Dostosowanie powierzchni biurowych i handlowych do indywidualnych oczekiwań najemców stało się standardem na rynku nieruchomości komercyjnych. Właściciele budynków coraz częściej realizują tzw. prace fit-out, czyli kompleksowe przystosowanie wynajmowanej powierzchni do szczegółowych potrzeb konkretnego najemcy. To zagadnienie budzi jednak sporo pytań podatkowych – od prawidłowej kwalifikacji ponoszonych wydatków po ich wpływ na wartość początkową środków trwałych. Przeczytaj, kiedy prace fit-out można rozliczyć bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów, a kiedy zwiększają one wartość budynku lub lokalu.
Czym są prace fit-out i dlaczego ich rozliczenie podatkowe jest ważne?
Prowadząc działalność związaną z wynajmem nieruchomości, musisz liczyć się z oczekiwaniami przyszłych najemców – często wymagają oni szczególnego układu pomieszczeń, dostępu do nowoczesnych instalacji czy stref pracy dostosowanych do swoich potrzeb. Realizując takie wymagania, właściciele nieruchomości zlecają prace fit-out, których istotą jest przystosowanie powierzchni do indywidualnych oczekiwań najemcy, a nie uniwersalne zwiększanie wartości użytkowej budynku. Ma to bezpośredni wpływ na rozliczenie podatkowe tych wydatków – w grę wchodzi bowiem rozstrzygnięcie, czy nakłady te są kosztem pośrednim, czy też stanowią ulepszenie środka trwałego, podlegające amortyzacji.
Fit-out – definicja i praktyczne przykłady
Czym różni się fit-out od ulepszenia środka trwałego?
Zgodnie z praktyką podatkową oraz stanowiskiem organów skarbowych, fit-out to działania właściciela budynku lub lokalu polegające na czasowym dostosowaniu wynajmowanej powierzchni do indywidualnych potrzeb konkretnego najemcy, zgodnie z jego zamówieniem i oczekiwaniami. Kluczowe znaczenie ma cel tych prac – nie są one realizowane w celu ogólnego zwiększenia wartości użytkowej środka trwałego, lecz wyłącznie na potrzeby danego kontrahenta.
Przykładowo, jeśli właściciel lokalu biurowego dokonuje:
- wyburzenia istniejących ścianek działowych i postawienia nowych, by uzyskać inny układ pomieszczeń na potrzeby firmy informatycznej,
- przeróbki instalacji elektrycznej, klimatyzacyjnej czy wodno-kanalizacyjnej zgodnie z wymogami najemcy,
- malowania ścian, montażu nowych drzwi, okien lub specjalnej podłogi na zamówienie najemcy,
to takie działania, mimo ich trwałego charakteru, nie są traktowane jako ulepszenie środka trwałego, jeśli ich celem jest wyłącznie przystosowanie lokalu do wymagań konkretnego najemcy.
Z drugiej strony, jeśli właściciel budynku modernizuje całą instalację czy wyposaża lokal w sposób zwiększający wartość użytkową dla każdego potencjalnego najemcy – takie nakłady co do zasady zwiększają wartość początkową środka trwałego i podlegają amortyzacji.
Przykład 1: Adaptacja powierzchni biurowej pod wymagania firmy IT
Wyobraźmy sobie, że spółka „Novatech Sp. z o.o.” będąca właścicielem nowoczesnego biurowca w Krakowie, wynajmuje jedno z pięter firmie „SoftVision S.A.”. Przed podpisaniem umowy, SoftVision przedstawia szczegółowe wymagania dotyczące liczby i układu pomieszczeń, instalacji serwerowni, specjalnych gniazdek elektrycznych oraz stref relaksu. Novatech zleca więc:
- wyburzenie istniejących ścianek,
- montaż dodatkowej instalacji klimatyzacyjnej,
- wykonanie indywidualnych punktów świetlnych,
- ułożenie nowej wykładziny według wzoru wybranego przez najemcę,
- pomalowanie ścian w barwach firmowych SoftVision.
Po wygaśnięciu umowy większość tych rozwiązań wymaga demontażu, a powierzchnia zostanie dostosowana pod kolejnego najemcę. Wydatki na te prace nie zwiększają wartości początkowej budynku, a są uznawane za koszty pośrednie, rozliczane na bieżąco w kosztach uzyskania przychodów.
Przykład 2: Uniwersalne ulepszenie powierzchni handlowej
Inny przypadek – właściciel galerii handlowej „Galeria Promenada” inwestuje w nowoczesny system wentylacji obejmujący całą powierzchnię, wymienia okładziny podłogowe na wszystkich pasażach oraz modernizuje system oświetlenia, tak by każda przyszła firma mogła korzystać z udogodnień. Tego rodzaju wydatki, które podnoszą wartość użytkową obiektu niezależnie od potrzeb konkretnego najemcy, należy traktować jako ulepszenie środka trwałego i rozliczać przez odpisy amortyzacyjne.
Stanowisko organów podatkowych – aktualna praktyka
Zarówno Krajowa Informacja Skarbowa, jak i sądy administracyjne, wielokrotnie potwierdziły powyższe zasady. W interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 3 stycznia 2023 r. (sygn. 0111-KDIB1-1.4010.812.2022.1.KM) opisano sytuację, w której właściciel lokalu wykonał szereg prac adaptacyjnych zgodnie z wymaganiami nowego najemcy, takich jak: rozbiórka i budowa ścianek działowych, przeniesienie drzwi, przeróbki instalacji, montaż kurtyny dymowej, malowanie, itp. Organ uznał, że koszty te stanowią wydatki pośrednie i nie zwiększają wartości początkowej środka trwałego.
Podobnie w interpretacji z 23 czerwca 2023 r. (sygn. 0111-KDIB1-1.4010.239.2023.1.AND), dotyczącej kompleksowego fit-outu powierzchni biurowej, urząd jednoznacznie wskazał, że wydatki ponoszone przez wynajmującego na prace wykonywane według indywidualnego projektu najemcy, nie mają charakteru ulepszenia środka trwałego i nie będą zwiększać jego wartości początkowej.
Zwróć uwagę: jeśli prace nie są związane wyłącznie z oczekiwaniami jednego najemcy, a mają na celu ogólne podniesienie standardu lokalu lub budynku – takie nakłady podlegają kapitalizacji (czyli zwiększają wartość początkową środka trwałego).
Co należy sprawdzić przed rozliczeniem wydatków na fit-out?
- Kto ponosi koszt prac – czy jest to właściciel, czy najemca?
- Cel prac – czy prace są wykonywane dla indywidualnych potrzeb jednego najemcy, czy dla ogólnego podniesienia standardu?
- Charakter prac – czy możliwy jest ich demontaż po zakończeniu umowy najmu?
- Zakres prac – czy dotyczą tylko adaptacji „pod klucz” dla najemcy, czy stanowią modernizację całości budynku?
Fit-out w kosztach podatkowych – zasady praktyczne
Pamiętaj:
✔ Wydatki na fit-out, służące wyłącznie przystosowaniu powierzchni do potrzeb danego najemcy, rozliczasz bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów, niezależnie od trwałości zmian.
✖ Nie możesz ich zaliczyć do wartości początkowej środka trwałego, ani amortyzować, jeśli celem nie jest ogólne ulepszenie lokalu lub budynku.
📄 Dokumentuj dokładnie zakres i cel prac – to kluczowe w razie kontroli podatkowej.
Podsumowanie – na co uważać przy rozliczaniu fit-out?
- Wydatki na fit-out ponoszone na potrzeby konkretnego najemcy nie zwiększają wartości początkowej środka trwałego.
- Koszty fit-outu rozliczasz bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów.
- Jeśli prace adaptacyjne służą ogólnej poprawie wartości użytkowej obiektu, podlegają one kapitalizacji i rozliczeniu przez amortyzację.
- Warto dokumentować każdy etap prac oraz ich cel, aby w razie sporu z organem podatkowym łatwo udowodnić właściwą kwalifikację wydatków.
Podstawa prawna
- art. 16g ust. 1, art. 16g ust. 13, art. 15 ust. 1 – ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych
- art. 22g ust. 1, art. 22g ust. 17, art. 22 ust. 1 – ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
Tematy porad zawartych w poradniku
- rozliczenie fit-out w podatkach dochodowych
- koszty adaptacji lokalu pod najemcę
- fit-out a ulepszenie środka trwałego
- fit-out koszty pośrednie a amortyzacja
- rozliczanie wydatków fit-out 2025
Przydatne strony urzędowe
- https://www.gov.pl/web/kas (Krajowa Administracja Skarbowa)
- https://www.podatki.gov.pl (Portal podatkowy)
- https://sip.mf.gov.pl (System Informacji Podatkowej)