W postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego często wymaga się, by wykonawcy załączali katalogi lub broszury opisujące oferowany przedmiot. Czasem jednak zdarza się, że przedstawione dokumenty są tłumaczone maszynowo i zawierają poważne błędy – zwłaszcza, gdy chodzi o specjalistyczne określenia, takie jak nazwy alergenów czy techniczne parametry. Co zrobić, jeśli katalog, na którym opiera się oferta, jest nieczytelny lub wprowadza w błąd? Odpowiedź na to pytanie ma kluczowe znaczenie dla zachowania transparentności i bezpieczeństwa postępowania.
Przeczytaj, jak bezpiecznie i zgodnie z prawem zareagować na takie sytuacje – unikniesz odrzucenia oferty z błahych powodów, ale też nie narazisz się na zarzut naruszenia zasad konkurencji czy przeprowadzenia wadliwego postępowania.
Kiedy pojawia się problem z tłumaczeniem dokumentacji oferty?
W praktyce zamówień publicznych dokumenty takie jak katalogi, broszury, czy instrukcje, są często opracowywane przez zagranicznych producentów w języku angielskim, łacińskim czy innym. Wykonawcy chcąc spełnić wymagania specyfikacji, załączają do ofert tłumaczenia tych dokumentów. Niestety, coraz częściej są to tłumaczenia automatyczne – generowane przez narzędzia internetowe, które nie radzą sobie z fachowym słownictwem. Stąd pojawiają się kuriozalne określenia zamiast prawidłowych nazw alergenów czy parametrów technicznych.
Dlaczego to ważne?
- Błędne tłumaczenia mogą uniemożliwić ocenę oferty lub wprowadzać zamawiającego w błąd.
- Odpowiedzialność za treść dokumentów spoczywa na wykonawcy – to on musi dostarczyć materiały spełniające wymogi specyfikacji.
Jak prawidłowo reagować na błędy w tłumaczeniu?
1. Sprawdź zapisy SWZ dotyczące przedmiotowych środków dowodowych
W specyfikacji warunków zamówienia (SWZ) należy zawsze przewidzieć, czy i w jakim zakresie zamawiający dopuszcza uzupełnienie dokumentów. Przykładowy zapis może brzmieć:
„Jeżeli wykonawca nie złoży przedmiotowych środków dowodowych lub złoży przedmiotowe środki dowodowe, które będą niekompletne, zamawiający wezwie do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym przez siebie terminie.”
Jeśli taki zapis się znajduje – masz podstawę, by działać zgodnie z ustawą.
2. Oceń, czy katalog stanowi przedmiotowy środek dowodowy
Zgodnie z art. 107 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, katalog załączony do oferty jest tzw. przedmiotowym środkiem dowodowym – potwierdzającym, że oferowany produkt spełnia wymagania zamawiającego.
Ważne:
Nieprawidłowe, błędne lub nieczytelne tłumaczenie katalogu = środek dowodowy jest niekompletny lub wadliwy.
3. Wezwij wykonawcę do uzupełnienia lub poprawy tłumaczenia
W przypadku stwierdzenia istotnych błędów w tłumaczeniu, zamawiający powinien – przed ewentualnym odrzuceniem oferty – wykorzystać przysługujące mu uprawnienie i wezwać wykonawcę do złożenia:
- Prawidłowego tłumaczenia katalogu lub innego dokumentu,
- Ewentualnie także oryginału dokumentu w języku obcym (jeśli nie został załączony).
Wezwanie powinno być jasne: należy wskazać, które fragmenty katalogu wymagają poprawy, i wyznaczyć termin na uzupełnienie.
Uwaga:
Brak reakcji na wezwanie lub ponowne złożenie wadliwego tłumaczenia = oferta podlega odrzuceniu.
Przykład z praktyki: jak może wyglądać taka sytuacja?
