Prowadząc działalność gospodarczą, przedsiębiorcy coraz częściej korzystają z majątku należącego do innych podmiotów, inwestując w jego ulepszenie lub adaptację. Typowym przykładem może być remont, modernizacja czy adaptacja wynajmowanego lokalu lub użytkowanych maszyn. Powstaje wtedy pytanie – jak prawidłowo rozliczyć poniesione nakłady i jak długo trzeba je amortyzować? Wyjaśniam na praktycznych przykładach, jak stosować zasady amortyzacji inwestycji w obcych środkach trwałych, zgodnie z obowiązującymi przepisami w 2025 roku.
Czym są inwestycje w obcych środkach trwałych?
Inwestycje w obce środki trwałe to wydatki poniesione na ulepszenie, modernizację lub adaptację składników majątku, które nie są własnością przedsiębiorcy, lecz zostały mu udostępnione na mocy umowy najmu, dzierżawy, leasingu czy użyczenia. W praktyce dotyczy to najczęściej wynajmowanych lokali, maszyn lub urządzeń, które przedsiębiorca przystosowuje do swoich potrzeb.
Najważniejsza cecha takich inwestycji to brak prawa własności do ulepszanego składnika majątku. Mimo to, nakłady kwalifikujące się jako inwestycje w obcych środkach trwałych można rozliczać w kosztach uzyskania przychodu – ale wyłącznie poprzez odpisy amortyzacyjne.
Zasady amortyzacji inwestycji w obcych środkach trwałych
Minimalne okresy amortyzacji
Przedsiębiorca może samodzielnie ustalić indywidualną stawkę amortyzacji inwestycji w obcych środkach trwałych, jednak okres amortyzacji nie może być krótszy niż określony w przepisach. Zgodnie z art. 16j ust. 4 ustawy o CIT:
- W przypadku inwestycji w obcych budynkach, lokalach lub budowlach, minimalny okres amortyzacji wynosi 10 lat.
- W przypadku innych środków trwałych (np. maszyny, urządzenia, środki transportu) – okres amortyzacji ustala się według zasad określonych dla tych środków (szczegółowe limity i zasady wynikają z art. 16j ust. 1 ustawy o CIT).
Co istotne, nawet jeśli umowa najmu przewiduje, że przedsiębiorca będzie korzystać z danego składnika majątku przez krótszy czas, nie może skrócić okresu amortyzacji poniżej wymaganego minimum.
Wartość inwestycji i metody amortyzacji
- Jeśli wartość nakładów nie przekracza 10 000 zł, podatnik może zaliczyć wydatek bezpośrednio w koszty w miesiącu oddania inwestycji do używania, albo rozliczyć przez odpisy amortyzacyjne (w tym jednorazowo).
- Przy nakładach powyżej 10 000 zł – koszt rozliczamy wyłącznie poprzez amortyzację.
Możliwe metody amortyzacji:
- Metoda liniowa wg stawek z Wykazu stawek amortyzacyjnych,
- Metoda liniowa z indywidualnie ustaloną stawką (z zachowaniem minimalnych okresów amortyzacji),
- Metoda degresywna (dla wybranych grup środków trwałych, z wyłączeniem samochodów osobowych),
- Amortyzacja jednorazowa (dla inwestycji w środkach trwałych z grup 3–8 KŚT, z wyłączeniem samochodów osobowych).
Praktyczne przykłady amortyzacji inwestycji w obcych środkach trwałych
Przykład 1 – Adaptacja wynajmowanego lokalu usługowego
Pan Robert prowadzi firmę usługową w Gdańsku. Wynajął lokal o powierzchni 60 m², do którego przystosowania (remont, instalacja nowych ścianek działowych, modernizacja instalacji elektrycznej) poniósł nakłady w wysokości 18 000 zł. Lokal nie jest jego własnością – jest najemcą.
Jak rozliczyć te nakłady?
