Prawidłowe prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (WNiP) to jeden z kluczowych obowiązków każdej firmy rozliczającej się podatkiem CIT. Pozwala to nie tylko na prawidłowe ustalenie wysokości odpisów amortyzacyjnych, ale również na uniknięcie sporów z organami podatkowymi oraz sankcji za nieprawidłowe rozliczenia. W tym poradniku wyjaśniam, na czym polega ewidencja środków trwałych, jakie są najważniejsze terminy oraz jakich błędów unikać w praktyce.
Na czym polega ewidencja środków trwałych w CIT?
Zgodnie z art. 16d ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (u.p.d.o.p.), środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne, o których mowa w art. 16a–16c u.p.d.o.p., należy wprowadzić do ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania. Przekroczenie tego terminu skutkuje tzw. „ujawnieniem środka trwałego” i wywołuje określone konsekwencje podatkowe, o czym dalej.
Ewidencja środków trwałych (często określana skrótem EŚT) to wyodrębniona część ewidencji rachunkowej, w której należy odnotować szczegółowe dane dotyczące posiadanych przez firmę środków trwałych oraz WNiP – takich jak wartość początkowa, przyjęta metoda i stawka amortyzacji, a także wysokość dokonanych już odpisów amortyzacyjnych.
Czym jest „przekazanie do używania”?
Ustawa nie wymaga tu formalnego protokołu czy dokumentu – kluczowe jest faktyczne rozpoczęcie korzystania ze składnika majątku w działalności firmy. Może to być np. oddanie nowej maszyny do produkcji czy instalacja oprogramowania, które już jest wykorzystywane przez pracowników. Nie jest natomiast istotne, czy dany środek trwały lub WNiP został faktycznie użyty w danym miesiącu – liczy się to, że jest gotowy i przeznaczony do działalności gospodarczej.
Praktyczne zasady prowadzenia ewidencji środków trwałych
Co musi zawierać ewidencja?
Zgodnie z art. 9 ust. 1 u.p.d.o.p., ewidencja rachunkowa (a więc również EŚT) musi być prowadzona w taki sposób, aby umożliwiała:
- ustalenie wysokości dochodu lub straty,
- wyliczenie podstawy opodatkowania oraz należnego podatku,
- określenie szczegółowych informacji niezbędnych do obliczania odpisów amortyzacyjnych, zgodnie z art. 16a–16m u.p.d.o.p.
W praktyce oznacza to, że w ewidencji powinny znaleźć się m.in.:
- data przyjęcia środka trwałego/WNiP do używania,
- wartość początkowa,
- przyjęta metoda oraz stawka amortyzacji,
- kwoty dotychczasowych odpisów amortyzacyjnych,
- informacje o ewentualnych zmianach wartości początkowej (np. w wyniku ulepszenia).
Kiedy i jak dokonać wpisu do ewidencji?
- Najpóźniej w miesiącu przekazania do używania – wpis do ewidencji powinien nastąpić nie później niż w tym samym miesiącu, w którym środek trwały został oddany do używania.
- Nie ma obowiązku sporządzania dodatkowych dokumentów, protokołów czy oświadczeń. Samo dokonanie wpisu w ewidencji rachunkowej jest wystarczającym potwierdzeniem.
- W przypadku spóźnienia z wpisem – późniejsze wprowadzenie uznaje się za ujawnienie środka trwałego (art. 16h ust. 1 pkt 4 u.p.d.o.p.), co rodzi określone konsekwencje podatkowe.
Czego nie należy ujmować w ewidencji?
Nie wszystkie składniki majątku muszą trafiać do EŚT. Przykładowo, niskocenne składniki majątku, które podatnik jednorazowo zaliczył do kosztów uzyskania przychodów (np. drobne wyposażenie do 10 000 zł), nie są ewidencjonowane jako środki trwałe.
Podobnie, w przypadku składników majątku objętych art. 16d ust. 1 u.p.d.o.p. – wydatki na ich nabycie bezpośrednio stanowią koszt, a sam składnik nie uzyskuje statusu środka trwałego.
Przykład 1
Firma produkcyjna TechMet Sp. z o.o. w marcu 2025 r. zakupiła nową tokarkę o wartości 85 000 zł. Tokarka została zamontowana na hali produkcyjnej i od 27 marca rozpoczęto jej użytkowanie. Najpóźniej w marcu 2025 r. powinna zostać wprowadzona do ewidencji środków trwałych z podaniem wszystkich niezbędnych danych (wartość początkowa, metoda amortyzacji, stawka itd.).
Przykład 2
Agencja reklamowa „MediaFlash” kupiła oprogramowanie graficzne za 8 000 zł. Zostało ono zainstalowane 18 kwietnia 2025 r. na komputerze służbowym i od tego dnia jest dostępne dla zespołu grafików. Ponieważ jego wartość nie przekracza limitu 10 000 zł, spółka zdecydowała się zaliczyć wydatek jednorazowo w koszty. Nie musi zatem ujmować oprogramowania w ewidencji środków trwałych ani prowadzić odpisów amortyzacyjnych.
Skutki błędnego lub opóźnionego wpisu do ewidencji
Brak wpisu do EŚT oznacza, że firma nie ma prawa do dokonywania odpisów amortyzacyjnych od tego środka trwałego (WNiP), a tym samym nie może zaliczyć ich do kosztów podatkowych. Wprowadzenie składnika po terminie skutkuje „ujawnieniem” i odpisy amortyzacyjne liczy się od następnego miesiąca po ujawnieniu.
Orzecznictwo sądów administracyjnych konsekwentnie potwierdza, że nie jest dopuszczalne wsteczne ujawnienie środka trwałego, czyli wpisanie go do ewidencji z datą wcześniejszą niż faktyczna data wpisu. Przykładowo, w wyroku WSA w Warszawie z 27.11.2019 r. (II SA/Wa 897/19) podkreślono, że ujawnienie składnika majątku następuje w momencie dokonania wpisu, a nie z mocą wsteczną.
Podsumowanie – najważniejsze wskazówki
- Wpis do ewidencji środków trwałych i WNiP musi nastąpić najpóźniej w miesiącu przekazania do używania.
- Bez wpisu do EŚT nie można rozpocząć amortyzacji podatkowej.
- Nie wpisuj do ewidencji składników, które zaliczasz jednorazowo do kosztów (do 10 000 zł).
- Spóźniony wpis skutkuje „ujawnieniem” – odpisy naliczasz dopiero od następnego miesiąca.
- Nie można ujawniać środka trwałego wstecznie.
- Nie musisz sporządzać dodatkowych dokumentów – wpis w ewidencji jest wystarczający.
Podstawa prawna
- art. 9 ust. 1, art. 16a–16m, art. 16d ust. 2, art. 16h ust. 1 pkt 4 – ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. 2024 poz. 680 z późn. zm.)
- art. 22d ust. 2, art. 22a–22m – ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 2024 poz. 2262 z późn. zm.)
Tematy porad zawartych w poradniku
- prowadzenie ewidencji środków trwałych CIT
- ujawnienie środka trwałego konsekwencje
- amortyzacja środków trwałych 2025
- terminy wpisu do ewidencji środków trwałych
Przydatne adresy urzędowe: