Rozliczanie kosztów nabycia lub wytworzenia kilku środków trwałych to zagadnienie, które sprawia wiele problemów przedsiębiorcom i księgowym. Przepisy podatkowe wymagają precyzyjnego ustalania wartości początkowej każdego środka trwałego, jednak w praktyce często zdarza się, że ponoszone są wspólne koszty, których nie można przypisać bezpośrednio do konkretnego składnika majątku. W tym poradniku dowiesz się, jak właściwie alokować takie wydatki oraz jak wybrać najkorzystniejszy i najbardziej uzasadniony sposób podziału kosztów, zgodny z aktualnymi interpretacjami organów podatkowych i orzecznictwem sądów administracyjnych.
Kiedy powstaje problem z rozliczeniem kosztów wspólnych?
Problemy pojawiają się najczęściej, gdy przedsiębiorca:
- buduje jednocześnie kilka budynków,
- realizuje jeden duży obiekt, ale składający się z odrębnych środków trwałych (np. budynek + winda, agregaty, instalacje),
- ponosi koszty wspólne, takie jak transport materiałów, wynagrodzenia pracowników, ubezpieczenie inwestycji czy ogólne nadzory inwestorskie.
Niektóre koszty (np. zakup konkretnego materiału do budowy jednego budynku) są łatwe do przypisania. Problematyczne są jednak wydatki ogólne, obejmujące całą inwestycję.
Jak dzielić koszty wspólne? Najważniejsze zasady
1. Zasada podstawowa – art. 16g ust. 1 ustawy o CIT
Przede wszystkim pamiętaj, że:
„Za wartość początkową środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych uważa się, w razie odpłatnego nabycia – cenę nabycia, a w razie wytworzenia we własnym zakresie – koszt wytworzenia.” (art. 16g ust. 1 – ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych).
Koszty wspólne, których nie da się przypisać konkretnemu środkowi trwałemu, muszą być rozdzielone w sposób racjonalny i uzasadniony.
2. Metody podziału kosztów – jak wybrać właściwą?
Nie istnieje jeden „jedynie słuszny” klucz podziału kosztów. W praktyce stosowane są różne metody, zależnie od specyfiki inwestycji. Organy podatkowe oraz sądy dopuszczają m.in.:
a) Proporcjonalnie do kosztów bezpośrednich (klucz wartościowy)
- Koszty wspólne dzielimy według udziału kosztów bezpośrednich poszczególnych środków trwałych w łącznych kosztach inwestycji.
b) Proporcjonalnie do powierzchni (klucz powierzchniowy)
- Koszty dzielimy w zależności od powierzchni użytkowej, zabudowy lub innej miarodajnej jednostki.
c) Inny klucz – najbardziej odzwierciedlający rzeczywisty udział w kosztach
- Jeśli żaden z powyższych kluczy nie oddaje realiów inwestycji, można zastosować inny sposób – np. długość, kubaturę czy liczbę jednostek, byleby był uzasadniony i dobrze udokumentowany.
Przykład 1: Budowa osiedla – podział kosztów wspólnych (klucz wartościowy)
Spółka „Nowe Osiedle” wybudowała w 2024 roku trzy budynki mieszkalne oraz jedną halę garażową. Poniesiono następujące koszty:
- Budynek A – nakłady bezpośrednie: 4 000 000 zł
- Budynek B – nakłady bezpośrednie: 2 500 000 zł
- Budynek C – nakłady bezpośrednie: 1 500 000 zł
- Hala garażowa – nakłady bezpośrednie: 1 000 000 zł
Koszty wspólne (np. projekt, nadzory, ubezpieczenie inwestycji, koszty finansowania) wyniosły 1 000 000 zł.
Podział według udziału kosztów bezpośrednich:
- Suma nakładów bezpośrednich: 9 000 000 zł
- Budynek A: 4 000 000 / 9 000 000 = 44,44%
- Budynek B: 2 500 000 / 9 000 000 = 27,78%
- Budynek C: 1 500 000 / 9 000 000 = 16,67%
- Hala garażowa: 1 000 000 / 9 000 000 = 11,11%
Koszty wspólne przypisane do każdego środka trwałego:
- Budynek A: 444 400 zł
- Budynek B: 277 800 zł
- Budynek C: 166 700 zł
- Hala garażowa: 111 100 zł
Wartość początkowa środków trwałych stanowi suma nakładów bezpośrednich oraz odpowiedniej części kosztów wspólnych.
Przykład 2: Inwestycja liniowa i budynki – kiedy nie sprawdza się klucz powierzchniowy?
Firma „EnergoBud” realizuje inwestycję obejmującą budowę budynku administracyjnego (powierzchnia 400 m²) oraz instalacji sieciowej do przesyłu energii elektrycznej (długość 2 km, brak powierzchni użytkowej).
Koszty niwelacji terenu wyniosły 200 000 zł. Nie można ich przypisać bezpośrednio do żadnego ze składników majątku.
Zgodnie z interpretacją Dyrektora KIS z 18.09.2023 r., jeżeli nie jest możliwe przyporządkowanie wydatku do konkretnego obiektu, należy zastosować klucz powierzchniowy (w tym przypadku powierzchnię obiektów). Jednak w praktyce, jak zauważył WSA w Gdańsku (I SA/Gd 991/23), zastosowanie tego klucza jest problematyczne, gdyż instalacja sieciowa nie posiada powierzchni zabudowy.
W tej sytuacji lepszym rozwiązaniem jest podział według wartości – czyli ustalenie, jaka część kosztów powinna być przypisana do instalacji na podstawie jej kosztu wytworzenia, a jaka do budynku, tak by jak najlepiej oddać rzeczywisty podział kosztów.
Co zrobić, gdy organ podatkowy kwestionuje przyjęty klucz?
- Dokumentuj wszystkie założenia: wykaż, dlaczego wybrany klucz najlepiej oddaje realia inwestycji.
- Przygotuj kalkulacje i uzasadnienie: pokaż, jak wyliczono udziały kosztów wspólnych.
- Powołuj się na interpretacje i orzecznictwo: np. interpretacje KIS (0111-KDIB1-2.4010.700.2022.1.DP, 0111-KDIB1-1.4010.388.2023.1.RH) czy wyrok WSA w Gdańsku z 13.02.2024 r. (I SA/Gd 991/23).
Wskazówki praktyczne:
- Unikaj arbitralnych kluczy – wybierz taki, który jest najlepiej udokumentowany i racjonalny w odniesieniu do inwestycji.
- Nie zaliczaj do wartości początkowej kosztów zarządu, sprzedaży, czy innych kosztów operacyjnych niezwiązanych bezpośrednio z wytworzeniem środka trwałego – zgodnie z przepisami ustawy o CIT.
- Dokumentuj decyzje i sposób alokacji kosztów – mogą one być przedmiotem kontroli podatkowej.
- Jeśli masz wątpliwości, wystąp o interpretację indywidualną – opisując swój stan faktyczny oraz proponowany klucz podziału kosztów.
Podsumowanie: Jak rozliczać koszty wspólne nabycia lub wytworzenia środków trwałych?
- Podział kosztów wspólnych powinien prowadzić do jak najbardziej rzeczywistego odzwierciedlenia kosztów poszczególnych środków trwałych.
- Możesz stosować różne klucze (wartościowy, powierzchniowy, inny) – najważniejsze, by był uzasadniony i udokumentowany.
- Warto monitorować zmieniające się interpretacje organów podatkowych oraz orzecznictwo sądów administracyjnych.
Podstawa prawna
- art. 16g ust. 1, art. 16c – Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. 2023 poz. 2805, ze zm.)
- Wyrok WSA w Gdańsku z 13.02.2024 r., I SA/Gd 991/23
- Interpretacje indywidualne Dyrektora KIS: 0111-KDIB1-2.4010.700.2022.1.DP (z 10.01.2023 r.), 0111-KDIB1-1.4010.388.2023.1.RH (z 18.09.2023 r.)
Tematy porad zawartych w poradniku
- podział kosztów wspólnych środki trwałe
- rozliczenie inwestycji podatki 2024
- ustalanie wartości początkowej środków trwałych