Prawidłowe rozliczenie podatku VAT i możliwość jego odliczenia to jedno z najważniejszych zagadnień dla każdej firmy działającej w Polsce. W tym poradniku wyjaśniam, jakie warunki musi spełniać faktura, aby podatnik mógł z niej odliczyć podatek VAT, kiedy to prawo jest wykluczone oraz jak wygląda sytuacja w przypadku czynności pozornych czy błędów na fakturach. Dowiesz się, na co zwrócić uwagę przy księgowaniu faktur, jak postępować w przypadku wątpliwości oraz jakie zmiany w praktyce przyniosły najnowsze orzeczenia sądów i Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej.
Warunki odliczenia podatku VAT z faktury
Aby móc odliczyć podatek VAT z faktury, musisz spełnić dwa kluczowe warunki:
- Podmiotowy – nabywca i sprzedawca muszą być podatnikami VAT, a transakcja musi być dokonana w ramach działalności gospodarczej.
- Przedmiotowy – czynność udokumentowana fakturą musi podlegać opodatkowaniu podatkiem VAT lub być odpowiednio zwolniona, jeśli przewidują to przepisy.
Pamiętaj! Faktura musi zawierać wszystkie niezbędne elementy, w tym poprawną stawkę podatku VAT albo podstawę zwolnienia, jeśli dotyczy.
Kiedy prawo do odliczenia podatku nie przysługuje?
Zgodnie z art. 88 ustawy o VAT, prawo do odliczenia podatku jest wyłączone w szeregu przypadków, m.in. gdy:
- Transakcja nie podlega opodatkowaniu lub jest zwolniona z VAT, a została udokumentowana fakturą z naliczonym podatkiem.
- Faktura wystawiona jest przez podmiot nieistniejący.
- Faktura dokumentuje czynność, która w rzeczywistości nie miała miejsca albo podane kwoty są niezgodne ze stanem faktycznym.
- Faktura dotyczy czynności pozornej, tj. wykonanej tylko „na papierze”, bez realnego przebiegu gospodarczego.
- Wykazano podatek do czynności, dla których nie stosuje się VAT (np. przy odwrotnym obciążeniu, gdy podatek rozlicza nabywca).
Przykład 1:
Firma usługowa „Energo-Serwis” nie wykonała wszystkich zleconych prac, w wyniku czego kontrahent – spółka „Techbau” – obciążył ją karą umowną i wystawił fakturę z naliczonym podatkiem VAT. Taka faktura nie daje prawa do odliczenia VAT, ponieważ kara umowna nie jest czynnością opodatkowaną VAT i nie powinna być dokumentowana fakturą VAT.
Przykład 2:
Spółka „Dom-Mar” sprzedaje nieruchomość firmie „Biurowiec Plus”. Wystawia fakturę ze stawką VAT 23%. Jednak jeśli dana sprzedaż korzystała ze zwolnienia (np. sprzedaż lokalu mieszkalnego po upływie dwóch lat od nabycia), zastosowanie stawki 23% było błędem – nabywca nie ma prawa do odliczenia podatku wykazanego na tej fakturze.
Błąd w stawce podatku – co zrobić?
Często w praktyce zdarza się, że sprzedawca zamiast niższej stawki (np. 8%) stosuje stawkę 23%. W takim przypadku nabywca może odliczyć VAT w wysokości wykazanej na fakturze, ale po otrzymaniu faktury korygującej musi odpowiednio skorygować rozliczenie i zwrócić część odliczonego podatku.
Ważne! Jeżeli faktura zawiera kwotę podatku VAT do czynności, które są objęte tzw. odwrotnym obciążeniem (czyli to nabywca rozlicza podatek), również nie można odliczyć tak wykazanego VAT do czasu otrzymania prawidłowej korekty.
Czynności pozorne a prawo do odliczenia podatku
Wykluczenie prawa do odliczenia podatku VAT dotyczy także faktur dokumentujących czynności pozorne lub służące wyłącznie do wyłudzenia korzyści podatkowych.
- Czynność pozorna to taka, która została przeprowadzona wyłącznie „na papierze”, bez realnego przebiegu gospodarczego, najczęściej w celu wyłudzenia zwrotu podatku.
- Przykładowo, jeśli dwie powiązane firmy wystawiają sobie nawzajem faktury za usługi, które w rzeczywistości nie były wykonane, organy podatkowe mogą zakwestionować prawo do odliczenia VAT.
Do niedawna w takich sprawach to na podatniku spoczywał ciężar udowodnienia, że nie działał w złej wierze. Jednak po wyroku TSUE (sprawa polskiego podatnika) teraz to urząd skarbowy musi udowodnić winę podatnika, jeśli kwestionuje prawo do odliczenia podatku z powodu czynności pozornych.
Co powinna zawierać prawidłowa faktura?
Aby faktura dawała prawo do odliczenia podatku VAT, musi spełniać określone wymogi formalne. Powinna zawierać m.in.:
- Datę wystawienia i numer kolejny,
- Imię i nazwisko lub nazwę podatnika oraz nabywcy towarów lub usług,
- NIP sprzedawcy i nabywcy,
- Datę dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi,
- Nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
- Miary i ilości dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
- Cenę jednostkową netto, kwotę rabatów,
- Wartość sprzedaży netto,
- Stawkę podatku VAT,
- Suma wartości sprzedaży netto i kwoty podatku VAT,
- Kwotę ogółem do zapłaty.
W przypadku korzystania ze zwolnienia z podatku należy wskazać podstawę prawną tego zwolnienia.
Ograniczenia prawa do odliczenia VAT w praktyce – typowe sytuacje
Oprócz omówionych powyżej przypadków, odliczenie VAT nie przysługuje także:
- Gdy nabywca nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny (poza wyjątkami wskazanymi w ustawie).
- W przypadku usług noclegowych i gastronomicznych (z wyjątkami przewidzianymi w art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT).
- Gdy faktura została wystawiona przez podmiot nieistniejący lub nieposiadający uprawnienia do wystawienia faktury.
Przykład 3:
Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą zakupiła usługę hotelową na potrzeby wyjazdu służbowego. Co do zasady nie ma prawa odliczyć VAT z faktury za nocleg, nawet jeśli wydatek był poniesiony w związku z prowadzoną działalnością (z wyjątkiem sytuacji, gdy usługa noclegowa była nabywana celem odprzedaży).
Nowości orzecznicze i planowane zmiany w przepisach
Ostatni wyrok TSUE oznacza przełom w podejściu organów podatkowych do spraw związanych z fakturami dokumentującymi czynności pozorne – teraz to organ podatkowy musi wykazać, że podatnik świadomie uczestniczył w procederze wyłudzania VAT.
W praktyce: Jeśli masz wątpliwości co do wiarygodności kontrahenta lub autentyczności transakcji, warto zachować całą dokumentację i dowody potwierdzające faktyczne wykonanie usług lub dostaw.
Podsumowanie – na co zwrócić uwagę przy odliczaniu podatku VAT z faktury?
- Sprawdzaj, czy faktura zawiera wszystkie wymagane elementy formalne.
- Upewnij się, że czynność udokumentowana fakturą podlega opodatkowaniu VAT, a kontrahent jest czynnym podatnikiem.
- W razie wątpliwości (np. co do stawki VAT, charakteru transakcji, uprawnień kontrahenta do wystawienia faktury) skonsultuj się z doradcą podatkowym lub skorzystaj z wiążącej informacji podatkowej.
- Jeśli urząd kwestionuje Twoje prawo do odliczenia VAT, organ podatkowy musi udowodnić, że świadomie uczestniczyłeś w nieprawidłowościach.
- Zachowuj dowody wykonania usługi lub dostawy towaru (korespondencja, protokoły odbioru, zdjęcia, dokumenty transportowe).
- Nie odliczaj VAT z faktur, które dotyczą czynności nieopodatkowanych lub są czynnościami pozornymi.
Podstawa prawna
- art. 86, art. 88 – Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535, ze zm.)
- art. 58 i 83 – Kodeks cywilny
Tematy porad zawartych w poradniku
- odliczenie VAT z faktury 2025
- wyłączenie prawa do odliczenia VAT
- czynności pozorne a podatek VAT
- błędy na fakturze a VAT
- prawidłowa faktura a VAT
Przydatne strony urzędowe
- https://www.podatki.gov.pl/vat/
- https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00117
- https://www.gov.pl/web/finanse/vat
Kategoria: Podatki i księgowość
Podkategoria: VAT w działalności gospodarczej