Dlaczego warto skorzystać z rejestracji spółki online?
Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na rejestrację spółki z wykorzystaniem systemów teleinformatycznych. To rozwiązanie pozwala zaoszczędzić czas, ogranicza formalności i umożliwia sprawne założenie spółki bez wychodzenia z domu. Jednak mimo uproszczenia procedur, rejestracja online nadal wymaga dokładności i znajomości konkretnych obowiązków – błędy mogą skutkować zwrotem wniosku lub jego bezskutecznością.
W tym artykule wyjaśniam krok po kroku, jak przebiega proces rejestracji spółki przez system elektroniczny, jakie dokumenty są wymagane oraz na co szczególnie zwrócić uwagę, by uniknąć formalnych pułapek.
Krok 1: Zawarcie umowy lub statutu spółki
Pierwszym krokiem jest zawarcie umowy (w przypadku spółki z o.o. czy spółki jawnej) albo statutu (w przypadku spółki akcyjnej). Można to zrobić w formie aktu notarialnego, dokumentu pisemnego albo – w przypadku spółki z o.o. – za pośrednictwem gotowego wzorca umowy dostępnego w systemie S24.
Jeśli jednak zdecydujesz się na umowę przygotowaną poza systemem S24, musisz pamiętać, że:
- od momentu jej zawarcia masz 7 dni na złożenie wniosku o rejestrację spółki w KRS,
- złożenie po terminie może skutkować odrzuceniem wniosku.
👉 Przykład praktyczny:
Pani Marta i pan Wojciech podpisali umowę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością u notariusza 10 stycznia. Ostateczny termin na złożenie wniosku do KRS przypada 17 stycznia. Złożenie wniosku 18 stycznia może skutkować jego odrzuceniem jako spóźnionego.
Krok 2: Złożenie wniosku do KRS przez system elektroniczny
Wniosek o wpis spółki do rejestru przedsiębiorców KRS należy złożyć przez system teleinformatyczny – najczęściej wykorzystywanymi platformami są:
- Portal Rejestrów Sądowych (PRS) – dla klasycznych formularzy wniosków,
- System S24 – dla uproszczonej rejestracji z wykorzystaniem wzorca umowy.
Wniosek może złożyć:
- bezpośrednio sam wspólnik lub członek zarządu,
- pełnomocnik – adwokat, radca prawny lub radca Prokuratorii Generalnej RP.
W zależności od tego, w jakiej formie zostały sporządzone dokumenty załączane do wniosku, wymagane są:
- elektroniczne odpisy poświadczone przez notariusza albo pełnomocnika,
lub - elektroniczne kopie dokumentów papierowych, które następnie trzeba uzupełnić oryginałami.
Krok 3: Dosłanie oryginałów dokumentów do sądu
Jeśli załączniki do wniosku są tylko zeskanowanymi kopiami, a nie oryginałami poświadczonymi elektronicznie, musisz w ciągu 3 dni od złożenia wniosku:
- przesłać do sądu rejestrowego oryginały dokumentów albo
- urzędowo poświadczone odpisy lub wyciągi.
📌 Brak spełnienia tego obowiązku skutkuje tym, że sąd wezwie Cię do uzupełnienia braków – a na to również masz ograniczony czas.
Krok 4: Wezwanie do uzupełnienia braków formalnych
Jeśli nie prześlesz oryginałów dokumentów w wymaganym terminie, sąd wyśle wezwanie do ich dostarczenia w ciągu 7 dni, pod rygorem zwrotu wniosku.
👉 Przykład praktyczny:
Spółka technologiczna CodeNova złożyła wniosek online i dołączyła tylko skany umowy spółki. Oryginały nie dotarły do sądu w terminie. W odpowiedzi sąd wysłał wezwanie z siedmiodniowym terminem na uzupełnienie braków. Jeśli CodeNova nie odpowie – wniosek zostanie zwrócony i będzie trzeba rozpoczynać całą procedurę od nowa.
Krok 5: Uzupełnienie braków formalnych
Jeśli otrzymasz wezwanie z sądu rejestrowego, nie lekceważ go – masz 7 dni na usunięcie wskazanych braków formalnych. Najczęściej chodzi o:
- brak oryginałów dokumentów lub ich urzędowych odpisów,
- brak podpisów elektronicznych na dokumentach,
- nieprawidłowe oznaczenie danych we wniosku (np. brak PESEL-u wspólnika lub błędny adres).
Niedotrzymanie tego terminu oznacza, że sąd zwróci wniosek, a całą procedurę trzeba będzie rozpocząć od nowa.
📌 Ważne: Termin liczy się od daty doręczenia wezwania, nie od jego wystawienia.
Krok 6: Zwrot wniosku – i co dalej?
Jeśli nie usuniesz braków formalnych w terminie, sąd zwróci wniosek. W takim przypadku:
- wniosek nie wywołuje skutków prawnych, tak jakby nigdy nie został złożony,
- nie przysługuje na niego zażalenie,
- możesz złożyć nowy wniosek – ale cała procedura rusza od zera.
👉 Przykład praktyczny:
Spółka marketingowa MediaGrow złożyła wniosek, ale nie dołączyła oryginału umowy spółki. Po otrzymaniu wezwania nie uzupełniła braków w ciągu 7 dni. Sąd zwrócił wniosek – oznacza to, że MediaGrow musi ponownie zgromadzić dokumenty i złożyć zupełnie nowy wniosek.
