Prawidłowa klasyfikacja składników majątku jako środków trwałych jest kluczowa dla każdego przedsiębiorcy, który chce zgodnie z przepisami zaliczyć wydatki na amortyzację do kosztów uzyskania przychodów. Temat ten nabiera szczególnego znaczenia zwłaszcza przy zakupie, budowie czy modernizacji majątku o większej wartości. W poniższym poradniku wyjaśniam w przystępny sposób, kiedy dany składnik majątku można uznać za kompletny i zdatny do użytku środek trwały – zarówno na przykładach, jak i w oparciu o najnowsze interpretacje oraz orzecznictwo sądów administracyjnych.
Czym jest kompletność i zdatność do użytku środka trwałego?
Aby dany składnik majątku mógł zostać zaliczony do środków trwałych firmy, musi spełniać określone warunki ustawowe. Jednym z najważniejszych jest „kompletność i zdatność do użytku w dniu przyjęcia do używania”. Przepisy podatkowe nie definiują tych pojęć szczegółowo, dlatego warto je zrozumieć, odwołując się do praktyki i wykładni sądowej.
- Kompletność oznacza, że danej rzeczy nie brakuje żadnego z elementów potrzebnych do jej funkcjonowania zgodnie z przeznaczeniem. Mówiąc prościej – powinna być gotowa do użycia bez konieczności dalszego montażu czy uzupełniania o kolejne części.
- Zdatność do użytku to możliwość faktycznego oraz prawnego korzystania z danej rzeczy – czyli nie tylko techniczna sprawność, ale także spełnienie wszystkich wymogów formalnych i prawnych.
Przykład 1 – Maszyna produkcyjna a wymóg kompletności
Firma BETA TECH z Poznania zakupiła linię produkcyjną. Pomimo dostarczenia przez producenta głównych modułów, nie wszystkie elementy zostały zamontowane – brakowało systemu sterowania, bez którego całość nie mogła być uruchomiona. Dopiero po zamontowaniu tego elementu linia uzyskała status kompletnej i zdatnej do użytku, a więc mogła zostać wpisana do ewidencji środków trwałych i poddana amortyzacji.
Wniosek: Nie można uznać za środek trwały maszyny, która jest niekompletna, nawet jeśli brakuje tylko jednego – ale kluczowego – elementu.
Przykład 2 – Legalne użytkowanie a zdatność do użytku
Przedsiębiorstwo transportowe TRANS-MAX z Warszawy kupiło dźwig, który zgodnie z przepisami wymagał odbioru przez Urząd Dozoru Technicznego. Firma nie uzyskała na czas stosownej decyzji zezwalającej na eksploatację urządzenia. Mimo że dźwig był sprawny technicznie, brak spełnienia wymogów formalnych uniemożliwiał jego legalne użytkowanie, a tym samym zaliczenie do środków trwałych. Dopiero po otrzymaniu decyzji UDT dźwig stał się środkiem trwałym podlegającym amortyzacji.
Wniosek: Zdatność do użytku oznacza zarówno sprawność techniczną, jak i spełnienie wszystkich wymogów prawnych, w tym uzyskanie niezbędnych zezwoleń lub odbiorów.
Wymogi formalne i praktyczne – co należy sprawdzić przed wpisaniem składnika do ewidencji środków trwałych?
Aby uniknąć błędów, przed zakwalifikowaniem majątku do środków trwałych warto upewnić się, że:
- Wszystkie elementy konieczne do działania rzeczy zostały zamontowane lub dostarczone,
- Rzecz spełnia wymagania techniczne, a także formalno-prawne, np. ma aktualne pozwolenia na użytkowanie czy odbiory techniczne,
- Jeżeli przepisy wymagają, uzyskano decyzję odpowiedniego organu administracji (np. pozwolenie na użytkowanie budynku, odbiór UDT dla urządzenia technicznego).
Częściowe użytkowanie – czy można amortyzować część środka trwałego?
