Rozpoznawanie, czy dana rzecz stanowi środek trwały, to jedna z podstawowych umiejętności każdego przedsiębiorcy prowadzącego księgi rachunkowe lub podatkową księgę przychodów i rozchodów. Błędna kwalifikacja może mieć poważne konsekwencje podatkowe – nie tylko w zakresie amortyzacji, ale także rozliczenia kosztów i prezentacji majątku firmy. W tym poradniku wyjaśniam, czym różni się nabycie od wytworzenia środka trwałego, na co zwrócić uwagę w praktyce oraz jakie skutki niosą oba sposoby wejścia rzeczy do majątku firmy.
Czym jest środek trwały i dlaczego sposób jego „zdobycia” ma znaczenie?
W polskich przepisach podatkowych środek trwały to rzecz (lub jej część), która:
- stanowi własność lub współwłasność podatnika,
- jest kompletna i zdatna do użytku w dniu przyjęcia do ewidencji,
- przewidywany okres jej używania przekracza 1 rok,
- jest wykorzystywana na potrzeby działalności gospodarczej lub oddana do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy albo leasingu.
W praktyce oznacza to, że zarówno zakup używanej maszyny, budowa nowego budynku, jak i samodzielny montaż sprzętu z różnych komponentów, mogą prowadzić do powstania środka trwałego. Istotne jest jednak, w jaki sposób rzecz trafia do firmy – przez nabycie czy wytworzenie.
Nabycie środka trwałego – co to oznacza?
Nabycie środka trwałego to każda sytuacja, w której własność gotowej, istniejącej rzeczy przechodzi na przedsiębiorcę. Może to być:
- zakup od innej firmy lub osoby fizycznej (umowa sprzedaży),
- zamiana rzeczy (umowa zamiany),
- otrzymanie w darowiźnie,
- wniesienie rzeczy jako aport do spółki,
- przejęcie rzeczy w spadku,
- uzyskanie własności w drodze zasiedzenia (jeśli przepisy to dopuszczają),
- inne formy przewidziane w przepisach prawa.
Co ważne, nabycie nie musi oznaczać tylko odpłatnego zakupu – również nieodpłatne nabycie (np. darowizna) czy przejęcie rzeczy w wyniku zasiedzenia zalicza się do tej kategorii. Ponadto, środki trwałe można nabyć zarówno w kraju, jak i za granicą, a sposób nabycia nie ogranicza się do określonych typów umów. Kluczowe jest przejęcie własności.
Przykład 1: Zakup samochodu jako środka trwałego
Firma informatyczna „TechFlow” z Poznania zakupiła od dealera nowy samochód osobowy za 120 000 zł netto. Auto zostało odebrane przez firmę, jest kompletne, gotowe do jazdy i będzie używane do obsługi klientów. W tym przypadku mamy do czynienia z nabyciem środka trwałego – auto było gotowym produktem, firma uzyskała własność poprzez zakup i od razu mogła wprowadzić go do ewidencji środków trwałych.
Przykład 2: Przejęcie maszyny w drodze darowizny
Pan Marcin, prowadzący firmę produkcyjną w Gdańsku, otrzymał od zaprzyjaźnionego przedsiębiorcy nieużywaną już maszynę do cięcia metalu. Maszyna była kompletna i sprawna. Po zawarciu umowy darowizny, maszyna stała się własnością firmy Pana Marcina i została wpisana do ewidencji środków trwałych. To również nabycie środka trwałego, mimo że nie była to transakcja odpłatna.
Wytworzenie środka trwałego – kiedy mamy z nim do czynienia?
Wytworzenie środka trwałego ma miejsce wtedy, gdy rzecz uprzednio nie istniała, a przedsiębiorca samodzielnie – z wykorzystaniem własnych materiałów, surowców, części i/lub usług podwykonawców – tworzy nowy składnik majątku. Kluczowe kryteria:
- przed rozpoczęciem prac rzecz nie istniała w obecnej formie,
- przedsiębiorca cały czas jest właścicielem powstającego środka trwałego,
- efekt końcowy jest kompletny i zdatny do użytkowania.
Wytwarzanie środka trwałego nie musi oznaczać, że wszystko robisz sam – możesz zlecić część prac innym firmom lub osobom, ale to Ty jesteś właścicielem powstającej rzeczy przez cały okres realizacji.
Przykład 3: Budowa hali magazynowej
Firma „LogiKomp” z Wrocławia zdecydowała się na budowę własnej hali magazynowej. Zakupiła działkę, wynajęła ekipę budowlaną i zakupiła wszystkie potrzebne materiały. Cały proces był prowadzony na jej zlecenie i pod jej kontrolą, a hala powstała na jej własność. Po zakończeniu budowy, gotowa hala została wpisana do ewidencji środków trwałych jako nowo wytworzony środek trwały.
Przykład 4: Montaż maszyny z części
Firma „GreenPack” zajmująca się produkcją opakowań zamówiła podzespoły, silniki i osprzęt, a następnie samodzielnie złożyła linię produkcyjną we własnym zakładzie. Nie kupiła gotowej maszyny, lecz stworzyła ją z komponentów. To również wytworzenie środka trwałego – powstał nowy, kompletny składnik majątku, który nie istniał wcześniej.
Czy modernizacja lub dokończenie nabytego środka trwałego to jego wytworzenie?
To jedno z najczęstszych pytań przedsiębiorców! W praktyce podatkowej i orzecznictwie sądów administracyjnych przyjęto, że samo dokończenie lub uzupełnienie brakujących elementów w zakupionym (nabytym) środku trwałym nie jest jego „wytworzeniem”, jeśli:
- rzecz, którą nabywasz, swoim rodzajem odpowiada już środkowi trwałemu (np. kupujesz samochód bez radia, ale kompletny i zdatny do jazdy),
- zakup dotyczy przedmiotu, który w momencie nabycia jest niekompletny lub niezdatny do użytku, ale po doposażeniu zyskuje wymagane cechy środka trwałego.
Doprowadzenie nabytej rzeczy do stanu przydatności gospodarczej przed wprowadzeniem do ewidencji jest elementem procesu nabycia, a nie wytworzenia.
Przykład 5: Zakup mieszkania w stanie deweloperskim
Firma „RentalPro” z Warszawy nabyła od dewelopera mieszkanie w stanie deweloperskim z przeznaczeniem na wynajem. Przed wprowadzeniem do ewidencji firma musiała wykonać wykończenie – położenie podłóg, montaż drzwi, wyposażenie łazienki i kuchni. Dopiero po tych pracach lokal był kompletny i zdatny do użytku, więc mógł zostać uznany za środek trwały. Tutaj, mimo poniesienia dodatkowych nakładów, mamy do czynienia z nabyciem środka trwałego, a nie jego wytworzeniem.
Kluczowe różnice – co warto zapamiętać?
- Nabycie środka trwałego to uzyskanie własności gotowego przedmiotu, nawet jeśli wymaga on drobnych uzupełnień przed użyciem.
- Wytworzenie środka trwałego to samodzielne stworzenie nowej rzeczy z materiałów, podzespołów lub zlecanie jej wykonania innym, gdy cały czas jesteś właścicielem.
- Jeśli nabywasz rzecz niekompletną i doprowadzasz ją do stanu używalności, co do zasady kwalifikujesz to jako nabycie, nie wytworzenie.
- Sposób „wejścia” rzeczy do majątku firmy wpływa m.in. na ustalanie wartości początkowej środka trwałego i możliwe stawki amortyzacji (szczegółowe zasady w art. 16g i 16j ustawy o CIT).
Podsumowanie
Dla celów podatkowych sposób pozyskania środka trwałego – przez nabycie lub wytworzenie – ma kluczowe znaczenie dla ustalenia wartości początkowej, terminu rozpoczęcia amortyzacji i wyboru metody amortyzacji. Zawsze warto skrupulatnie dokumentować zarówno zakup, jak i proces wytwarzania (jeśli samodzielnie tworzysz środek trwały), aby uniknąć problemów podczas kontroli podatkowej lub rozliczania kosztów.
Podstawa prawna
- art. 16a ust. 1 i 2, art. 16g ust. 1, 3 i 4, art. 16j – ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. 1992 Nr 21 poz. 86 ze zm.)
- Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 21.09.2005 r., sygn. I FSK 116/05
Tematy porad zawartych w poradniku
- nabycie środka trwałego a amortyzacja
- różnica nabycie a wytworzenie środka trwałego
- ewidencja środków trwałych w firmie
- amortyzacja lokali nabytych w stanie deweloperskim
- ustalanie wartości początkowej środka trwałego