Wielu przedsiębiorców obawia się, że brak faktury za zakupy związane z działalnością gospodarczą może automatycznie pozbawić ich prawa do odliczenia podatku VAT. Tymczasem sądy coraz częściej podkreślają, że to faktyczna realizacja transakcji i związek wydatku z działalnością opodatkowaną ma kluczowe znaczenie – nawet jeśli nie wszystkie wymogi formalne (np. brak faktury) zostały spełnione. W tym poradniku wyjaśnię, kiedy – mimo braku faktury – można zachować prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT i jak skutecznie bronić się przed niekorzystną interpretacją organów podatkowych.
Kluczowe zasady – co wynika z orzecznictwa sądów i Trybunału Sprawiedliwości UE?
Przepisy ustawy o VAT oraz Dyrektywa VAT jasno wskazują, że podatnik ma prawo do odliczenia podatku naliczonego, jeśli:
- jest podatnikiem VAT,
- nabywane towary lub usługi służą działalności opodatkowanej,
- zakupu dokonuje od innego podatnika VAT.
Co do zasady, posiadanie prawidłowo wystawionej faktury jest formalnym warunkiem do odliczenia VAT (art. 178 lit. a Dyrektywy 2006/112/WE, tzw. Dyrektywy VAT). Jednak Trybunał Sprawiedliwości UE i polskie sądy wielokrotnie podkreślały, że przesłanki materialne, czyli faktyczne zaistnienie transakcji oraz jej związek z działalnością opodatkowaną, są ważniejsze niż same wymogi formalne.
Przykład 1
Pani Katarzyna, prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą w Poznaniu, zleciła wykonanie usługi naprawy sprzętu komputerowego lokalnej firmie. Z powodu zamieszania po stronie wykonawcy, nie otrzymała faktury, choć posiada dowody potwierdzające rzeczywiste wykonanie i opłacenie usługi (potwierdzenia przelewu, korespondencję e-mail, protokół odbioru). W trakcie kontroli podatkowej, organ zakwestionował prawo do odliczenia VAT z uwagi na brak faktury. Jednak sąd uznał, że skoro są dowody potwierdzające rzeczywistą transakcję, a wydatek był związany z działalnością opodatkowaną, pani Katarzyna ma prawo do odliczenia podatku VAT mimo braku faktury.
Przykład 2
Firma „Agro-Trade” z Radomia zakupiła hurtowo narzędzia ogrodnicze od innej firmy zarejestrowanej jako podatnik VAT. Z powodu problemów technicznych sprzedawca nie przekazał faktury, lecz istnieją inne dokumenty (np. umowa, dowód zapłaty, potwierdzenie odbioru towaru). W razie sporu z urzędem skarbowym, jeśli firma wykaże, że rzeczywiście dokonała zakupu i towar służy działalności opodatkowanej, sąd – powołując się na zasadę neutralności podatkowej i orzecznictwo TSUE – może przyznać prawo do odliczenia podatku mimo braku faktury.
Kiedy formalny brak faktury nie zamyka drogi do odliczenia VAT?
Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie może zostać ograniczone wyłącznie z powodu niespełnienia formalnego wymogu, jeśli:
- rzeczywiście miała miejsce transakcja (dostawa towarów lub świadczenie usług przez podatnika VAT),
- wydatek był poniesiony na potrzeby działalności opodatkowanej,
- organ podatkowy dysponuje innymi informacjami lub dokumentami pozwalającymi na potwierdzenie powyższych przesłanek,
- nie udowodniono, że podatnik uczestniczył w oszustwie podatkowym.
Zasada ta wynika wprost z licznych orzeczeń Trybunału Sprawiedliwości UE oraz polskiego Naczelnego Sądu Administracyjnego (np. wyrok NSA z 29.10.2021 r., I FSK 1656/21), które wskazują, że organy podatkowe powinny przede wszystkim badać przesłanki materialne, a nie formalne.
Na co zwrócić uwagę w razie kontroli? ⚠️
- Zgromadź wszelkie możliwe dowody potwierdzające rzeczywiste wykonanie transakcji (przelewy, umowy, korespondencja, odbiór towarów/usług).
- Wykaż związek wydatku z działalnością opodatkowaną (np. wskazując na rejestr sprzedaży, opisując sposób wykorzystania zakupionych towarów/usług).
- Jeśli nie uczestniczysz w oszustwie podatkowym, podkreśl, że działania miały charakter rzetelny, a jedyną przeszkodą był brak dokumentu formalnego.
- W przypadku sporu z organem podatkowym, powołuj się na zasadę neutralności VAT oraz najnowsze orzecznictwo sądowe i TSUE.
Czy zawsze można odliczyć VAT bez faktury? Gdzie są granice?
Nie. Brak faktury nie oznacza automatycznego prawa do odliczenia podatku VAT w każdej sytuacji. Prawo to przysługuje wyłącznie wtedy, gdy nie ma wątpliwości co do rzeczywistego przebiegu transakcji i jej związku z działalnością opodatkowaną. Jeśli jednak podatnik nie jest w stanie przedstawić żadnych dowodów wykonania transakcji lub istnieją podejrzenia udziału w oszustwie podatkowym – organy mogą odmówić prawa do odliczenia.
Przykład graniczny:
Pan Marcin twierdzi, że kupił usługi reklamowe od firmy X, ale nie ma ani faktury, ani żadnego innego dokumentu potwierdzającego zapłatę lub wykonanie usługi, a firma X nie jest zarejestrowana jako podatnik VAT. W tej sytuacji organy podatkowe prawidłowo odmówią prawa do odliczenia podatku naliczonego.