Praktyka organów skarbowych i sądów administracyjnych wskazuje, że można rozpocząć amortyzację nawet wtedy, gdy do użytku oddano tylko część środka trwałego, o ile ta część jest kompletna i zdatna do samodzielnego użytkowania. Oznacza to, że nie jest konieczne zakończenie całej inwestycji, by móc zaliczyć wyodrębnioną część do kosztów podatkowych.
Przykład 3 – Oddanie do użytku części budynku
Firma handlowa MARLEX wybudowała budynek magazynowy z częścią biurową. Ze względu na przedłużające się prace wykończeniowe, w pierwszej kolejności do użytkowania oddano tylko część magazynową (parter i parking), na którą uzyskano pozwolenie na użytkowanie. Mimo że reszta budynku była w trakcie prac, firma mogła rozpocząć amortyzację oddanej do użytkowania części.
Wskazówka: Podstawą do rozpoczęcia amortyzacji jest powierzchnia lub część środka trwałego faktycznie oddana do użytkowania, a nie całość obiektu.
Funkcjonalność a wykorzystanie wszystkich możliwości środka trwałego
Nie jest wymagane, aby od razu wykorzystywać wszystkie funkcje czy możliwości środka trwałego. Kluczowe jest, aby dany składnik był używany w działalności gospodarczej zgodnie ze swoim przeznaczeniem.
Przykład 4 – Maszyna z funkcjami niewykorzystywanymi
Zakład przetwórczy PIONIER kupił nowoczesną maszynę, która poza produkcją standardowych elementów mogła wykonywać także elementy specjalistyczne. W praktyce firma używała tylko podstawowych funkcji maszyny, nie uruchamiając trybów specjalistycznych. Mimo to, cała maszyna mogła być amortyzowana, ponieważ była kompletna i zdatna do użytkowania.
Kompletność i zdatność do użytku w przypadku składników majątku wykorzystywanych przez inne podmioty
Szczególnym przypadkiem są środki trwałe oddawane do odpłatnego używania innym firmom, np. w wynajmie. Wówczas za wystarczający uznaje się sam fakt zawarcia umowy najmu czy dzierżawy, ponieważ to już świadczy o przydatności składnika majątku do celów gospodarczych wynajmującego.
Przykład 5 – Silnik lotniczy jako samodzielny środek trwały
Spółka AVIOTECH zakupiła silnik lotniczy z przeznaczeniem do wynajmu, bez posiadania własnych samolotów. Silnik ten został przekazany klientowi, który zamontował go w swoim samolocie. W tym przypadku silnik został uznany za samodzielny środek trwały spółki wynajmującej, mimo że fizycznie funkcjonował jako część większego urządzenia (samolotu) u najemcy.
Skutki braku kompletności lub zdatności do użytku
Jeśli rzecz nie jest kompletna (brakuje kluczowych elementów) lub nie może być legalnie użytkowana (brak odbiorów, zezwoleń), nie można jej uznać za środek trwały – ani rozpocząć amortyzacji. Jednak czasowa utrata tych cech, np. na skutek awarii lub utraty ważności dokumentów (np. badania technicznego pojazdu), nie powoduje automatycznego wyłączenia z ewidencji środków trwałych. Trwała utrata kompletności lub zdatności do użytku oznacza jednak konieczność zaprzestania amortyzacji.
Podsumowanie – Kluczowe zasady dotyczące kompletności i zdatności do użytku środka trwałego
Prawidłowe zaliczenie składnika majątku do środków trwałych wymaga dokładnej oceny, czy spełnione są dwa fundamentalne warunki: kompletność oraz zdatność do użytku – zarówno w sensie technicznym, jak i prawnym. Oto najważniejsze wnioski, które powinien zapamiętać każdy przedsiębiorca:
1. Kompletność środka trwałego – na co zwracać uwagę?
- Składnik majątku jest kompletny, jeśli nie brakuje mu żadnego z elementów konstrukcyjnych niezbędnych do prawidłowego działania.
- Braki, nawet drobnych, ale kluczowych elementów (np. brak systemu sterowania w maszynie), uniemożliwiają uznanie rzeczy za środek trwały.
- Elementy stanowiące części zamienne, które mogą być wymieniane podczas eksploatacji, co do zasady nie są uznawane za odrębny środek trwały, jeśli służą jedynie bieżącym naprawom.
2. Zdatność do użytku – aspekt techniczny i prawny
- Zdatność do użytku to nie tylko sprawność techniczna, ale również możliwość prawnego użytkowania. Obejmuje to m.in. uzyskanie stosownych pozwoleń, odbiorów technicznych lub innych decyzji administracyjnych, jeżeli są wymagane.
- Składnik majątku, który spełnia wymogi konstrukcyjne, ale nie został formalnie dopuszczony do użytkowania (np. brak pozwolenia na użytkowanie budynku, odbioru UDT dla urządzenia), nie może być uznany za środek trwały.
- Legalne rozpoczęcie użytkowania potwierdzone decyzją odpowiedniego organu administracji publicznej (np. Państwowego Inspektora Nadzoru Budowlanego, UDT) przesądza o spełnieniu warunków kompletności i zdatności do użytku.
3. Oddanie do użytkowania części środka trwałego
- Można rozpocząć amortyzację już od momentu oddania do użytkowania części środka trwałego (np. kondygnacji budynku, hali produkcyjnej, wyodrębnionego modułu), pod warunkiem, że ta część jest kompletna i zdatna do użytku.
- Amortyzacji podlega wyłącznie ta część środka trwałego, która została formalnie oddana do użytku – proporcjonalnie do jej wartości początkowej.
- Dotyczy to zarówno nowych inwestycji, jak i sytuacji, gdy tylko fragment istniejącego środka trwałego jest gotowy do użytkowania zgodnie z przeznaczeniem.
4. Wyjątki dotyczące majątku wynajmowanego
- W przypadku środków trwałych oddanych innym podmiotom w najem, zdatność do użytku potwierdza już sama możliwość korzystania z rzeczy przez najemcę – nawet jeśli właściciel nie wykorzystuje składnika majątku osobiście.
- Typowy przykład: silnik lotniczy zakupiony z przeznaczeniem do najmu, który staje się środkiem trwałym już w momencie przekazania do użytkowania najemcy.
5. Czasowa utrata kompletności lub zdatności do użytku
- Krótkotrwałe braki (np. konieczność drobnej naprawy, oczekiwanie na przegląd techniczny) nie skutkują automatycznym wyłączeniem składnika majątku z ewidencji środków trwałych ani zawieszeniem amortyzacji.
- Konieczność wykreślenia z ewidencji oraz zakończenia amortyzacji pojawia się dopiero przy definitywnej utracie cech kompletności lub zdatności do użytku.
Podstawy prawne
Poniżej znajdziesz zestawienie najważniejszych przepisów dotyczących omawianej problematyki:
- art. 22a ust. 1 pkt 1 i 2, art. 22f ust. 4, art. 16c pkt 5 – Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 2263, ze zm.)
- art. 16a ust. 1 i 2, art. 16c pkt 5 – Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2024 r. poz. 2747, ze zm.)
- art. 14 ust. 1, art. 63 ust. 1 pkt 1 – Ustawa z dnia 21 grudnia 2000 r. o dozorze technicznym (Dz.U. z 2023 r. poz. 1694, ze zm.)
- art. 59–61, art. 55–57 – Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz.U. z 2024 r. poz. 725, ze zm.)
Tematy porad zawartych w poradniku
- kompletność i zdatność do użytku środka trwałego
- warunki amortyzacji budynków i maszyn
- częściowa amortyzacja środka trwałego
- pozwolenia i odbiory techniczne a środki trwałe
- klasyfikacja środków trwałych 2025
Adresy urzędowe powiązane z tematyką poradnika
- https://www.podatki.gov.pl/
- https://www.gunb.gov.pl/ (Główny Urząd Nadzoru Budowlanego)
- https://www.udt.gov.pl/ (Urząd Dozoru Technicznego)
- https://www.biznes.gov.pl/ (Serwis informacyjny dla przedsiębiorców)