Prawidłowe rozliczenie składników majątku firmy to jeden z kluczowych obowiązków każdego przedsiębiorcy. Zasady zaliczania rzeczy i praw do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych (WNiP) mają bezpośredni wpływ na podatki, koszty uzyskania przychodów i bezpieczeństwo w razie kontroli. Przepisy nie pozostawiają tu zbyt wiele swobody – warto wiedzieć, jakie skutki podatkowe grożą za niewłaściwą kwalifikację majątku, szczególnie gdy okres używania rzeczy przekroczy rok.
Kiedy musisz uznać składnik majątku za środek trwały lub WNiP?
Zgodnie z art. 16e ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: u.p.d.o.p.), jeśli nabywasz lub wytwarzasz składniki majątku (rzeczy, prawa), które:
- są wymienione w art. 16a ust. 1 (środki trwałe) lub art. 16b ust. 1 (WNiP),
- ich wartość początkowa przekracza 10 000 zł,
- planujesz używać je przez rok lub krócej, więc nie zaliczasz ich do środków trwałych / WNiP,
a w praktyce używasz je ponad rok – masz obowiązek:
- W pierwszym miesiącu po upływie roku od rozpoczęcia używania wprowadzić ten składnik do ewidencji środków trwałych lub WNiP w cenie nabycia lub koszcie wytworzenia.
- Skorygować koszty uzyskania przychodów o różnicę między wartością początkową a „hipotetycznymi” odpisami amortyzacyjnymi, które byś naliczył, gdyby składnik był od początku środkiem trwałym / WNiP.
- Amortyzować taki składnik według podstawowej stawki (metoda liniowa) przewidzianej dla danej kategorii, bez możliwości wyboru wyższych stawek czy amortyzacji degresywnej.
- Wpłacić do urzędu skarbowego odsetki podatkowe od wydatku zaliczonego pierwotnie do kosztów – liczone od dnia zaliczenia wydatku do kosztów do dnia przekroczenia roku używania.
To nie tylko sankcja – to także uporządkowanie rozliczeń w księgach i podatkach, które zapobiega późniejszym sporom z organami podatkowymi.
Jakie składniki majątku obejmuje art. 16e u.p.d.o.p.?
Przepis dotyczy zwykłych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, czyli:
- rzeczy i praw, które są wymienione odpowiednio w art. 16a ust. 1 i art. 16b ust. 1 u.p.d.o.p.,
- nabyte lub wytworzone za wartość początkową powyżej 10 000 zł,
- z wyłączeniem: inwestycji w obcych środkach trwałych, budynków i budowli na cudzym gruncie, składników będących przedmiotem leasingu finansowego, taboru morskiego w budowie (art. 16a ust. 2), wartości firmy i kosztów prac rozwojowych (art. 16b ust. 2).
Uwaga: Powyższe wyłączenia wynikają wprost z przepisów. Dla tych składników przewidywany okres używania nie ma znaczenia – są środkami trwałymi/WNiP zawsze, niezależnie od planu użycia.
Na czym polega „przewidywany okres używania”?
Przepisy podkreślają, że kluczowa jest subiektywna ocena podatnika co do okresu używania składnika majątku. Oznacza to, że decydujący jest plan przedsiębiorcy, a nie obiektywne właściwości rzeczy czy prawa. Jednak – jeżeli faktyczny okres używania przekroczy rok, urząd może weryfikować, czy ocena podatnika była rzetelna.
Okres „rok lub krócej” liczymy dzień do dnia. Jeśli przekroczysz rok używania nawet o jeden dzień, masz obowiązek zaliczenia składnika do środków trwałych / WNiP i dokonania odpowiednich korekt.
Przykład 1
Firma „Techno-Solutions” nabyła w lutym 2023 roku specjalistyczny laptop o wartości 13 500 zł, planując jego intensywne wykorzystanie w projekcie trwającym do końca stycznia 2024 roku (czyli przez 12 miesięcy). Laptop nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych. Projekt uległ jednak wydłużeniu, a laptop był używany do końca marca 2024 roku (czyli ponad rok).
Skutek: Firma w kwietniu 2024 roku musi:
- wprowadzić laptop do ewidencji środków trwałych z wartością początkową 13 500 zł,
- obniżyć koszty uzyskania przychodów o różnicę między 13 500 zł a „hipotetyczną” wartością odpisów amortyzacyjnych, jakie naliczyłaby przez okres 14 miesięcy (od lutego 2023 do marca 2024), według stawki amortyzacyjnej przewidzianej dla sprzętu komputerowego,
- od kwietnia 2024 kontynuować amortyzację laptopa metodą liniową,
- wpłacić odsetki do urzędu skarbowego za okres od lutego 2023 do końca marca 2024.
Co się dzieje, jeśli zakończysz używanie przed upływem roku?
Jeśli rzeczywiście przestaniesz używać składnika majątku (np. sprzedaż, likwidacja, wycofanie z użycia) przed upływem roku, nie musisz go zaliczać do środków trwałych / WNiP, nawet jeśli pierwotnie planowałeś dłuższe użytkowanie. Ale uwaga: urząd może weryfikować faktyczne okoliczności. Przerwa w użytkowaniu musi być definitywna (nie można ponownie wprowadzić składnika do użycia po przerwie).
Przykład 2
Przedsiębiorca z Gdańska, prowadzący firmę marketingową, w sierpniu 2024 roku kupił projektor o wartości 12 500 zł z zamiarem wykorzystania wyłącznie na czas sześciomiesięcznej kampanii. Po zakończeniu projektu sprzęt został sprzedany w lutym 2025 roku.
Skutek: Nie ma obowiązku ujmowania projektora jako środka trwałego/WNiP, bo nie został użyty ponad rok. Organy podatkowe mogą jednak zbadać, czy okres rzeczywistego używania był zgodny z deklaracją.
Jak rozumieć „faktyczny okres używania”?
Okres używania to nie tylko czas rzeczywistego korzystania ze składnika majątku. W rozumieniu podatkowym do „używania” zalicza się także:
- okres pozostawania składnika w gotowości do użycia,
- czas napraw, konserwacji,
- okresy przestoju, jeśli składnik jest nadal przeznaczony do działalności gospodarczej.
Zwróć uwagę: Samo niewykorzystywanie składnika nie wyklucza uznania, że był on „używany” w rozumieniu podatkowym, jeśli pozostawał do dyspozycji firmy.
Jak poprawnie rozliczyć korektę i odsetki?
Obowiązki podatkowe po przekroczeniu roku używania składnika majątku musisz zrealizować w pierwszym miesiącu po miesiącu, w którym upłynął rok. Nie musisz korygować wcześniejszych okresów – korektę przeprowadzasz na bieżąco. W tym miesiącu:
- Wprowadzasz składnik do ewidencji środków trwałych lub WNiP (cena nabycia lub koszt wytworzenia).
- Obniżasz bieżące koszty uzyskania przychodów o różnicę między wartością początkową a sumą hipotetycznych odpisów amortyzacyjnych, liczonych wg stawek podstawowych.
- Nalicz odsetki od pierwotnie zaliczonych do kosztów wydatków (od dnia ich zaliczenia do kosztów do dnia przekroczenia roku używania), korzystając ze stawki odsetek za zwłokę obowiązującej w dniu wprowadzenia do ewidencji.
- Odsetki te musisz wpłacić do 20 dnia miesiąca dokonania korekty i wykazać w rocznym zeznaniu podatkowym.
Ważne:
- Odsetki liczymy od dnia dokonania księgowego ujęcia kosztów do dnia przekroczenia roku użytkowania.
- Obniżenie kosztów uzyskania przychodów dotyczy tego samego źródła przychodów, co pierwotny wydatek.
- Nie można korzystać z podwyższonych stawek czy metod amortyzacji przyspieszonej.
Czy fiskus może kwestionować stosowanie tych zasad?
Sam fakt, że regularnie sprzedajesz rzeczy przed upływem roku, nie jest automatycznie uznawany za obejście prawa. Przepisy podatkowe wprost pozwalają nie ujmować takich składników w ewidencji środków trwałych, jeśli nie przekraczają one rocznego okresu użytkowania. Stosowanie tej zasady nie może być kwalifikowane jako nadużycie prawa w rozumieniu przepisów o klauzuli przeciwko unikaniu opodatkowania (art. 119a i następne Ordynacji podatkowej).
Podsumowanie – najważniejsze wnioski i wskazówki dla przedsiębiorców
- Jeśli przewidujesz, że składnik majątku o wartości powyżej 10 000 zł będziesz używać dłużej niż rok, od razu wprowadź go do ewidencji środków trwałych / WNiP.
- Jeśli planujesz używać rzecz/prawo przez rok lub krócej, nie musisz jej ujmować w EŚT/WNiP, ale jeśli przekroczysz rok, musisz skorygować rozliczenia zgodnie z art. 16e u.p.d.o.p.
- Skoryguj koszty uzyskania przychodów i nalicz odsetki – w bieżącym okresie rozliczeniowym, bez wstecznych korekt.
- Zwróć uwagę, że okres używania liczysz „dzień do dnia” – nawet jeden dzień dłużej zobowiązuje Cię do korekty.
- Przy planowaniu inwestycji i zakupu majątku warto z góry rozważyć, czy rzeczywiście okres używania będzie krótszy niż rok – to pozwala uniknąć korekt i komplikacji.
Podstawa prawna
- art. 16e ust. 1, art. 16a ust. 1 i 2, art. 16b ust. 1 i 2, art. 16g, art. 16m – Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. 2023 poz. 2805 z późn. zm.)
- art. 119a i nast. – Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. 2023 poz. 2383 z późn. zm.)
Tematy porad zawartych w poradniku
- zaliczenie składnika do środków trwałych 2025
- korekta kosztów uzyskania przychodów po roku
- odsetki podatkowe za nieprawidłową klasyfikację majątku
- praktyka ewidencji środków trwałych i WNiP
Przydatne strony urzędowe: