Stosowanie nowoczesnych narzędzi, w tym sztucznej inteligencji (AI), w procedurach zamówień publicznych budzi coraz większe zainteresowanie – zwłaszcza w branżach związanych z nowymi technologiami i usługami informatycznymi. W praktyce pojawiają się pytania, czy zamawiający mogą wykorzystywać programy AI np. do analizy wykazów doświadczenia personelu, ofert, czy innych dokumentów składanych przez wykonawców w przetargach – na przykład w usługach typu body leasing IT. W poniższym poradniku wyjaśniam, jakie są podstawy prawne takich działań, jakie warunki muszą zostać spełnione oraz na co należy zwrócić uwagę, aby nie naruszyć przepisów prawa zamówień publicznych.
Stosowanie sztucznej inteligencji (AI) w procesie analizy dokumentów ofertowych może znacząco usprawnić i przyspieszyć pracę zamawiającego. Kluczowe jest jednak, by prawidłowo rozumieć, jaka jest rola takich narzędzi w postępowaniu oraz jakich zasad należy przestrzegać, by postępowanie nie zostało podważone przez wykonawców lub organy kontrolne. Przeczytaj, aby dowiedzieć się, czy i jak możesz legalnie korzystać z AI w przetargach publicznych.
Czy AI może analizować dokumenty wykonawców w zamówieniach publicznych?
Kluczowe zasady: narzędzie czy decydent?
Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (p.z.p.), nie określono szczegółowo, z jakich narzędzi technicznych powinien korzystać zamawiający podczas oceny ofert czy weryfikacji dokumentów składanych przez wykonawców. Ustawa nie zakazuje więc wprost korzystania z nowoczesnych rozwiązań, w tym programów wykorzystujących AI, takich jak narzędzia do analizy wykazów doświadczenia konsultantów czy automatycznej selekcji dokumentów.
Najważniejsza zasada: ostateczna decyzja zawsze należy do zamawiającego. AI może pełnić funkcję wspierającą, porządkującą, wstępnie klasyfikującą lub ułatwiającą analizę danych, ale nie może samodzielnie podejmować decyzji o dopuszczeniu lub odrzuceniu oferty, czy też o spełnieniu kryteriów udziału w postępowaniu. To człowiek – pracownik zamawiającego – odpowiada za ostateczną ocenę i wybór wykonawcy.
Podsumowując: korzystanie z AI w zamówieniach publicznych jest dozwolone, jeśli traktujesz je jako narzędzie usprawniające pracę, a nie automatycznego decydenta.
Jak stosować AI w praktyce – wytyczne i przykłady
Przykład 1: Analiza wykazu doświadczenia konsultantów w projekcie IT
Załóżmy, że:
- Urząd Miasta Wyszkowa organizuje przetarg na świadczenie usług body leasingu specjalistów IT.
- Wykonawcy składają wykazy doświadczenia konsultantów, których zamierzają oddelegować do realizacji umowy.
- Zamawiający korzysta z programu AI, który automatycznie identyfikuje słowa kluczowe w dokumentach, sprawdza, czy doświadczenie odpowiada wymaganym kryteriom (np. liczba lat pracy, realizacja projektów o określonej wartości), a następnie generuje raport dla komisji przetargowej.
Jak wygląda zgodność z p.z.p.?
- AI przygotowuje podsumowanie, ale członkowie komisji samodzielnie podejmują decyzję, czy wykaz rzeczywiście spełnia wymogi przetargu.
- Wszelkie wątpliwości wyjaśniane są przez ludzi – program służy tylko do szybkiego przetwarzania dużej ilości danych.
Wniosek: Takie wykorzystanie AI jest zgodne z prawem, ponieważ nie narusza zasady „decyzyjności” zamawiającego.
Przykład 2: Weryfikacja kompletności dokumentacji ofertowej
Załóżmy, że:
- Spółka Energetyczna „Nowa Energia” prowadzi przetarg na dostawę infrastruktury IT.
- Zamawiający wdrożył system AI, który automatycznie sprawdza, czy do oferty dołączono wszystkie wymagane dokumenty, np. referencje, certyfikaty, oświadczenia.
- System sygnalizuje braki, ale nie odrzuca żadnych ofert – ostateczną decyzję o wykluczeniu podejmuje pracownik działu zamówień.
Wniosek: Również w tym przypadku korzystanie z AI jest w pełni dopuszczalne, o ile zachowana zostaje decyzyjność człowieka.
Na co uważać? Kluczowe pułapki i obowiązki zamawiającego
- Brak automatyzacji decyzji: AI może być używane tylko jako narzędzie wspierające – nie może podejmować wiążących decyzji za zamawiającego.
- Zachowanie jawności i przejrzystości: Korzystanie z AI powinno być udokumentowane w dokumentacji postępowania (np. w protokole lub regulaminie pracy komisji).
- Możliwość wyjaśnienia rozstrzygnięć: W przypadku protestu lub kontroli zamawiający musi być w stanie wyjaśnić, na jakiej podstawie podjęto decyzję – nie można zasłaniać się nieprzejrzystym algorytmem AI.
- Ochrona danych osobowych: Wszelkie systemy informatyczne muszą spełniać wymagania RODO, jeśli przetwarzają dane osobowe.
Podsumowanie – najważniejsze zasady korzystania z AI w zamówieniach publicznych
- Możesz używać AI do analizy dokumentów ofertowych, jeśli traktujesz je jako narzędzie pomocnicze.
- Nie wolno scedować na AI ostatecznej decyzji w sprawie oceny ofert czy kwalifikacji wykonawców.
- Decyzyjność musi zawsze pozostać po stronie człowieka.
- Zadbaj o transparentność procesu – korzystanie z AI należy udokumentować.
- Pamiętaj o wymogach RODO przy przetwarzaniu danych osobowych.
Podstawa prawna
- art. 7 ust. 1, art. 17 ust. 2, art. 222 ust. 1 – Ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2023 poz. 1605 ze zm.)
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) – w zakresie przetwarzania danych osobowych
Tematy porad zawartych w poradniku
- „AI w zamówieniach publicznych 2025”
- „analiza ofert AI przetargi”
- „body leasing IT zamówienia”
- „decyzyjność zamawiającego a sztuczna inteligencja”
- „RODO a AI w zamówieniach publicznych”
Przydatne linki urzędowe
- https://www.uzp.gov.pl/ – Urząd Zamówień Publicznych
- https://www.uodo.gov.pl/ – Urząd Ochrony Danych Osobowych
- https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj – Tekst RODO (PL)