Prowadzenie działalności gospodarczej często wiąże się z wykorzystywaniem samochodów osobowych. Z punktu widzenia rozliczeń VAT może to oznaczać zarówno dodatkowe korzyści, jak i pułapki. Jedną z najbardziej problematycznych kwestii jest prawo do pełnego (100%) odliczenia podatku VAT naliczonego od wydatków związanych z eksploatacją pojazdu. Kluczową rolę odgrywa tutaj ewidencja przebiegu pojazdu. W niniejszym poradniku wyjaśniam, jak prawidłowo ją prowadzić, jakie dane są obowiązkowe, w jakich przypadkach można stosować uproszczoną formę oraz jakie błędy najczęściej skutkują zakwestionowaniem odliczenia przez organy podatkowe.
📌 Kiedy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?
Pełne odliczenie podatku VAT od kosztów związanych z samochodem osobowym możliwe jest wyłącznie wtedy, gdy spełnione są łącznie dwa warunki:
- Pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej.
- Podatnik:
- złożył informację VAT-26 we właściwym urzędzie skarbowym,
- prowadzi szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu.
Zgodnie z art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a i ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT, podatnik musi udowodnić, że pojazd jest użytkowany wyłącznie w działalności gospodarczej. W praktyce ewidencja przebiegu stanowi najważniejsze narzędzie dokumentujące to wykorzystanie.
🛠 Co musi zawierać ewidencja przebiegu?
Mimo że ustawodawca nie narzuca wzoru ewidencji, dokładnie określa jej obowiązkowe elementy w art. 86a ust. 7 ustawy o VAT. Poniżej przedstawiam ich zestawienie w formie praktycznej listy:
Obowiązkowe dane ewidencji przebiegu:
- Numer rejestracyjny pojazdu 🚗
- Data rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji 📅
- Stan licznika:
- na dzień rozpoczęcia ewidencji,
- na koniec każdego okresu rozliczeniowego,
- na dzień zakończenia ewidencji.
- Wpis każdorazowego użycia pojazdu, obejmujący:
- kolejny numer wpisu,
- datę i cel wyjazdu,
- opis trasy (skąd – dokąd),
- liczbę przejechanych kilometrów,
- dane kierowcy: imię, nazwisko i podpis ✍
- (jeśli kierującym nie jest podatnik – potwierdzenie autentyczności wpisu przez podatnika)
- Łączna liczba przejechanych kilometrów w danym okresie rozliczeniowym oraz na dzień zakończenia ewidencji.
🧾 Przykład praktyczny nr 1
Pan Tomasz, doradca biznesowy z Opola, prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Zakupił samochód osobowy i zgłosił go na druku VAT-26. Postanowił korzystać z auta wyłącznie w celach służbowych – na dojazdy do klientów, urzędów oraz szkoleń.
W związku z tym rozpoczął prowadzenie pełnej ewidencji przebiegu, w której skrupulatnie zapisuje każdą trasę (np. „Opole, ul. Krakowska 25 – Katowice, ul. Mickiewicza 40”), cel podróży („spotkanie z klientem w sprawie audytu podatkowego”), oraz liczbę przejechanych kilometrów.
Podczas kontroli fiskus próbował podważyć prawo do pełnego odliczenia, wskazując, że pojazd jest parkowany w miejscu zamieszkania podatnika. Jednak Pan Tomasz przedłożył procedurę użytkowania pojazdu, oświadczenia o braku prywatnego wykorzystania, a także raporty z wbudowanego GPS. Fiskus nie zakwestionował ewidencji.
⚠️ Co grozi za błędy w ewidencji?
Bardzo często podatnicy bagatelizują znaczenie rzetelnej ewidencji. Tymczasem fiskus nie uznaje żadnych marginesów błędu – nawet niewielka różnica w przebiegu może skutkować utratą prawa do 100% odliczenia VAT.
Przykład:
Podczas kontroli u przedsiębiorcy organ podatkowy stwierdził, że stan licznika wskazuje na 34 km więcej niż wynika z ewidencji przebiegu. Choć samochód przejechał łącznie ponad 120 000 km, różnica ta wystarczyła, by uznać ewidencję za nierzetelną i zakwestionować pełne odliczenie VAT.
🔁 Kiedy można prowadzić ewidencję uproszczoną?
W niektórych przypadkach nie ma obowiązku szczegółowego opisywania trasy (skąd – dokąd), co znacznie ułatwia dokumentację.
Dotyczy to sytuacji, gdy pojazd:
- jest udostępniany osobie niebędącej pracownikiem podatnika (np. zleceniobiorcy, kontrahentowi, serwisowi),
- służy do jazdy próbnej lub transportu związanego z naprawą.
Wówczas ewidencja powinna zawierać:
- datę i cel udostępnienia,
- stan licznika przy przekazaniu i zwrocie pojazdu,
- liczbę przejechanych kilometrów,
- dane osoby korzystającej.
Przykład:
Pan Rafał, właściciel firmy budowlanej, udostępnił samochód osobowy z VAT-26 firmie serwisującej pojazdy, by przeprowadzić naprawę układu kierowniczego. Wpis w ewidencji zawierał tylko dane wymagane przy udostępnieniu – nie wskazano trasy. Mimo to organ podatkowy nie zakwestionował ewidencji – zgodnie z przepisami taka uproszczona forma była w pełni dopuszczalna.
❌ Wyjątki – kiedy uproszczona ewidencja NIE wystarczy?
Uproszczenie nie dotyczy pracowników podatnika. Jeżeli samochód jest użytkowany przez osobę zatrudnioną na podstawie umowy o pracę, ewidencja musi być pełna, niezależnie od celu użycia.
Przykład:
Pani Ewa, kierownik działu sprzedaży, wzięła na weekend służbowy samochód, by dojechać do delegacji w Warszawie. Mimo że podróż była związana z działalnością firmy, w ewidencji musiał się znaleźć szczegółowy wpis dotyczący celu i trasy przejazdu. Gdyby pojazd był udostępniony osobie współpracującej (np. zleceniobiorcy), uproszczona forma mogłaby być zastosowana.
⚖️ Co na temat ewidencji przebiegu mówi praktyka organów podatkowych?
Z jednej strony ustawa o VAT dopuszcza możliwość prowadzenia ewidencji elektronicznej, np. przy wykorzystaniu systemów GPS, z drugiej – praktyka organów podatkowych pokazuje, że nawet najmniejsze uchybienie może skutkować zakwestionowaniem prawa do pełnego odliczenia VAT.
Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 15.06.2021 r., nr 0114-KDIP4-2.4012.122.2021.2.AS:
„Zapis GPS owszem będzie zawierał numer rejestracyjny pojazdu, datę, opis trasy (skąd – dokąd) i liczbę przejechanych kilometrów, ale nie będzie zawierał celu wyjazdu. […] Zatem konieczne jest dokonanie odrębnego wpisu każdej trasy przejazdu pojazdu przez oznaczenie celu wyjazdu oraz opisu trasy wyjazdu (np. poprzez wskazanie adresu sklepu, urzędu), z uwzględnieniem pozostałych elementów określonych w art. 86a ust. 7 ustawy.”
Czyli nawet najdokładniejszy zapis GPS nie wystarczy, jeśli brakuje celu wyjazdu!
🧭 Parkowanie pojazdu pod domem a ewidencja – kiedy jest ryzyko?
Jednym z najczęstszych powodów sporów z fiskusem jest sytuacja, gdy pojazd, dla którego prowadzona jest ewidencja i złożono VAT-26, jest parkowany w miejscu zamieszkania podatnika lub pracownika.
Typowe argumenty fiskusa:
- Skoro pojazd parkuje pod domem – może być wykorzystywany prywatnie.
- Okoliczności takie naruszają warunek wyłącznego użytkowania w działalności gospodarczej.
Niestety, nawet gdy przedsiębiorca zapewnia, że auto służy tylko do działalności, organy często stoją na stanowisku, że samo miejsce parkowania podważa ten fakt.
Przykład:
Pan Marek prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w branży doradczej. Samochód z VAT-26 parkuje codziennie pod domem, który jest również siedzibą firmy. Mimo że pojazd jest używany tylko do dojazdów do klientów, urzędnik w czasie czynności sprawdzających stwierdził, że brak rozdzielenia miejsca zamieszkania i firmy może wskazywać na użytek mieszany. Dopiero po okazaniu danych z GPS, oświadczenia o innych prywatnych pojazdach i zapisów wewnętrznej procedury, fiskus uznał jego wyjaśnienia.
🏛 Co mówią sądy? Są wyjątki od podejścia fiskusa
Choć fiskus bywa rygorystyczny, niektóre orzeczenia wskazują na racjonalniejsze podejście:
Wyrok WSA w Rzeszowie z 28.07.2022 r., I SA/Rz 272/22:
„Specyfika prowadzonej przez skarżącego działalności gospodarczej uzasadnia parkowanie samochodu służbowego w miejscu zamieszkania, które jest zarazem siedzibą firmy. […] Nie można wyprowadzić oceny podważającej prawo do pełnego odliczenia VAT tylko na podstawie miejsca garażowania pojazdu”.
Wyrok NSA z 21.10.2021 r., I FSK 1695/21:
„Pojazdy są wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej, gdy podatnik ustali zasady korzystania z pojazdów, które wykluczają użycie do celów prywatnych – przy uwzględnieniu specyfiki działalności i prowadzeniu ewidencji.”
Zatem: miejsce parkowania nie przekreśla prawa do 100% odliczenia VAT, jeśli przedsiębiorca stosuje procedury ograniczające użytek prywatny.
📚 Jakie procedury wewnętrzne warto mieć?
Aby zabezpieczyć się na wypadek kontroli, warto wdrożyć:
- Regulamin użytkowania pojazdów służbowych – zawierający:
- zakaz użycia prywatnego,
- sposób użytkowania,
- zasady parkowania, korzystania, przekazywania kluczy.
- Ewidencję przebiegu prowadzoną na bieżąco i szczegółowo.
- Potwierdzenia kierowcy (jeśli nie jest podatnikiem).
- Dowody potwierdzające posiadanie innego pojazdu do celów prywatnych.
❗ Uwaga na doliczanie przychodu za użytek prywatny
Jeśli pracownikowi doliczany jest przychód z tytułu używania auta do celów prywatnych (np. ryczałt 250 zł miesięcznie), to:
- bezpowrotnie traci się możliwość stosowania VAT-26 i pełnej ewidencji,
- pojazd traktowany jest jako użytkowany do celów mieszanych,
- stosuje się limit 50% odliczenia VAT, niezależnie od ewidencji.
🧾 Przykład z życia
Pani Katarzyna, właścicielka agencji nieruchomości, zgłosiła samochód w VAT-26 i prowadziła szczegółową ewidencję. W czasie kontroli okazało się, że przez kilka miesięcy jej asystentce księgowej doliczano do wynagrodzenia przychód z tytułu korzystania z auta służbowego „do prywatnych dojazdów po godzinach”. Fiskus uznał, że samochód nie mógł być używany wyłącznie służbowo, przez co zakwestionował odliczenie 100% VAT za cały okres.
✅ Podsumowanie: o czym musisz pamiętać?
✔ Aby korzystać z pełnego odliczenia VAT:
- prowadź rzetelną i kompletną ewidencję przebiegu (z pełnymi danymi),
- zgłoś pojazd na formularzu VAT-26,
- ogranicz korzystanie do działalności gospodarczej (zero prywatnego użytku),
- wdroż odpowiednią procedurę wewnętrzną,
- nie doliczaj przychodu za użytek prywatny,
- unikaj nieścisłości w stanie licznika – brak zgodności = ryzyko utraty odliczenia.
📄 Podstawa prawna:
- art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a, art. 86a ust. 4 pkt 1, art. 86a ust. 7 – Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2023 poz. 1570 ze zm.)
🧠 Tematy porad zawartych w poradniku:
- pełne odliczenie VAT od samochodu
- ewidencja przebiegu pojazdu VAT-26
- parkowanie auta pod domem a VAT
- uproszczona ewidencja przebiegu
- kontrola ewidencji przez urząd skarbowy