Przykład 1: Przetarg na dostawę testów laboratoryjnych
Szpital im. dr. Pawła Rybickiego w Nowym Mieście ogłosił postępowanie na dostawę testów diagnostycznych. Wpłynęła jedna oferta – firma „Biotech Solutions” załączyła do niej katalog produktów przetłumaczony automatycznie. W katalogu pojawiły się takie określenia jak „Domowy Francuz” (zamiast Dermatophagoides farinae), „Szorstki marszałek” (zamiast Blatella germanica – karaluch prusak), czy „Japończycy poddają się” (zamiast Japanese cedar – cedr japoński). Szpital nie był w stanie ocenić, czy oferowane testy odpowiadają wymaganiom.
Dzięki zapisowi w SWZ, zamawiający wezwał wykonawcę do złożenia prawidłowego tłumaczenia katalogu. Firma po trzech dniach przesłała poprawioną wersję – tym razem z nazwami naukowymi w języku łacińskim, bez nieudanych tłumaczeń. Oferta została oceniona pozytywnie.
Przykład 2: Postępowanie na dostawę sprzętu medycznego
W postępowaniu organizowanym przez Regionalne Centrum Zdrowia w Torzycach, wykonawca „MedCare” załączył do oferty tłumaczenie instrukcji obsługi analizatora medycznego wykonane przez popularny translator online. Instrukcja zawierała takie sformułowania jak „Kręcąca się wirówka”, „Białe płyny”, „Królewski żongler” zamiast odpowiednich nazw elementów urządzenia. Zamawiający uznał, że dokument jest nieczytelny i wezwał wykonawcę do złożenia poprawnego tłumaczenia. Wykonawca w odpowiedzi przekazał instrukcję przetłumaczoną przez tłumacza przysięgłego – tym razem spełniając wymogi zamawiającego.
Co, jeśli wykonawca nie poprawi tłumaczenia?
Jeśli po wezwaniu dokument nie zostanie poprawiony albo w dalszym ciągu będzie zawierał błędy uniemożliwiające ocenę oferty, zamawiający ma obowiązek odrzucić ofertę na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c) ustawy Prawo zamówień publicznych.
Warto pamiętać:
- Tłumaczenie przedmiotowego środka dowodowego stanowi z nim jedną, nierozerwalną całość (potwierdzone wielokrotnie przez orzecznictwo KIO).
- Brak poprawnego tłumaczenia = brak przedmiotowego środka dowodowego.
Podsumowanie – co powinieneś zrobić jako zamawiający?
- ZAWSZE sprawdzaj, czy dokumenty ofertowe są zrozumiałe i poprawnie przetłumaczone.
- Jeżeli tłumaczenie jest nieczytelne lub zawiera błędy, skorzystaj z możliwości wezwania do uzupełnienia.
- Wyznacz wykonawcy rozsądny termin i dokładnie wskaż, czego oczekujesz.
- Jeśli wykonawca nie naprawi błędów – oferta podlega odrzuceniu na podstawie przepisów Prawa zamówień publicznych.
Pamiętaj:
Tylko kompletna i poprawnie przetłumaczona dokumentacja daje gwarancję rzetelnej oceny oferty i bezpieczeństwa postępowania.
Podstawa prawna
- Art. 107 ust. 1, art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c) – Ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych
- § 5 – Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie
- Wyroki KIO z 07.09.2021 r., sygn. akt KIO 1973/21; z 07.07.2021 r., sygn. akt KIO 1723/21; z 09.07.2024 r., sygn. akt KIO 2130/24
Tematy porad zawartych w poradniku
- tłumaczenie katalogu do zamówienia publicznego
- przedmiotowe środki dowodowe w przetargu
- odrzucenie oferty za błędy w tłumaczeniu
- wymagania SWZ a tłumaczenia techniczne
- zamówienia publiczne diagnostyka laboratoryjna
Przydatne adresy urzędowe:
- https://www.uzp.gov.pl (Urząd Zamówień Publicznych)
- https://www.gov.pl/web/kio (Krajowa Izba Odwoławcza)
- https://isap.sejm.gov.pl (Internetowy System Aktów Prawnych)