Każdy przedsiębiorca kupujący do firmy kosztowny sprzęt lub inne składniki majątku musi zdecydować, czy zaliczyć dany wydatek od razu do kosztów uzyskania przychodów, czy potraktować go jako środek trwały lub wartość niematerialną i prawną (WNiP) i rozliczać stopniowo poprzez odpisy amortyzacyjne. To wybór, który ma konkretne skutki podatkowe. Co jednak w sytuacji, gdy po kilku miesiącach zmienisz zdanie i zdecydujesz, że zakupiony składnik jednak powinien stać się środkiem trwałym? Dowiedz się, jak poprawnie rozliczyć taką zmianę i jak uniknąć problemów w razie kontroli podatkowej.
Kiedy i dlaczego zmiana przeznaczenia składnika majątku jest istotna?
Decyzja o tym, czy komputer, maszyna czy inny zakupiony składnik majątku ma trafić do kosztów uzyskania przychodów w całości, czy zostać środkiem trwałym, powinna być dobrze przemyślana. Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych daje jednak możliwość korekty tej decyzji – nawet przed upływem roku od zakupu.
Dlaczego warto o tym wiedzieć?
- Zmiana przeznaczenia składnika majątku może być korzystna podatkowo – na przykład, gdy okaże się, że będziesz używać sprzętu dłużej niż rok, lub jego wartość przekracza 10 000 zł.
- W przypadku błędnego rozliczenia możesz narazić się na odsetki, konieczność korekty deklaracji i spór z urzędem skarbowym.
Jak wygląda zmiana charakteru składnika majątku według przepisów?
Na czym polega zmiana?
Jeśli początkowo wydatek na zakup składnika majątku (np. sprzętu biurowego) zaliczysz w całości do kosztów uzyskania przychodów, ale po kilku miesiącach zdecydujesz, że jednak powinien to być środek trwały, masz prawo zmienić tę decyzję. Musisz jednak skorygować wcześniejsze rozliczenia podatkowe.
Co mówi ustawa?
Zgodnie z art. 16e ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych:
„Przepisy ust. 1 stosuje się odpowiednio w przypadku zaliczenia wydatków na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie składników majątku o wartości początkowej przekraczającej 10 000 zł do kosztów uzyskania przychodów, a następnie zaliczenia tych składników do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych przed upływem roku od dnia ich nabycia lub wytworzenia; w tym przypadku odsetki nalicza się do dnia zaliczenia ich do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych”.
Jak przeprowadzić korektę rozliczeń podatkowych? Instrukcja krok po kroku
1. Korekta kosztów uzyskania przychodów
Gdy podejmiesz decyzję o zmianie przeznaczenia składnika majątku (np. w marcu kupujesz sprzęt i zaliczasz go w całości do kosztów, a w lipcu postanawiasz, że to będzie środek trwały):
- W miesiącu następującym po miesiącu zmiany (tu: sierpień) musisz zmniejszyć koszty uzyskania przychodów o całą kwotę, którą wcześniej wrzuciłeś w koszty.
- Jeśli dany składnik już byłby amortyzowany, zmniejszasz koszty o kwotę „netto”, czyli wartość początkową pomniejszoną o hipotetyczne odpisy amortyzacyjne należne za okres od nabycia do momentu zmiany.
2. Naliczanie odsetek
Jeśli korekta oznacza konieczność zapłaty wyższego podatku, należy doliczyć odsetki za zwłokę – za okres od miesiąca ujęcia kosztu do miesiąca dokonania korekty.
Przykład 1
Firma GreenLog kupiła w lutym 2025 roku drukarkę za 13 000 zł i od razu zaliczyła całą kwotę do kosztów uzyskania przychodów. W czerwcu 2025 roku właściciel postanowił jednak, że drukarka będzie wykorzystywana w firmie przez kilka lat i powinna być środkiem trwałym.
- W lipcu 2025 roku firma musi zmniejszyć koszty uzyskania przychodów o 13 000 zł.
- Jednocześnie wylicza hipotetyczne odpisy amortyzacyjne za marzec, kwiecień, maj i czerwiec (np. przy rocznej stawce amortyzacji 20% miesięczny odpis to 216,67 zł).
- Koszty są więc pomniejszone o 13 000 zł, ale powiększone o 866,68 zł (4 x 216,67 zł) – to hipotetyczne odpisy, jakie przysługiwałyby za minione miesiące.
- Do zaległości podatkowej doliczane są odsetki od kwoty, o którą zawyżono koszty.
Przykład 2
Przedsiębiorstwo Czerwony Dąb w maju 2025 roku kupiło komputer za 11 500 zł i zaliczyło wydatek bezpośrednio do kosztów. W listopadzie tego samego roku postanowiono, że komputer będzie użytkowany dłużej niż rok, więc powinien być środkiem trwałym.
- W grudniu 2025 roku trzeba zmniejszyć koszty uzyskania przychodów o 11 500 zł.
- Następnie oblicza się hipotetyczne odpisy amortyzacyjne od czerwca do listopada (6 miesięcy).
- Różnicę należy rozliczyć w bieżącej deklaracji podatkowej.
- Odsetki liczy się za okres od maja do grudnia.
O czym pamiętać dokonując korekty?
- Zmiana przeznaczenia składnika majątku musi być udokumentowana – warto sporządzić odpowiednią notatkę lub uchwałę (np. w przypadku spółki).
- Korektę rozlicza się na bieżąco – nie czekaj na koniec roku podatkowego.
- Odsetki za zwłokę są obowiązkowe, jeżeli korekta powoduje powstanie zaległości podatkowej.
- Pamiętaj, że fiskus analizuje zarówno dokumentację, jak i faktyczne wykorzystanie składnika majątku.
Podsumowanie – kluczowe wnioski
- Masz prawo zmienić decyzję co do zaliczenia wydatku do kosztów lub środków trwałych przed upływem roku.
- Zmiana wymaga bieżącej korekty rozliczeń podatkowych i doliczenia odsetek.
- Kluczowa jest prawidłowa dokumentacja i rozliczenie hipotetycznych odpisów amortyzacyjnych.
- Zawsze warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym przed dokonaniem takiej zmiany, aby uniknąć błędów i ewentualnych sankcji.
Podstawa prawna
- art. 16d, art. 16e ust. 1 i ust. 2 – Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. 1992 nr 21 poz. 86, ze zm.)
Tematy porad zawartych w poradniku
- zmiana przeznaczenia środka trwałego 2025
- korekta kosztów podatkowych przed upływem roku
- rozliczenie odsetek przy korekcie kosztów
- ewidencja środków trwałych zmiana decyzji