Oddanie środka trwałego innemu podmiotowi to temat, z którym styka się coraz więcej przedsiębiorców. Czy oddany w najem samochód, maszyna czy urządzenie wciąż pozostaje środkiem trwałym w Twojej firmie? Czy można amortyzować składniki majątku oddane w użytkowanie innym na podstawie różnych typów umów? Co w sytuacji, gdy udostępniasz je nieodpłatnie lub w ramach większej współpracy? Odpowiedzi na te pytania są kluczowe dla optymalizacji podatkowej i prawidłowego rozliczenia kosztów w firmie. W tym poradniku wyjaśniam krok po kroku, jakie warunki musisz spełnić, jak interpretować przepisy i kiedy grożą Ci ograniczenia w kosztach podatkowych.
Środek trwały – nie tylko we własnym użytkowaniu
Zgodnie z przepisami podatkowymi, aby składnik majątku został uznany za środek trwały, nie musi być wykorzystywany wyłącznie przez właściciela w ramach jego działalności gospodarczej. Alternatywą jest oddanie rzeczy innemu podmiotowi do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy określonej w art. 17a pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: updop).
Oznacza to, że na przykład, jeśli spółka Alfa sp. z o.o. nabyła nowoczesny laser przemysłowy i oddała go w najem innej firmie – Beta Solutions sp. z o.o. – to sprzęt ten nadal może być wykazany jako środek trwały w ewidencji spółki Alfa, nawet jeśli nie korzysta z niego na co dzień we własnej działalności.
Podobna zasada obowiązuje na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: updof). Rzeczy oddane na tzw. najem prywatny, czyli wynajmowane poza działalnością gospodarczą, również mogą być uznane za środki trwałe i podlegać amortyzacji – pod warunkiem spełnienia ogólnych wymogów ustawowych.
Jakie umowy uprawniają do zaliczenia do środków trwałych?
Przepisy wyraźnie określają katalog umów, na podstawie których oddanie składnika majątku innemu podmiotowi pozwala nadal traktować go jako środek trwały. Są to m.in.:
- umowa najmu,
- umowa dzierżawy,
- inne umowy wymienione w art. 17a pkt 1 updop (np. leasing operacyjny).
Pamiętaj, że lista tych umów jest zamknięta. Jednak interpretacje organów podatkowych wskazują, że nie tylko te konkretne typy umów pozwalają na takie rozliczenie. Przykładowo, w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 15 października 2021 r. (sygn. 0111-KDIB2-1.4010.142.2021.2.AT) uznano, że rzecz udostępniona w ramach umowy użytkowania (na podstawie art. 252 i następnych Kodeksu cywilnego) może być środkiem trwałym, o ile spełnia ogólne przesłanki ustawowe.
Przykład 1: Najem sprzętu komputerowego
Firma IT Systemy sp. z o.o. zakupiła 10 nowoczesnych laptopów. Po miesiącu zdecydowała się oddać je w najem zaprzyjaźnionej firmie z branży graficznej, na podstawie umowy najmu zawartej na 2 lata. Laptopy te pozostają środkami trwałymi w firmie IT Systemy, są amortyzowane zgodnie z planem amortyzacji, a przychody z najmu są rozliczane jako przychody z działalności gospodarczej.
Przykład 2: Użytkowanie urządzenia na podstawie innej umowy
Przedsiębiorca Andrzej Kowalski nabył specjalistyczne urządzenie do obróbki drewna. Zawarł z sąsiadującą firmą umowę użytkowania tego urządzenia, na mocy której firma ta może korzystać z urządzenia w określonych godzinach tygodnia za ustaloną opłatą. Organ podatkowy potwierdził, że takie urządzenie pozostaje środkiem trwałym Andrzeja Kowalskiego, o ile spełnia ogólne warunki definicji środka trwałego.
Nieodpłatne używanie – czy środek trwały nadal nim pozostaje?
Często pojawia się pytanie, czy jeśli oddasz składnik majątku do nieodpłatnego korzystania, możesz nadal zaliczać go do środków trwałych i rozliczać odpisy amortyzacyjne. Odpowiedź nie jest jednoznaczna, ale kluczowe są dwa aspekty:
- Definicja środka trwałego: Zgodnie z art. 16a ust. 1 updop, środek trwały to m.in. składnik majątku „wykorzystywany przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą”.
- Koszty podatkowe: Art. 16 ust. 1 pkt 63 lit. c updop wskazuje: „Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów: […] odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych: c) oddanych do nieodpłatnego używania – za miesiące, w których składniki te były oddane do nieodpłatnego używania”.
