Inwestycje w obcych środkach trwałych to temat, z którym bardzo często spotykają się przedsiębiorcy korzystający z cudzej infrastruktury – na przykład wynajmujący biura, hale czy sklepy. W praktyce powstaje wiele pytań o to, czy i jak można rozliczać poniesione nakłady na cudzą własność, jak wygląda amortyzacja oraz jakie są konsekwencje podatkowe. W tym poradniku, bazując na aktualnych przepisach i interpretacjach organów podatkowych, wyjaśniam zasady postępowania, typowe pułapki i praktyczne przykłady rozliczeń.
Czym jest inwestycja w obcym środku trwałym?
Pojęcie inwestycji w obcym środku trwałym pojawia się, gdy przedsiębiorca ponosi wydatki na ulepszenie lub wytworzenie składnika majątku, który nie należy do niego, lecz do innego podmiotu (np. właściciela wynajmowanego lokalu). Co istotne, właścicielem nakładów w rozumieniu prawa cywilnego pozostaje właściciel głównej rzeczy, a podatkowe „wyodrębnienie” tej inwestycji służy wyłącznie celom rozliczeniowym – nie oznacza powstania odrębnej własności.
W praktyce oznacza to, że:
- nakłady poniesione przez najemcę na cudzy środek trwały (np. na adaptację wynajętego biura) mogą być rozliczane jako inwestycja w obcym środku trwałym,
- taka inwestycja stanowi osobny składnik majątku w firmie najemcy – jest przedmiotem odrębnej amortyzacji,
- właściciel „rzeczy głównej” nadal pozostaje jedynym właścicielem całości na gruncie prawa cywilnego.
Co można uznać za inwestycję w obcym środku trwałym?
Aby wydatek kwalifikował się jako inwestycja w obcym środku trwałym, musi spełniać warunki ulepszenia lub wytworzenia środka trwałego, a nie być jedynie wydatkiem na bieżący remont, konserwację czy naprawę. Kluczowa jest trwała zmiana wartości użytkowej, standardu lub funkcjonalności danego środka trwałego.
Przykład 1:
Firma „Medikon” wynajmuje od firmy „Biały Most” lokal użytkowy pod działalność medyczną. Przed rozpoczęciem działalności „Medikon” ponosi nakłady na modernizację instalacji elektrycznej i montaż systemu klimatyzacji. Prace te nie polegają na wymianie starych, zużytych elementów, lecz istotnie podnoszą standard i funkcjonalność lokalu. Nakłady te mogą zostać zaliczone jako inwestycja w obcym środku trwałym i będą amortyzowane przez „Medikon”.
Przykład 2:
Firma „Hurt-Log” wynajmuje magazyn i ponosi wydatki na odmalowanie ścian oraz naprawę drzwi, które zostały uszkodzone. Tego rodzaju wydatki należy uznać za koszty remontu i bieżącej konserwacji, które nie są inwestycją w obcym środku trwałym, a mogą być bezpośrednio zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Kiedy inwestycja w cudzym majątku staje się środkiem trwałym firmy?
Aby inwestycja w obcym środku trwałym mogła być uznana za środek trwały podatnika (np. najemcy), musi on posiadać prawo do korzystania z tej rzeczy (np. na podstawie umowy najmu lub dzierżawy). Sam fakt poniesienia nakładów nie wystarcza – podatnik musi mieć prawo użytkowania zmodernizowanego składnika majątku na własne potrzeby przez przewidywany okres używania.
- Jeśli prace ulepszeniowe sfinansował właściciel – stanowią one ulepszenie jego własnego środka trwałego.
- Jeżeli prace ulepszeniowe sfinansował użytkownik (np. najemca), może on zaliczyć nakłady jako inwestycję w obcym środku trwałym – pod warunkiem, że sam z tych ulepszeń korzysta.
Wydatki na inwestycję w cudzym środku trwałym podlegają zaliczeniu do kosztów podatkowych pośrednio – przez odpisy amortyzacyjne od wartości początkowej inwestycji.
Amortyzacja inwestycji w obcym środku trwałym – kluczowe zasady
Podstawowe zasady amortyzacji inwestycji w obcym środku trwałym są takie same, jak w przypadku „zwykłych” środków trwałych. Oznacza to, że:
- Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się zgodnie ze stawkami wskazanymi w Wykazie stawek amortyzacyjnych (załącznik do ustawy o CIT),
- Wyjątkiem jest możliwość indywidualnego ustalenia stawek amortyzacyjnych dla inwestycji w obcych środkach trwałych (art. 16j ust. 4 ustawy o CIT) – dotyczy to jednak tylko określonych przypadków.
WAŻNE! Wyjątkowe traktowanie stawek amortyzacyjnych stanowi wyjątek, a nie regułę – organy podatkowe podkreślają, że co do zasady należy stosować standardowe stawki.
Kto może rozliczać amortyzację inwestycji w obcym środku trwałym?
- Podmiot ponoszący nakłady, mający prawo korzystania z ulepszonego składnika majątku, rozlicza amortyzację tych nakładów.
- Właściciel środka trwałego rozlicza amortyzację swojego składnika majątku – z uwzględnieniem ewentualnych ulepszeń, jeżeli to on je finansował.
Przykłady z orzecznictwa i interpretacji
Przykład 3: Modernizacja wynajętego budynku
Spółka „FutureBiz” wynajęła biurowiec i zamontowała zaawansowany system kontroli dostępu. System nie zastąpił starego – to pierwsza instalacja tego typu w budynku. Prace nie polegały na wymianie zużytych elementów, ale na adaptacji budynku do wymagań firmy. Zgodnie z interpretacją Dyrektora KIS z 7.10.2022 r., takie nakłady są wydatkami adaptacyjnymi, podlegającymi zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów poprzez odpisy amortyzacyjne od inwestycji w obcym środku trwałym.
Przykład 4: Nakłady wspólników spółki cywilnej
Spółka cywilna „DuoBud” korzysta z budynku, którego właścicielami są jej wspólnicy. Spółka ponosi nakłady na rozbudowę nieruchomości, jednak nie wnosi jej formalnie jako aport. Sąd i organy podatkowe wskazują, że nie można uznać takich nakładów za inwestycję w obcym środku trwałym, ponieważ budynek należy do wspólników, a nie do „obcego” podmiotu. Wydatki te mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia (por. wyrok NSA z 8.12.2023 r., II FSK 402/21).
Podsumowanie – co warto zapamiętać?
- Inwestycja w obcym środku trwałym powstaje wtedy, gdy podatnik ponosi trwałe nakłady na cudzy składnik majątku, z którego sam korzysta w ramach działalności gospodarczej.
- Nakłady te można amortyzować na zasadach podobnych do amortyzacji środków trwałych, z możliwością indywidualnego ustalenia stawki amortyzacyjnej w określonych przypadkach.
- Nie każda modernizacja czy remont stanowią inwestycję w obcym środku trwałym – znaczenie ma trwała zmiana wartości użytkowej środka trwałego.
- Nakłady na majątek należący do wspólników spółki cywilnej (nie wniesiony formalnie do spółki) nie są inwestycją w obcym środku trwałym, lecz mogą być kosztem w dacie poniesienia.
- Przy wątpliwościach co do kwalifikacji wydatków warto wystąpić o indywidualną interpretację podatkową.
Podstawa prawna
- art. 16a ust. 2 pkt 1, art. 16g ust. 4 i 13, art. 16h ust. 1 pkt 1, art. 16i, art. 16j ust. 4 – Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 2266 z późn. zm.)
Tematy porad zawartych w poradniku
- inwestycje w obcych środkach trwałych amortyzacja 2025
- koszty adaptacji wynajętego lokalu
- rozliczenie ulepszeń w cudzym majątku
- amortyzacja nakładów w cudzym lokalu