Wartości niematerialne i prawne (WNiP) stanowią istotny składnik majątku wielu firm, a ich prawidłowa kwalifikacja ma bezpośredni wpływ na rozliczenia podatkowe oraz prowadzenie ksiąg rachunkowych. Jednym z podstawowych warunków, który musi zostać spełniony, aby nabyte prawo mogło być zaliczone do WNiP, jest przewidywany okres jego używania dłuższy niż rok. Praktyczne zrozumienie tego wymogu pozwoli Ci uniknąć nieprawidłowych rozliczeń oraz ewentualnych sporów z organami podatkowymi.
Kiedy nabyte prawo staje się wartością niematerialną i prawną?
Aby dane prawo mogło zostać ujęte jako WNiP, musi spełniać kilka kluczowych kryteriów. Jednym z nich jest przewidywany czas wykorzystywania tego prawa. Zgodnie z art. 16b ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (u.p.d.o.p.), do WNiP można zaliczyć prawa przewidziane do używania przez okres dłuższy niż rok. Podobne kryterium dotyczy środków trwałych, jednak w przypadku praw niematerialnych należy dodatkowo uwzględnić ich specyfikę.
Jak ocenić okres wykorzystywania prawa?
Najważniejsze jest to, że o okresie wykorzystywania przesądza przede wszystkim treść prawa, czyli to, co wynika z zawartej umowy lub przepisów regulujących dane prawo. Przykładowo:
- Licencje lub prawa użytkowania udzielone na okres do roku – nie stanowią WNiP, ponieważ nie spełniają kryterium przewidywanego okresu użytkowania dłuższego niż rok.
- Prawa nabyte z zamiarem odsprzedaży w ciągu roku – nawet jeśli ich rodzaj odpowiada katalogowi z art. 16b u.p.d.o.p., również nie będą WNiP.
Organy podatkowe stoją na stanowisku, że decydujący jest nie tylko okres, na jaki prawo zostało nabyte, ale również faktyczny zamiar podatnika co do wykorzystania tego prawa.
Przykład 1 – Licencja na oprogramowanie
Firma informatyczna NetSoft sp. z o.o. nabyła licencję na użytkowanie specjalistycznego programu komputerowego. Umowa została zawarta na okres 9 miesięcy, po którym licencja wygasa automatycznie, a firma nie ma prawa jej przedłużyć ani wykupić. Mimo że program mógłby być zaliczony do WNiP, krótki czas trwania licencji (poniżej roku) uniemożliwia takie rozliczenie. Koszt licencji należy więc zaksięgować jako koszt uzyskania przychodu w momencie poniesienia wydatku, a nie jako WNiP.
Przykład 2 – Know-how nabyte z zamiarem dalszej odsprzedaży
Przedsiębiorstwo GreenTech S.A. nabyło pakiet know-how dotyczący produkcji ekologicznych opakowań. Już w chwili zakupu firma wiedziała, że po pół roku sprzeda te prawa zagranicznemu partnerowi, który zaoferował korzystne warunki. Mimo że know-how jako prawo jest wymienione w katalogu WNiP, zamiar odsprzedaży przed upływem roku powoduje, że nie spełnia ono kryterium WNiP. Wydatek ten rozliczany jest jako koszt działalności bieżącej, a nie jako środek trwały.
Jak rozliczać koszty nabycia praw na okres krótszy niż rok?
Zgodnie z interpretacjami podatkowymi, wydatki na nabycie praw, które mają być wykorzystywane krócej niż rok, są traktowane jako koszty uzyskania przychodu inne niż bezpośrednio związane z przychodami. Oznacza to, że można je rozliczyć w momencie ich poniesienia, bez konieczności rozliczania w czasie. Przykład takiej interpretacji znajduje się w piśmie Dyrektora Izby Skarbowej w Gdańsku z dnia 10.08.2020 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.185.2020.2.BS, który podkreślił, że wydatki poniesione na licencje udzielone na okres krótszy niż rok nie mogą być uznane za WNiP i należy je jednorazowo ująć w kosztach.
Co się dzieje, gdy okres używania przekroczy rok?
Zdarza się, że przedsiębiorca początkowo planował wykorzystywać dane prawo przez okres krótszy niż rok, jednak w trakcie użytkowania dochodzi do przedłużenia umowy lub zmiany decyzji. W takich przypadkach zastosowanie znajduje art. 16e ust. 1 u.p.d.o.p., który reguluje sposób postępowania, gdy okres używania faktycznie przekroczy rok. Wówczas, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął rok używania, należy zacząć amortyzować wartość początkową prawa zgodnie z przepisami dotyczącymi WNiP.
Okres wykorzystywania prawa – szczegółowe omówienie praktycznych przypadków
Aby jeszcze lepiej zobrazować zasady kwalifikacji okresu wykorzystywania prawa do WNiP, poniżej przedstawiam dodatkowe przykłady i praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców.
Przykład 3 – Licencja na korzystanie z patentu
Firma farmaceutyczna MedicaNova S.A. podpisała umowę licencyjną na korzystanie z patentu dotyczącego innowacyjnej substancji chemicznej. Umowa licencyjna została zawarta na okres 3 lat, z opcją przedłużenia na kolejne lata. W tym przypadku nie ma wątpliwości, że prawo do korzystania z patentu należy zaliczyć do WNiP, ponieważ przewidywany okres używania prawa przekracza jeden rok. Wartość początkową tej licencji firma będzie rozliczać poprzez odpisy amortyzacyjne.
