Ustalanie wartości początkowej środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych (WNiP) to jedno z kluczowych zagadnień podatkowych, z którym musi się zmierzyć każdy przedsiębiorca prowadzący księgi rachunkowe. Od właściwego ustalenia wartości początkowej zależy wysokość odpisów amortyzacyjnych, a w konsekwencji również rozliczenie podatkowe firmy. W praktyce prawidłowe określenie wartości początkowej często budzi wątpliwości – przepisy są szczegółowe, a interpretacje organów podatkowych bywają niejednoznaczne. W tym poradniku krok po kroku wyjaśniam, jak prawidłowo ustalić wartość początkową środków trwałych i WNiP nabywanych odpłatnie oraz na co zwrócić szczególną uwagę, by uniknąć błędów i kosztownych korekt.
Ustalanie wartości początkowej środka trwałego – zasady ogólne
W przypadku odpłatnego nabycia środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, wartość początkowa ustalana jest zgodnie z literalnym brzmieniem przepisów podatkowych. Kluczowe są tutaj dwa artykuły: art. 16g ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (u.p.d.o.p.) oraz art. 22g ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (u.p.d.o.f.).
- Art. 16g ust. 1 pkt 1 u.p.d.o.p.:
„Za wartość początkową środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, z uwzględnieniem ust. 2–14, uważa się: 1) w razie odpłatnego nabycia – cenę ich nabycia”. - Art. 22g ust. 1 pkt 1 u.p.d.o.f.:
„Za wartość początkową środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych […] uważa się: 1) w razie odpłatnego nabycia – cenę ich nabycia, a jeżeli były używane przez podatnika przed wprowadzeniem ich do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych i nie były wcześniej amortyzowane – cenę ich nabycia, nie wyższą jednak od ich wartości rynkowej”.
Pamiętaj: Przepisy rozróżniają odpłatne i nieodpłatne nabycie składników majątku. Odpłatne nabycie to takie, za które ponosisz określony wydatek (np. zakup, zamiana). Wartość początkowa to co do zasady cena nabycia, ale nie zawsze jest to po prostu cena z faktury.
Co obejmuje cena nabycia środka trwałego?
Cena nabycia to pojęcie szersze niż cena sprzedaży z umowy. Zgodnie z art. 16g ust. 3 u.p.d.o.p.:
„Za cenę nabycia uważa się kwotę należną zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej do używania, a w szczególności o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji, oraz pomniejszoną o podatek od towarów i usług, z wyjątkiem przypadków, gdy zgodnie z odrębnymi przepisami podatek od towarów i usług nie stanowi podatku naliczonego albo podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty należnego podatku o podatek naliczony albo zwrot różnicy podatku w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług. W przypadku importu cena nabycia obejmuje cło i podatek akcyzowy od importu składników majątku”.
Co z tego wynika w praktyce?
- Do ceny nabycia należy wliczyć:
- kwotę należną sprzedawcy (całkowita kwota wynikająca z umowy, niezależnie od tego, kiedy i jak zostanie zapłacona)
- wszelkie koszty związane z zakupem (np. transport, montaż, opłaty notarialne, prowizje bankowe), o ile zostały poniesione do dnia przyjęcia środka trwałego do używania
- w przypadku importu – cło i akcyzę
- Cena nabycia jest pomniejszona o VAT – chyba że nie przysługuje prawo do odliczenia VAT, wtedy wartość brutto staje się wartością początkową
- Koszty powstałe już po przekazaniu środka trwałego do używania nie zwiększają wartości początkowej, lecz są rozliczane jako koszty uzyskania przychodu na zasadach ogólnych.
Przykład 1 – zakup maszyny produkcyjnej
Przedsiębiorstwo „Granitex” z Krakowa kupuje maszynę CNC za 100 000 zł netto. Do ceny dolicza:
- transport maszyny: 4 000 zł
- montaż: 3 000 zł
- opłata notarialna: 1 200 zł
- prowizja dla pośrednika: 800 zł
Firma jest czynnym podatnikiem VAT, a wszystkie koszty powstały przed przekazaniem maszyny do używania.
Wartość początkowa maszyny:
100 000 + 4 000 + 3 000 + 1 200 + 800 = 109 000 zł (bez VAT, bo przysługuje odliczenie podatku).
Przykład 2 – zakup nieruchomości i koszty okołotransakcyjne
Spółka „EkoDom” z Poznania nabywa lokal użytkowy za 800 000 zł netto. Przed transakcją ponosi koszty:
- wynagrodzenie notariusza za akt sprzedaży: 2 500 zł
- podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC): 16 000 zł
- opłata sądowa za wpis do księgi wieczystej: 200 zł
- wynagrodzenie notariusza za sporządzenie wniosku wieczystoksięgowego: 500 zł
- wynagrodzenie notariusza za depozyt środków: 400 zł
- podatek PCC od ustanowienia hipoteki: 1 000 zł
Które z tych kosztów zwiększają wartość początkową?
- Tak: 2 500 zł (akt notarialny), 200 zł (wpis własności), 500 zł (wniosek wieczystoksięgowy)
- Nie: 400 zł (depozyt), 1 000 zł (PCC od hipoteki) – te wydatki to koszty ogólne, zaliczane bezpośrednio do kosztów podatkowych w momencie poniesienia, nie zwiększają wartości początkowej nieruchomości.
Wartość początkowa nieruchomości:
800 000 + 2 500 + 200 + 500 = 803 200 zł (zakładając brak odliczenia VAT).
O czym jeszcze pamiętać, ustalając wartość początkową środków trwałych?
Wartość początkowa używanych środków trwałych
Jeśli nabyty środek trwały był już wcześniej używany przez podatnika i nie był amortyzowany, wartość początkowa nie może być wyższa niż wartość rynkowa na dzień wprowadzenia do ewidencji.
Umowy zamiany i inne formy nabycia odpłatnego
Wartość początkowa środka trwałego nabytego w drodze zamiany to – co do zasady – wartość składnika majątku przekazanego w zamian, a nie wartość rynkowa nabywanego środka trwałego. Należy uważać, by nie zaliczyć wartości podatkowej zamienianego składnika dwa razy do kosztów.
Kompleksowe usługi a wartość początkowa
Jeśli wraz z zakupem środka trwałego nabywasz też usługi montażowe, instalacyjne czy programistyczne – wszystko, co warunkuje możliwość użytkowania środka trwałego, zwiększa jego wartość początkową, nawet jeśli na fakturze występuje jako „usługa kompleksowa”.
VAT a wartość początkowa środka trwałego
Jednym z najczęstszych błędów jest niewłaściwe ujęcie podatku VAT w wartości początkowej środka trwałego. Zasada jest prosta, ale jej praktyczne zastosowanie może sprawiać trudności:
- Jeśli podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT, to wartość początkowa środka trwałego powinna być ustalona w kwocie netto.
- Jeśli nie przysługuje prawo do odliczenia VAT (np. przy nabyciu towarów i usług zwolnionych z VAT lub wykorzystywanych wyłącznie do czynności zwolnionych), wartość początkowa to kwota brutto.
Przykład praktyczny:
Firma medyczna „OrtoMed” kupuje sprzęt do gabinetu, który będzie wykorzystywany wyłącznie do świadczenia usług zwolnionych z VAT. Koszt urządzenia to 60 000 zł netto + 13 800 zł VAT.
Ponieważ firma nie odliczy VAT, całość (73 800 zł) stanowi wartość początkową środka trwałego i podlega amortyzacji.
Potwierdza to m.in. interpretacja Dyrektora KIS z 22.05.2023 r. (0111-KDIB2-1.4010.128.2023.2.KK).
Kiedy dodatkowe koszty zwiększają wartość początkową?
Wartość początkowa środka trwałego (lub WNiP) obejmuje wyłącznie koszty poniesione do dnia przyjęcia składnika majątku do używania. Chodzi tu zarówno o wydatki bezpośrednie (transport, montaż, instalacja), jak i inne, bez których uruchomienie środka trwałego byłoby niemożliwe.
Co wliczamy:
- koszty transportu, rozładunku, przeładunku,
- ubezpieczenie w drodze,
- opłaty notarialne, skarbowe, sądowe związane z przeniesieniem własności,
- prowizje bankowe za przelew ceny, koszty kredytu do dnia przekazania środka do używania,
- koszty instalacji, montażu, uruchomienia,
- opłaty rejestracyjne (np. przy zakupie samochodu firmowego przed rejestracją),
- inne wydatki warunkujące oddanie środka trwałego do eksploatacji.
Czego nie wliczamy do wartości początkowej:
- wydatków poniesionych po przekazaniu do używania (np. ubezpieczenie auta po zarejestrowaniu, transport urządzenia do serwisu po okresie gwarancji),
- kosztów ogólnych działalności (zarządzanie, koszty analiz przed podjęciem decyzji o zakupie, doradztwo strategiczne dotyczące całej firmy).
Przykład 3 – samochód osobowy: zakup i rejestracja
Firma transportowa „Rost-Trans” kupuje auto osobowe do działalności.
Faktura opiewa na 80 000 zł netto, koszty rejestracji wyniosły 1 500 zł, montaż GPS – 900 zł, ubezpieczenie OC/AC na 2 lata – 3 200 zł (opłacone po odbiorze pojazdu).
Do wartości początkowej samochodu należy zaliczyć:
- 80 000 zł (cena netto, gdy przysługuje odliczenie VAT),
- 1 500 zł (rejestracja),
- 900 zł (montaż GPS).
Ubezpieczenie nie zwiększa wartości początkowej, jeśli zostało wykupione po przekazaniu auta do użytkowania.
Wartość początkowa: 82 400 zł
Granica pomiędzy kosztami nabycia a kosztami ogólnymi działalności
W praktyce podatkowej wiele sporów dotyczy rozróżnienia między kosztami bezpośrednio związanymi z nabyciem środka trwałego a kosztami ogólnymi działalności.
Kluczowa wskazówka:
Koszty poniesione przed podjęciem ostatecznej decyzji o zakupie (np. analizy rynkowe, doradztwo strategiczne) nie wchodzą do wartości początkowej – są kosztami ogólnymi działalności, rozliczanymi jednorazowo.
Natomiast po podjęciu decyzji o nabyciu środka trwałego, wszystkie wydatki niezbędne do zrealizowania transakcji i oddania składnika do użytkowania mogą zwiększać wartość początkową.
Przykład 4 – doradztwo techniczne i montaż linii produkcyjnej
Spółka „FabrykaTech” kupuje linię produkcyjną za 2 000 000 zł netto. W ramach tej inwestycji zamawia również usługę doradztwa technicznego związaną z montażem i uruchomieniem linii (faktura na 40 000 zł).
Ponieważ doradztwo techniczne było warunkiem uruchomienia linii, koszt ten powiększa wartość początkową środka trwałego.
Analogiczne stanowisko zajął WSA w Olsztynie w wyroku z 5.06.2019 r. (I SA/Ol 312/19).
Zmiana ceny nabycia po wprowadzeniu do ewidencji – waloryzacja, rabaty, korekty
Często zdarza się, że po przekazaniu środka trwałego do używania następuje korekta ceny (np. rabat, dopłata, waloryzacja kontraktu). Jak rozliczyć taką zmianę?
- Każda zmiana kwoty należnej sprzedawcy (w górę lub w dół), niezależnie od terminu jej powstania, wymaga korekty wartości początkowej środka trwałego (lub WNiP).
- Zmiana wpływa na odpisy amortyzacyjne dokonywane po dacie korekty, ale nie wymaga cofania rozliczeń za poprzednie lata.
Przykład 5 – rabat na sprzęt po zakupie
Firma „NovaTech” kupuje serwer za 50 000 zł. Po pół roku otrzymuje rabat od sprzedawcy w wysokości 3 000 zł, rozliczony fakturą korygującą.
Firma obniża wartość początkową środka trwałego do 47 000 zł i dokonuje od tej kwoty dalszych odpisów amortyzacyjnych.
Odpłatna zamiana i inne nietypowe przypadki nabycia
Umowa zamiany jest traktowana podatkowo jako odpłatne nabycie – wartość początkowa ustalana jest na podstawie wartości przekazanego składnika majątku, a nie wartości rynkowej nabywanego środka trwałego.
W praktyce oznacza to konieczność wyceny przekazywanego majątku, najlepiej przez rzeczoznawcę.
Przykład 6 – zamiana nieruchomości
Spółka „Bud-Inwest” w zamian za magazyn o wartości 1 000 000 zł przekazuje kontrahentowi działkę budowlaną o tej samej wartości.
Dla celów amortyzacji nowy składnik (magazyn) wprowadzony zostaje do ewidencji według wartości 1 000 000 zł, niezależnie od wartości rynkowej samego magazynu.
Materiały eksploatacyjne, części zamienne, wyposażenie
Materiały eksploatacyjne i części zamienne nabyte wraz ze środkiem trwałym nie zwiększają wartości początkowej, jeśli nie stanowią integralnej części wyposażenia w momencie oddania środka do używania.
Koszty tych materiałów rozliczasz jako koszt uzyskania przychodu w momencie ich zużycia.
Wyjątek: Jeśli środek trwały jest sprzedawany „w pakiecie” z określonym wyposażeniem (np. maszyna z kompletem narzędzi do pracy, wpisanych w umowie jako całość), wtedy całkowity koszt nabycia zwiększa wartość początkową.
Kluczowe wnioski i praktyczne wskazówki
- Wartość początkowa środka trwałego lub WNiP to cena nabycia powiększona o wszystkie niezbędne koszty poniesione do dnia oddania do używania, pomniejszona o VAT, gdy przysługuje odliczenie.
- Dokumentuj dokładnie wszystkie wydatki związane z zakupem i oddaniem środka trwałego do używania – to pozwoli uniknąć sporów z organem podatkowym.
- Koszty poniesione po dacie oddania do używania rozliczasz bezpośrednio w kosztach, a nie przez zwiększenie wartości początkowej.
- Rabat lub dopłata po zakupie – zawsze koryguje wartość początkową i przyszłe odpisy amortyzacyjne.
- W przypadkach wątpliwych (np. kosztów nietypowych, usług doradczych czy pośrednictwa) warto odwołać się do najnowszych interpretacji podatkowych lub wystąpić o własną interpretację indywidualną.
Podstawa prawna
- art. 16g ust. 1 pkt 1, ust. 3 i ust. 4 – ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. 1992 nr 21 poz. 86 z późn. zm.)
- art. 22g ust. 1 pkt 1, ust. 3 – ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350 z późn. zm.)
Tematy porad zawartych w poradniku
- ustalanie wartości początkowej środka trwałego 2025
- koszty nabycia środków trwałych a podatki
- amortyzacja środka trwałego po zmianie ceny
- VAT w wartości początkowej środka trwałego
- zamiana środków trwałych a ewidencja księgowa