Krok 7: Opłata sądowa za wniosek
Wniosek o rejestrację spółki podlega opłacie sądowej. Jej wysokość zależy od trybu rejestracji:
- 250 zł – wniosek przez system S24,
- 500 zł – wniosek przez Portal Rejestrów Sądowych (klasyczny tryb).
Dodatkowo obowiązuje opłata za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym – 100 zł.
📌 Uwaga: Wniosek musi być opłacony w momencie składania – brak opłaty skutkuje jego bezskutecznością.
Krok 8: Pouczenie o bezskuteczności nieopłaconego wniosku
Jeśli złożysz wniosek bez uiszczenia opłaty sądowej, sąd rejestrowy nie nada mu dalszego biegu i poinformuje Cię o jego bezskuteczności. To oznacza, że:
- wniosek traktowany jest jak nigdy niezłożony,
- nie powoduje skutków w zakresie rozpoczęcia biegu terminów ani ochrony nazwy spółki,
- konieczne będzie ponowne jego złożenie – tym razem z opłatą.
👉 Wskazówka praktyczna:
Zawsze przed wysłaniem wniosku sprawdź, czy został on opłacony w systemie – brak potwierdzenia transakcji lub wybór niewłaściwego trybu płatności to częste błędy początkujących przedsiębiorców.
Krok 9: Możliwość ponownego złożenia wniosku
Na szczęście w przypadku wniosku uznanego za bezskuteczny z powodu braku opłaty, masz jeszcze 7 dni od dnia doręczenia pouczenia, aby:
- ponownie złożyć identyczny wniosek,
- uiścić opłatę.
Jeśli dotrzymasz terminu i wniosek będzie zgodny z pierwotnym, uznaje się go za skuteczny od daty pierwotnego złożenia.
📌 To może mieć ogromne znaczenie np. w przypadku ubiegania się o dotacje, udział w przetargach lub ochronę nazwy spółki.
Krok 10: Brak ponownego złożenia = brak skutków prawnych
Jeśli mimo pouczenia o braku opłaty nie zdecydujesz się złożyć wniosku ponownie i nie opłacisz go w ciągu 7 dni, sprawa zostaje definitywnie zamknięta. Wniosek nie wywołuje żadnych skutków, a chęć rejestracji spółki będzie wymagała pełnego powtórzenia procedury od początku.
Krok 11: Wpis spółki do rejestru przedsiębiorców KRS
Jeśli:
- wniosek został złożony poprawnie,
- opłaty zostały uiszczone,
- wszystkie braki formalne zostały uzupełnione w terminie,
sąd rejestrowy dokona wpisu spółki do KRS.
📌 Od tego momentu spółka uzyskuje osobowość prawną (np. spółka z o.o., spółka akcyjna) i może rozpocząć działalność – zawierać umowy, zatrudniać pracowników, prowadzić rachunek bankowy.
Podsumowanie: Jak gładko zarejestrować spółkę online?
Rejestracja spółki przez system elektroniczny to wygodne i nowoczesne rozwiązanie, które znacząco skraca czas potrzebny na rozpoczęcie działalności gospodarczej. Niemniej jednak, mimo uproszczonej formy, wymaga precyzji i znajomości procedury.
Najważniejsze wnioski:
- Złóż wniosek w terminie – masz 7 dni od daty zawarcia umowy spółki.
- Wybierz odpowiedni system – S24 dla uproszczonej rejestracji lub PRS dla klasycznego trybu.
- Załącz właściwe dokumenty – jeśli przesyłasz skany, musisz dosłać oryginały w ciągu 3 dni.
- Uzupełnij braki formalne – sąd może wezwać Cię do ich usunięcia w terminie 7 dni.
- Opłać wniosek natychmiast – brak opłaty czyni wniosek bezskutecznym.
- Jeśli coś poszło nie tak, możesz działać szybko – na ponowne złożenie wniosku masz kolejne 7 dni.
Praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców
Aby zwiększyć szanse na szybką i skuteczną rejestrację spółki przez system elektroniczny, warto pamiętać o kilku zasadach:
🔹 Zadbaj o prawidłowe podpisy
Wszystkie dokumenty muszą być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, profilem zaufanym (ePUAP) lub podpisem osobistym (e-dowód).
🔹 Przygotuj komplet dokumentów wcześniej
Umowa spółki, lista wspólników, zgody członków zarządu, dane adresowe, oświadczenia – skompletuj wszystko, zanim rozpoczniesz proces rejestracji.
🔹 Sprawdź dane osobowe
Błędy w numerze PESEL, adresie lub nazwisku któregoś ze wspólników mogą skutkować wezwaniem do uzupełnień.
🔹 Płać od razu
Systemy elektroniczne umożliwiają natychmiastową płatność. Skorzystaj z tej opcji, by uniknąć opóźnień.
🔹 Korzystaj z pomocy pełnomocnika
Jeśli masz wątpliwości co do formy dokumentów, skorzystaj z pomocy adwokata lub radcy prawnego – unikniesz kosztownych błędów.
Podstawa prawna
- art. 19 ust. 1 i 2, art. 19a ust. 2, art. 20a ust. 2–5 – ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. z 2023 r. poz. 685)
- § 2–6 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 grudnia 2021 r. w sprawie sposobu i trybu składania dokumentów do akt rejestrowych w postaci elektronicznej (Dz.U. z 2021 r. poz. 2456)
- art. 3 ust. 1 pkt 1 i art. 5 ust. 1 – ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2023 r. poz. 221)
- art. 19 ust. 5 – ustawa z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1145)