- Inwestycja spełnia definicję inwestycji w obcym środku trwałym.
- Kwota przekracza 10 000 zł, więc nie można jej rozliczyć jednorazowo – konieczna jest amortyzacja.
- Ponieważ jest to inwestycja w obcym lokalu, okres amortyzacji nie może być krótszy niż 10 lat (czyli minimalna roczna stawka wynosi 10%).
- Robert może wybrać amortyzację według stawki indywidualnej (np. 10% rocznie przez 10 lat), albo według stawki z Wykazu (np. 2,5% rocznie, jeśli przewiduje dłuższy okres użytkowania).
Obliczenie miesięcznego odpisu amortyzacyjnego przy indywidualnej stawce 10%:
18 000 zł × 10% = 1 800 zł rocznie
1 800 zł : 12 = 150 zł miesięcznie
Przykład 2 – Modernizacja maszyn w leasingu operacyjnym
Spółka „Techtron” z Wrocławia korzysta z maszyny produkcyjnej w leasingu operacyjnym. W 2025 r. ponosi nakłady na jej ulepszenie w wysokości 32 000 zł (montaż nowoczesnego systemu sterowania). Leasingodawcą i właścicielem maszyny jest inna firma.
Jak rozliczyć wydatek?
- Jest to inwestycja w obcym środku trwałym, zaliczana do grupy 5 KŚT (maszyny).
- Kwota przekracza 25 000 zł, ale nie przekracza 50 000 zł.
- Minimalny okres amortyzacji dla takiej inwestycji to 36 miesięcy (3 lata).
- Spółka może zastosować metodę liniową z indywidualną stawką, czyli 33,33% rocznie.
Obliczenie miesięcznego odpisu amortyzacyjnego:
32 000 zł : 36 miesięcy = 888,89 zł miesięcznie
Ważne zasady i praktyczne wskazówki
- Nie skracaj okresu amortyzacji nawet jeśli umowa najmu lub leasingu trwa krócej niż minimalny okres z ustawy.
- Nie ma znaczenia, czy inwestowany środek trwały jest „ulepszony” lub „używany” – dla inwestycji w obcych środkach trwałych te pojęcia nie mają zastosowania.
- Po zakończeniu umowy i utracie prawa do korzystania z obcego środka trwałego niezamortyzowana część inwestycji może być zaliczona w koszty – pod warunkiem jej likwidacji lub przekazania właścicielowi (każdorazowo sprawdź aktualne interpretacje podatkowe!).
- Dla inwestycji w środki trwałe innych niż budynki i budowle kluczowa jest grupa KŚT oraz wartość inwestycji – od nich zależy minimalny okres amortyzacji.
Podsumowanie
Inwestycje w obcych środkach trwałych to szczególna kategoria majątku, która wymaga prawidłowego ustalenia okresu i metody amortyzacji. Pamiętaj, że:
- Wydatki do 10 000 zł możesz rozliczyć bezpośrednio lub amortyzować,
- Wydatki powyżej 10 000 zł zawsze rozliczaj przez amortyzację,
- Okresy amortyzacji nie mogą być krótsze niż minimalne wskazane w ustawie (np. 10 lat dla lokali i budynków, 3 lata dla maszyn o wartości powyżej 25 000 zł),
- Stawka indywidualna jest możliwa, ale musi spełniać minimalny okres amortyzacji,
- W razie zakończenia użytkowania obcego środka trwałego – rozważ możliwość zaliczenia niezamortyzowanej części w koszty.
Podstawa prawna
- art. 16j ust. 1, 4, 7 – ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych
- pismo Krajowej Informacji Skarbowej nr ID 16568 z 1.01.2021 r.
Tematy porad zawartych w poradniku
- inwestycje w obcych środkach trwałych amortyzacja 2025
- amortyzacja nakładów na cudzy majątek
- amortyzacja nakładów na wynajęty lokal 2025
- okres amortyzacji inwestycji w maszynę w leasingu