Oznacza to, że w okresie, w którym środek trwały jest nieodpłatnie udostępniany innemu podmiotowi, nie możesz zaliczyć odpisów amortyzacyjnych do kosztów podatkowych. Jednak sam składnik majątku wciąż jest środkiem trwałym.
Przykład 3: Nieodpłatne udostępnienie samochodu
Firma transportowa TransBus sp. z o.o. użyczyła na miesiąc swojego busa zaprzyjaźnionej fundacji na czas organizacji wydarzenia charytatywnego. W tym okresie odpisy amortyzacyjne od wartości busa nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów firmy TransBus, choć pojazd pozostaje środkiem trwałym w jej ewidencji.
Udział środka trwałego w „szerszej” umowie gospodarczej
Sytuacja komplikuje się, gdy oddanie środka trwałego do używania wynika z realizacji większej umowy gospodarczej, np. kontraktu na kompleksowe usługi lub sprzedaż towarów. Wtedy udostępnienie sprzętu, infrastruktury czy materiałów jest tylko jednym z elementów współpracy, a samo korzystanie z nich jest nierozerwalnie związane z działalnością gospodarczą podmiotu udostępniającego.
W takim przypadku nie jest to nieodpłatne udostępnienie – nawet jeśli nie wyodrębnia się opłaty za samo korzystanie z urządzeń czy infrastruktury. Przepisy i interpretacje organów podatkowych wskazują, że w takich sytuacjach udostępniony środek trwały nadal spełnia definicję środka trwałego wykorzystywanego w działalności gospodarczej, a odpisy amortyzacyjne mogą być zaliczone do kosztów podatkowych.
Przykład 4: Udostępnienie infrastruktury w ramach współpracy
Kancelaria prawna ExpertLex sp. k. zawarła z zespołem prawników kontrakt na współpracę. Prawnicy ci świadczą usługi na rzecz kancelarii, a kancelaria udostępnia im swoje pomieszczenia, sprzęt komputerowy i dostęp do bazy akt. Choć nie pobiera od współpracowników oddzielnej opłaty za korzystanie z tych zasobów, usługi świadczone przez nich są rozliczane odpłatnie. W tej sytuacji Kancelaria ExpertLex może zaliczać odpisy amortyzacyjne od tych środków trwałych do kosztów uzyskania przychodów.
Najczęstsze błędy i praktyczne wskazówki
- Umowy użyczenia – jeśli chcesz, by odpisy amortyzacyjne stanowiły koszt podatkowy, unikaj klasycznego użyczenia (nieodpłatnego udostępnienia), chyba że udowodnisz gospodarcze uzasadnienie dla takiej umowy.
- Brak wyodrębnienia opłaty – w praktyce, nawet jeśli nie wskazujesz osobnej opłaty za korzystanie ze środka trwałego, organ podatkowy może uznać, że jest to element kompleksowej usługi lub ceny sprzedaży, a nie typowe nieodpłatne udostępnienie.
- Dokumentacja – dbaj o precyzyjne sformułowanie umów i właściwą dokumentację księgową; organy podatkowe zwracają uwagę na rzeczywisty charakter umowy, nie tylko jej nazwę.
- Amortyzacja – pilnuj, aby w okresach nieodpłatnego udostępniania nie zaliczać odpisów amortyzacyjnych do kosztów podatkowych – to częsty błąd kontrolowany przez organy skarbowe.
Podsumowanie
- Środek trwały może być wykorzystywany przez inny podmiot na podstawie odpłatnej umowy (najem, dzierżawa, leasing itp.), pozostając środkiem trwałym u właściciela.
- W przypadku nieodpłatnego udostępnienia środka trwałego innemu podmiotowi nie możesz zaliczać odpisów amortyzacyjnych do kosztów uzyskania przychodów w okresie tego udostępnienia.
- Oddanie środka trwałego w ramach większej umowy gospodarczej, gdy udostępnienie służy uzyskiwaniu przychodów przez właściciela, umożliwia pełną amortyzację.
- Kluczowe znaczenie mają właściwe umowy i dokumentacja – zwróć uwagę na to, jak opisujesz relacje gospodarcze i do czego rzeczywiście służy udostępniany składnik majątku.
Podstawa prawna
- art. 16a ust. 1, art. 16 ust. 1 pkt 63 lit. c – Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych
- art. 22a, art. 10 ust. 1 pkt 6 – Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
- art. 252 i n. – Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny
Tematy porad zawartych w poradniku
- środki trwałe oddane w najem 2025
- amortyzacja nieodpłatnie używanych środków trwałych
- umowa użytkowania a środek trwały
- rozliczenie kosztów podatkowych środków trwałych