Transakcje kontrolowane i związane z nimi obowiązki dokumentacyjne stały się jednym z kluczowych obszarów ryzyka podatkowego, który dotyczy zarówno dużych grup kapitałowych, jak i mniejszych przedsiębiorców współpracujących z podmiotami powiązanymi. Pozornie techniczne zmiany, jakie wprowadziły przepisy od 2019 roku, mają realny wpływ na codzienność biznesu, zwłaszcza w zakresie obowiązków sprawozdawczych oraz ewentualnych sporów z organami podatkowymi.
Czym jest transakcja kontrolowana? Znaczenie pojęcia w praktyce
Od 1 stycznia 2019 r. do polskich ustaw podatkowych (zarówno ustawy o CIT, jak i PIT) wprowadzono definicję legalną pojęcia „transakcja kontrolowana”. Jej brzmienie, zawarte odpowiednio w art. 11a ust. 1 pkt 6 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 23m ust. 1 pkt 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jest następujące:
„Transakcja kontrolowana – identyfikowane na podstawie rzeczywistych zachowań stron działania o charakterze gospodarczym, w tym przypisywanie dochodów do zagranicznego zakładu, których warunki zostały ustalone lub narzucone w wyniku powiązań.”
W praktyce oznacza to, że każda czynność gospodarcza – bez względu na jej nazwę czy formę – jeżeli występuje między podmiotami powiązanymi (czyli takimi, które mają możliwość wpływania na siebie), może być uznana za transakcję kontrolowaną, jeśli jej warunki zostały ustalone w wyniku tych powiązań.
Dlaczego ta zmiana jest istotna?
Przed 2019 rokiem przedsiębiorcy oraz doradcy podatkowi musieli zmagać się z nieprecyzyjnymi przepisami dotyczącymi transakcji i powiązań. Brak jednoznacznych definicji powodował rozbieżności interpretacyjne i niepewność prawną. Obecnie obowiązująca definicja transakcji kontrolowanej miała ten problem wyeliminować, wprowadzając jasne kryteria kwalifikacji zdarzeń gospodarczych.
Podmioty powiązane i powiązania – uproszczone definicje od 2019 r.
Równolegle z wprowadzeniem legalnej definicji transakcji kontrolowanej, uproszczono również przepisy dotyczące podmiotów powiązanych. Obecnie ustawa jednoznacznie określa, które podmioty mogą być uznane za powiązane, wskazując na istnienie „znaczącego wpływu” jako główne kryterium powiązania. Zmiana ta miała zapewnić większą przejrzystość i spójność w stosowaniu przepisów, zarówno przez podatników, jak i organy podatkowe.
Co obejmuje transakcja kontrolowana? – przykłady praktyczne
Ważne: Zakres pojęcia „transakcja kontrolowana” jest bardzo szeroki i obejmuje nie tylko klasyczne umowy handlowe czy świadczenie usług, ale również szereg innych zdarzeń gospodarczych, które wcześniej nie były zaliczane do transakcji dla celów cen transferowych.
Przykład 1: Umowa o podziale kosztów między spółkami powiązanymi
Spółka „Zielony Dąb” z Gdańska oraz spółka „Bursztyn” z Tallina należą do tej samej grupy kapitałowej. Zawarły one porozumienie, zgodnie z którym wspólnie finansują projekt IT, a każda z nich pokrywa część kosztów programistów według ustalonego klucza. Nawet jeśli formalna umowa jest bardzo ogólna lub w ogóle nie istnieje, realne działania (czyli wspólne rozliczanie kosztów) mogą zostać uznane przez organy podatkowe za transakcję kontrolowaną, wymagającą sporządzenia dokumentacji cen transferowych.
Przykład 2: Wniesienie wkładu pieniężnego do spółki przez wspólnika
Osoba fizyczna, będąca właścicielem 100% udziałów w spółce „TechSolutions” w Poznaniu, wnosi do niej wkład pieniężny o wartości 350 000 zł. Jeśli zarówno osoba fizyczna, jak i spółka są uznane za podmioty powiązane w rozumieniu ustawy, to również taki wkład może być traktowany jako transakcja kontrolowana i powodować obowiązek dokumentacyjny, mimo że nie jest to klasyczna transakcja sprzedaży lub świadczenia usług.