Przykład 4 – Licencja krótkoterminowa, z możliwością przedłużenia
Przedsiębiorstwo DigiWorld Sp. z o.o. zakupiło licencję na korzystanie z systemu analitycznego na okres 11 miesięcy, z zastrzeżeniem, że po upływie tego okresu będzie mogło zawrzeć kolejną umowę na następne 11 miesięcy. W momencie zawierania pierwszej umowy DigiWorld nie ma pewności, czy skorzysta z możliwości przedłużenia. W takiej sytuacji, przyjmując literalne brzmienie przepisów, licencja nie będzie stanowić WNiP w pierwszym okresie 11 miesięcy – przewidywany czas używania nie przekracza roku. Jeżeli po upływie 11 miesięcy firma zdecyduje się na przedłużenie i faktyczny okres korzystania przekroczy rok, należy zastosować art. 16e ust. 1 u.p.d.o.p. i rozpocząć amortyzację prawa począwszy od kolejnego miesiąca po upływie roku użytkowania.
Przykład 5 – Zakup prawa do wzoru przemysłowego z zamiarem dalszego zbycia
Firma projektowa DesignPro Sp. z o.o. zakupiła prawa do wzoru przemysłowego z rynku wtórnego. Zakup ten został dokonany wyłącznie w celu szybkiego zbycia prawa większemu kontrahentowi, z którym już prowadzone były negocjacje. Ostatecznie wzór został odsprzedany po upływie 5 miesięcy. Pomimo że prawo do wzoru przemysłowego spełnia definicję WNiP (jest wymienione w art. 16b ust. 1 u.p.d.o.p.), zamiar zbycia przed upływem roku oznacza, że wydatek nie powinien być ujmowany jako WNiP, lecz jako koszt bieżącej działalności.
Najczęstsze błędy przedsiębiorców w kwalifikacji okresu używania prawa
W praktyce przedsiębiorcy często popełniają dwa podstawowe błędy w zakresie okresu wykorzystywania praw:
- Błąd 1: automatyczne uznawanie wszystkich licencji lub praw niematerialnych za WNiP, niezależnie od ich przewidywanego okresu używania.
- Błąd 2: nieuwzględnianie własnego zamiaru gospodarczego, czyli np. planowania odsprzedaży prawa przed upływem roku, co wyklucza jego amortyzację jako WNiP.
Aby uniknąć takich błędów, warto każdorazowo przeanalizować umowę, okres jej obowiązywania oraz własny plan wykorzystania nabytego prawa.
Rozliczanie kosztów praw krótkoterminowych – krok po kroku
- Analiza treści umowy lub innego dokumentu potwierdzającego nabycie prawa
Sprawdź, na jaki okres zostało nabyte prawo lub udzielona licencja. - Weryfikacja własnego zamiaru gospodarczego
Przemyśl, czy planujesz korzystać z prawa dłużej niż rok czy krócej (np. odsprzedać, rozwiązać umowę). - Ustalenie sposobu ujęcia w księgach
- Okres do roku – wydatek ujmujesz bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodu w momencie poniesienia.
- Okres powyżej roku – prawo stanowi WNiP, ujmujesz je w ewidencji i rozliczasz poprzez odpisy amortyzacyjne.
- Weryfikacja w trakcie używania
Jeśli sytuacja się zmieni (np. przedłużysz umowę i okres użytkowania przekroczy rok), stosujesz art. 16e ust. 1 u.p.d.o.p. – od następnego miesiąca rozpoczynasz amortyzację.
Najważniejsze praktyczne wskazówki
- Zawsze czytaj dokładnie zapisy umów licencyjnych i innych dokumentów nabycia prawa – to z nich wynika przewidywany okres używania.
- Uwzględniaj swoje rzeczywiste plany gospodarcze. Jeśli planujesz szybką odsprzedaż – nie kwalifikuj prawa jako WNiP.
- Jeśli nie jesteś pewny, jak zakwalifikować dany wydatek, warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub biegłym rewidentem.
- W przypadku wątpliwości co do rozliczenia, możesz wystąpić o indywidualną interpretację podatkową.
Podsumowanie
Okres wykorzystywania prawa jest jednym z kluczowych kryteriów dla uznania prawa za wartość niematerialną i prawną. Przewidywany czas użytkowania krótszy niż rok oznacza, że wydatek powinien być rozliczany jednorazowo, a nie poprzez amortyzację. Ważne jest zarówno to, na jaki czas zostało nabyte prawo, jak i rzeczywisty zamiar podatnika co do wykorzystania tego prawa. Każdorazowo należy analizować zapisy umów oraz własną strategię biznesową. Zmiana planów w trakcie użytkowania prawa może wymagać aktualizacji sposobu rozliczania kosztów, zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Podstawa prawna
- art. 16b ust. 1, art. 16e ust. 1 – ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. 2024 poz. 474, ze zm.)
Tematy porad zawartych w poradniku
- kwalifikacja praw jako wartości niematerialnych i prawnych
- rozliczanie krótkoterminowych licencji 2025
- okres użytkowania praw podatki
- amortyzacja wartości niematerialnych i prawnych