Wielu przedsiębiorców staje przed dylematem, jak prawidłowo rozliczać środki trwałe i wartości niematerialne i prawne (WNiP) o stosunkowo niewielkiej wartości. To istotne zagadnienie, które bezpośrednio wpływa na wysokość kosztów uzyskania przychodów, a co za tym idzie – na podatki. Poznaj aktualne zasady rozliczania niskocennych środków trwałych oraz WNiP w firmie i dowiedz się, na co zwrócić szczególną uwagę, aby uniknąć błędów podczas amortyzacji oraz księgowania tych składników majątku.
Na czym polega rozliczanie niskocennych środków trwałych i WNiP?
W przypadku środków trwałych oraz WNiP o wartości początkowej nieprzekraczającej 10 000 zł, polski ustawodawca pozostawił przedsiębiorcom wybór sposobu rozliczenia wydatku. Możliwości te wynikają z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (u.p.d.o.p.), a dokładnie z art. 16d ust. 1 oraz art. 16f ust. 3.
Jeżeli nabywasz składnik majątku (np. laptop, drukarka, oprogramowanie, licencja), którego wartość początkowa w dniu przyjęcia do używania wynosi nie więcej niż 10 000 zł, możesz:
- Zaliczyć wydatek bezpośrednio w koszty uzyskania przychodu – bez dokonywania odpisów amortyzacyjnych,
- Rozpocząć amortyzację tego środka trwałego lub WNiP i dokonać odpisu jednorazowego w miesiącu oddania do używania lub w miesiącu następnym,
- Rozpocząć amortyzację „na zwykłych zasadach” – rozkładając odpisy w czasie zgodnie z ustawowymi stawkami.
Każda z tych opcji ma swoje praktyczne konsekwencje. Zwróć uwagę, że wybór należy do podatnika i jest uprawnieniem, a nie obowiązkiem.
Jak poprawnie ustalić wartość początkową środka trwałego lub WNiP?
Kluczowe dla zastosowania powyższych zasad jest prawidłowe ustalenie wartości początkowej środka trwałego lub WNiP. Musisz pamiętać, że wartość początkową ustala się zgodnie z regułami określonymi w art. 16g u.p.d.o.p. i obejmuje ona m.in.:
- cenę nabycia,
- koszty związane z zakupem (np. transport, montaż, instalacja),
- inne wydatki poniesione w celu przystosowania środka trwałego do używania.
Zaniżenie wartości początkowej (np. przez nieuwzględnienie części kosztów) jest naruszeniem przepisów i może prowadzić do błędnego rozliczenia kosztów podatkowych. Organy podatkowe mogą wówczas zakwestionować Twoje rozliczenie.
Przykład nr 1: Jednorazowa amortyzacja komputera w biurze rachunkowym
Biuro rachunkowe „FinBest” z Warszawy zakupiło w maju 2024 r. komputer stacjonarny za 9 700 zł netto. Dodatkowo zapłacono 500 zł za transport i instalację sprzętu. Łączna wartość początkowa wyniosła więc 10 200 zł. Mimo że cena zakupu była niższa niż 10 000 zł, po doliczeniu kosztów transportu i instalacji przekroczony został ustawowy limit.
Efekt? Komputer należy amortyzować na zasadach ogólnych – w określonym czasie, stosując stawkę przewidzianą w ustawie. Nie ma możliwości dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego ani zaliczenia całości wydatku bezpośrednio do kosztów.
Przykład nr 2: Niskocenny sprzęt w sklepie internetowym
Sklep internetowy „TopGadżet” z Poznania kupił w czerwcu 2024 r. drukarkę za 1 200 zł netto oraz licencję na oprogramowanie do obsługi zamówień za 6 500 zł netto. W obu przypadkach przedsiębiorca może:
- albo zaliczyć wydatek od razu do kosztów uzyskania przychodu (nie dokonując odpisów amortyzacyjnych),
- albo wybrać jednorazowy odpis amortyzacyjny w miesiącu przyjęcia środka trwałego lub WNiP do używania (lub w miesiącu następnym),
- albo rozpocząć „standardową” amortyzację.
Ostateczny wybór metody rozliczenia należy do właściciela sklepu i powinien być udokumentowany (np. w polityce rachunkowości firmy).
Kiedy można skorzystać z jednorazowego odpisu amortyzacyjnego?
Zgodnie z art. 16f ust. 3 u.p.d.o.p. możesz dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego, jeśli wartość początkowa środka trwałego lub WNiP nie przekracza 10 000 zł. Przy czym:
- dotyczy to zarówno składników nabytych, jak i wytworzonych we własnym zakresie,
- możliwość ta przysługuje niezależnie od rodzaju składnika majątku (o ile spełnia on kryteria środka trwałego lub WNiP),
- podatnik sam decyduje, czy zalicza składnik do środków trwałych i wpisuje go do ewidencji.
W przypadku, gdy wybierzesz tę opcję, dokonujesz jednorazowego odpisu w miesiącu przyjęcia do używania lub w miesiącu następnym.
Ważna uwaga
Jeżeli zdecydujesz się na zastosowanie art. 16d ust. 1 u.p.d.o.p. i zaliczenie wydatku od razu do kosztów, nie wprowadzasz składnika majątku do ewidencji środków trwałych.
Czy możliwa jest jednorazowa amortyzacja kosztów ulepszenia środka trwałego?
Tak, jeśli koszt prac ulepszeniowych (np. modernizacja, rozbudowa) nie przekroczy 10 000 zł, także tę kwotę można jednorazowo zaliczyć w koszty (art. 16f ust. 3 u.p.d.o.p.). Nawet gdy suma początkowej wartości środka trwałego i kolejnych ulepszeń łącznie przekroczy 10 000 zł, nie oznacza to automatycznie naruszenia przepisów – liczy się każdorazowy koszt ulepszenia.
Jeśli jednak pojedynczy koszt ulepszenia przekroczy 10 000 zł, należy dokonywać odpisów amortyzacyjnych od zwiększonej wartości początkowej (już według zasad ogólnych).
Podsumowanie – jaką metodę wybrać i na co uważać?
- Wybór metody rozliczenia niskocennego środka trwałego należy do Ciebie – możesz koszt ująć bezpośrednio, dokonać jednorazowej amortyzacji lub rozliczać odpisy w czasie.
- Pamiętaj o prawidłowym ustaleniu wartości początkowej – uwzględnij wszystkie wydatki związane z zakupem lub wytworzeniem.
- Decyzja o sposobie rozliczenia powinna być udokumentowana w firmowej polityce rachunkowości.
- W przypadku ulepszeń niskocennych środków trwałych obowiązują te same limity.
- Jeśli masz wątpliwości, skonsultuj wybór z doradcą podatkowym lub księgowym.
Podstawa prawna
- art. 16d ust. 1, art. 16e ust. 3, art. 16f ust. 3, art. 16g, art. 16a ust. 2, art. 16b ust. 2 – Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. 2023 poz. 2805 ze zm.).
Tematy porad zawartych w poradniku
- amortyzacja środków trwałych do 10 000 zł
- rozliczanie niskocennych środków trwałych 2025
- jednorazowa amortyzacja WNiP poniżej 10 000 zł