktywność zawodowa odbywa się w prywatnym mieszkaniu pracownika. Jednak taka sytuacja może prowadzić do poważnych skutków podatkowych – w tym powstania zagranicznego zakładu podatkowego (tzw. „permanent establishment”). W praktyce oznacza to ryzyko nałożenia podatku dochodowego od części zysków firmy w Polsce, a także związane z tym obowiązki administracyjne.
W tym poradniku wyjaśniam, w jakich okolicznościach home office może zostać uznany za stałą placówkę, przez którą zagraniczny przedsiębiorca prowadzi działalność w Polsce, a także jak interpretują te kwestie organy podatkowe i sądy. Przedstawiam też przykłady sytuacji z praktyki międzynarodowej oraz najnowsze trendy w orzecznictwie i interpretacjach.
Jakie warunki muszą być spełnione, aby home office został uznany za zakład podatkowy w Polsce?
Pamiętaj, że powstanie zakładu podatkowego nie zależy wyłącznie od polskich przepisów – kluczowe znaczenie mają tu także postanowienia umów o unikaniu podwójnego opodatkowania oraz Komentarz do Modelowej Konwencji OECD. W praktyce przedsiębiorca zagraniczny będzie zobowiązany do rozliczenia podatku w Polsce, jeżeli spełnione są wszystkie poniższe warunki:
- Przez home office prowadzona jest działalność gospodarcza (nie tylko pomocnicza czy przygotowawcza).
- Home office ma stały charakter (nie jest tymczasowy, sporadyczny lub przypadkowy).
- Pracodawca ma prawo do dysponowania tą placówką (faktycznie lub prawnie).
- Działalność nie ogranicza się do czynności pomocniczych lub przygotowawczych (dotyczy głównie interpretacji umów o unikaniu podwójnego opodatkowania).
Każdy z tych warunków musi być przeanalizowany indywidualnie – zwłaszcza w kontekście praktycznych ustaleń między pracownikiem a pracodawcą oraz faktycznego sposobu wykonywania pracy.
Kiedy home office nabiera „stałego charakteru”?
Zgodnie z Komentarzem do Modelowej Konwencji OECD oraz praktyką polskich organów podatkowych, stałość placówki oznacza, że miejsce pracy musi być wykorzystywane regularnie i przez dłuższy czas.
- Jeżeli home office funkcjonuje nieprzerwanie przez okres powyżej 6 miesięcy, może być uznany za stałą placówkę – zwłaszcza jeśli praca jest tam wykonywana systematycznie (nawet jeśli częściowo hybrydowo, np. 50% z domu przez rok).
- Sporadyczne, incydentalne korzystanie z home office (np. kilka dni w miesiącu lub krótkie okresy) nie stanowi stałej placówki.
- W przypadku hybrydowego modelu pracy należy sumować wszystkie okresy użytkowania home office – organy podatkowe uznają, że jeżeli łączny czas przekroczy 6 miesięcy, istnieje ryzyko powstania zakładu podatkowego.
Przykład 1:
Firma IT z siedzibą w Berlinie zatrudnia Annę z Wrocławia. Umowa przewiduje, że Anna wykonuje swoje zadania głównie z domu, a sporadycznie odwiedza siedzibę firmy w Niemczech. Przez ponad rok minimum 80% obowiązków realizuje w swoim mieszkaniu we Wrocławiu. W takim przypadku home office Anny może zostać uznany za stałą placówkę, a niemiecka firma będzie musiała rozliczyć część podatku dochodowego w Polsce.
Prawo do dysponowania placówką – na czym polega i kiedy się pojawia?
Jednym z najtrudniejszych elementów oceny, czy home office stanowi zakład podatkowy, jest ustalenie, czy zagraniczny pracodawca ma prawo do dysponowania tym miejscem. W polskich i międzynarodowych interpretacjach ten warunek podlega szerokim dyskusjom.
Co oznacza „prawo do dysponowania”?
- Nie jest wymagane, aby pracodawca był właścicielem lub najemcą mieszkania pracownika.
- Wystarczy, że przedsiębiorca ma faktyczną możliwość korzystania z tej przestrzeni na potrzeby swojej działalności (np. poprzez stałe wykonywanie zadań przez pracownika w tym miejscu).
- Niektóre interpretacje uznają nawet, że jeśli firma pokrywa koszty związane z home office (np. część rachunków za prąd, internet, wyposażenie biura), może to świadczyć o „skutecznej władzy do używania tej placówki”.
WAŻNE! Sam fakt przekazania pracownikowi służbowego laptopa lub innych narzędzi pracy, co do zasady, NIE wystarcza do uznania home office za zakład podatkowy. O tym przesądza głównie stopień faktycznego związania miejsca pracy z działalnością firmy oraz zakres uprawnień pracodawcy względem tej przestrzeni.
Praktyczne przykłady powstawania (lub niepowstawania) zakładu podatkowego w związku z home office
Przykład 2: Home office na warunkach wyboru pracownika
Firma z Amsterdamu zatrudnia Tomasza z Poznania jako specjalistę ds. eksportu. Tomasz ma możliwość pracy w domu, ale holenderski pracodawca udostępnia mu biuro w Warszawie, z którego może korzystać w każdej chwili. Tomasz decyduje się jednak pracować wyłącznie z mieszkania. Pracodawca nie narzuca miejsca pracy, nie ma prawa wstępu do mieszkania, nie pokrywa żadnych kosztów poza standardowym wynagrodzeniem.
Wniosek:
W takiej sytuacji home office Tomasza nie powinien być uznany za stałą placówkę zagranicznego pracodawcy w Polsce, ponieważ pracodawca nie wymaga, aby praca była wykonywana w mieszkaniu pracownika, a pracownik mógłby – gdyby chciał – korzystać z biura. Decyduje dobrowolność i brak „skutecznej władzy” nad lokalem.
Przykład 3: Pracodawca wymaga pracy w Polsce i nie zapewnia biura
Francuska firma konsultingowa zatrudnia Dorotę, mieszkającą w Krakowie, i wyraźnie wymaga, by Dorota wykonywała całość pracy z Polski, pracując z domu, ponieważ firma nie posiada w Polsce żadnej powierzchni biurowej. Dorota otrzymuje zwrot części kosztów energii oraz wyposażenia home office.
Wniosek:
W tym przypadku urząd skarbowy może uznać, że francuska firma posiada stałą placówkę w Polsce – home office Doroty, przez którą prowadzona jest działalność gospodarcza. Pracodawca wymaga pracy w Polsce, a koszty home office są częściowo refakturowane – to może być interpretowane jako „skuteczna władza” i spełnienie warunków powstania zakładu podatkowego.
Kluczowe elementy sporów i interpretacji
1. Różne podejścia organów podatkowych i sądów
- Organy podatkowe w ostatnich latach przyjmują coraz szerzej, że miejsce pracy zdalnej pracownika (nawet bez fizycznej obecności pracodawcy czy prawa wstępu do lokalu) może być uznane za placówkę zagranicznej firmy, jeśli działalność ma charakter stały i regularny.
- Sądy administracyjne są ostrożniejsze – podkreślają konieczność analizy okoliczności: czy pracownik mógłby pracować także gdzie indziej, czy pracodawca faktycznie wymaga wykonywania pracy w Polsce, czy nie udostępnia biura i czy charakter pracy nie wymaga fizycznej obecności w konkretnym miejscu.
2. Błędy w wykładni – na co uważać?
- Nie każda praca zdalna oznacza powstanie zakładu podatkowego!
- Przekazanie sprzętu komputerowego lub wypłata ryczałtu za internet czy energię NIE przesądza automatycznie o „dysponowaniu” home office przez firmę.
- Decydujące znaczenie ma, czy pracodawca narzuca miejsce pracy (czyli wymaga pracy w domu w Polsce) i czy biuro jest realnie udostępnione.
- W razie sporu z organem podatkowym – należy udokumentować, że pracownik miał swobodę wyboru miejsca pracy, a home office nie był wymogiem, lecz przywilejem.
Wskazówki dla firm zatrudniających pracowników zdalnych w Polsce
- Starannie konstruuj umowy o pracę: zawrzyj zapisy o możliwości pracy w różnych miejscach, nie narzucaj obowiązku pracy wyłącznie w home office, a jeśli to możliwe – zapewnij pracownikowi dostęp do biura (np. coworking lub adres wirtualny).
- Unikaj refakturowania kosztów najmu mieszkania lub innego przekazywania „władztwa” nad domem pracownika na rzecz firmy, jeśli nie jest to absolutnie konieczne.
- Stosuj politykę pracy hybrydowej: nawet minimalny dostęp do przestrzeni biurowej (w tym zagranicznej) ogranicza ryzyko powstania zakładu.
- Dokumentuj wybór miejsca pracy przez pracownika – decyzje, e-maile, zapisy w umowie lub regulaminie.
- Monitoruj zmiany interpretacji: organy podatkowe mogą modyfikować swoje podejście wraz z rozwojem rynku pracy zdalnej i digitalizacji.
Podsumowanie – najważniejsze wnioski
- Home office może prowadzić do powstania zakładu podatkowego zagranicznego pracodawcy w Polsce, jeśli spełnione są cztery warunki: regularność, stałość, prawo do dysponowania oraz istotność działalności.
- Kluczowe znaczenie ma faktyczny sposób wykonywania pracy oraz zakres uprawnień pracodawcy względem miejsca pracy.
- W każdej sytuacji należy dokładnie analizować konkretne okoliczności – szczególnie wymagania dotyczące miejsca pracy, zwrot kosztów i charakter umowy.
- Największe ryzyko mają pracodawcy, którzy wymagają od pracownika pracy wyłącznie w Polsce i nie udostępniają biura.
- W razie wątpliwości warto skorzystać z indywidualnej interpretacji podatkowej lub porady eksperta.
Podstawa prawna
- art. 3 ust. 2 i ust. 3 pkt 1, art. 4a pkt 11 lit. a – Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. 2023, poz. 2805 z późn. zm.)
- art. 3 ust. 2a i ust. 2b pkt 3, art. 5a pkt 22 lit. a – Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. 2022, poz. 2647 z późn. zm.)
- art. 5 Modelowej Konwencji OECD w sprawie podatku od dochodu i majątku 2017
- art. 67(24) § 1 – Kodeks pracy
Tematy porad zawartych w poradniku
- opodatkowanie pracy zdalnej zagranicznego pracodawcy
- zakład podatkowy home office 2025
- kiedy home office powoduje obowiązek podatkowy w Polsce
- praktyczne konsekwencje pracy zdalnej za granicę
Przydatne adresy urzędowe
- https://www.gov.pl/web/finanse – Ministerstwo Finansów
- https://www.podatki.gov.pl/ – Portal Podatkowy
- https://www.oecd.org/tax/treaties/model-tax-convention-on-income-and-on-capital.htm – OECD Model Tax Convention