Przykład 3: Dystrybucja zysków w grupie kapitałowej
Spółka matka „Alpha Group” z Warszawy otrzymuje dywidendę od spółki zależnej „BetaTech” z Krakowa. Choć zyski były już opodatkowane na poziomie spółki zależnej, sposób ustalenia warunków wypłaty, jak również powiązania właścicielskie, mogą sprawić, że cała operacja zostanie zakwalifikowana jako transakcja kontrolowana – i to pomimo braku klasycznej wymiany świadczeń.
Formalne obowiązki wynikające z zakwalifikowania transakcji jako kontrolowanej
Kwalifikacja danej czynności jako transakcji kontrolowanej pociąga za sobą szereg istotnych obowiązków administracyjnych, w tym:
- Konieczność sporządzania dokumentacji cen transferowych, jeśli wartość transakcji przekroczy określone w ustawie progi kwotowe.
- Obowiązek złożenia informacji TPR – czyli szczegółowego sprawozdania dotyczącego warunków transakcji.
- Raportowanie tzw. „transakcji krajowych” – także tych pomiędzy polskimi podmiotami powiązanymi.
- Możliwość kontroli podatkowej ze strony organów, skoncentrowanej na weryfikacji, czy ceny stosowane w transakcjach odpowiadają rynkowym.
W praktyce oznacza to wzrost kosztów administracyjnych i wymóg prowadzenia szczegółowej ewidencji także dla zdarzeń, które z perspektywy biznesu mogą mieć marginalne znaczenie.
Kontrowersje i wyzwania praktyczne
Wprowadzenie szerokiej definicji transakcji kontrolowanej miało uprościć system, jednak w praktyce pojawiły się nowe wątpliwości:
- Czy każda czynność między powiązanymi podmiotami to transakcja kontrolowana?
- Jak dokumentować zdarzenia, które nie są typową wymianą świadczeń?
- Czy raportować wszystkie przepływy, nawet te o niewielkim znaczeniu gospodarczym?
Wielu ekspertów wskazuje, że obowiązujące przepisy skłaniają przedsiębiorców do dokumentowania nawet drobnych przepływów finansowych czy operacji, które nie mają realnego wpływu na wynik podatkowy firmy. To generuje niepotrzebne obciążenia administracyjne i może rozpraszać zarówno podatników, jak i organy podatkowe.
Przykład – nadmierna dokumentacja
Spółka „AgroLine” z Bydgoszczy, która prowadzi rozliczenia kosztów wspólnych (np. usług sprzątania biura) z inną spółką z grupy, musi – mimo niewielkich kwot – przygotować pełną dokumentację cen transferowych, jeśli zostaną przekroczone progi ustawowe. W skali roku oznacza to znaczny nakład pracy na sporządzanie dokumentacji dla operacji niemających istotnego znaczenia dla fiskusa.
Podsumowanie – na co zwrócić uwagę, prowadząc biznes?
Pamiętaj:
- Zakres transakcji kontrolowanych jest bardzo szeroki i obejmuje także nietypowe czynności gospodarcze między podmiotami powiązanymi.
- Nawet proste rozliczenia kosztów czy wniesienie wkładu pieniężnego może wiązać się z obowiązkiem dokumentacyjnym.
- Brak dokumentacji cen transferowych naraża firmę na poważne konsekwencje podatkowe i sankcje.
- Kluczowe jest bieżące monitorowanie wszelkich przepływów w ramach grupy oraz konsultowanie wątpliwości z doradcą podatkowym.
Podstawa prawna
- art. 11a ust. 1 pkt 6, art. 23m ust. 1 pkt 6 – ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych
- art. 23m ust. 1 pkt 6 – ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
Tematy porad zawartych w poradniku
- definicja transakcji kontrolowanej
- obowiązki dokumentacyjne cen transferowych 2025
- podmioty powiązane CIT i PIT
- przykłady transakcji kontrolowanych
- obowiązki sprawozdawcze TPR 2025
Polecane strony urzędowe: