1. Strona główna
  2. Urzędy, Kontrole, Koncesje i Zezwolenia, Nieruchomości, Prawo Budowlane, Zamówienia Publiczne, E-doręczenia
  3. Prawo administacyjne
  4. E-administracja
  5. Jak założyć i aktywować adres do doręczeń elektronicznych (e-Doręczenia) w 2025 roku – poradnik krok po kroku

Jak założyć i aktywować adres do doręczeń elektronicznych (e-Doręczenia) w 2025 roku – poradnik krok po kroku

Spis treści

W erze cyfryzacji usług publicznych, obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych (ADE) dotyczy coraz szerszego grona podmiotów – od przedsiębiorców wpisanych do CEIDG, przez spółki z KRS, aż po zawody zaufania publicznego i podmioty publiczne. Ten poradnik wyjaśnia, kto musi mieć ADE, jak założyć taki adres oraz jak przebiega jego aktywacja. Wszystko w przystępnej formie, z przykładami i aktualnymi przepisami.


📌 Co to jest adres do doręczeń elektronicznych (ADE)?

Adres do doręczeń elektronicznych to kwalifikowany adres elektroniczny, który pozwala na jednoznaczną identyfikację nadawcy lub odbiorcy wiadomości wysyłanych przez:

  • publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE),
  • kwalifikowaną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego,
  • publiczną usługę hybrydową.

To odpowiednik elektronicznej skrzynki pocztowej, ale obsługiwany przez wyznaczonego operatora (obecnie Poczta Polska) i z mocą prawną równoważną listowi poleconemu z potwierdzeniem odbioru.


🧾 Kto zakłada ADE i kiedy?

Adres do doręczeń elektronicznych nie jest przydzielany automatycznie, nawet podmiotom publicznym. Musisz go uzyskać z własnej inicjatywy – we wniosku lub przez procedurę automatyczną, jeśli jesteś wpisywany do rejestru (CEIDG lub KRS).

✔ Kto jest zobowiązany do posiadania ADE?

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych (u.d.e.), są to m.in.:

  • osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą (CEIDG),
  • spółki prawa handlowego (KRS),
  • zawody zaufania publicznego (np. adwokaci, notariusze),
  • jednostki sektora finansów publicznych,
  • organy władzy publicznej i urzędy.

🛠️ Jak utworzyć adres do doręczeń elektronicznych?

🔹 Sposób 1: Automatyczne utworzenie ADE

Dotyczy nowo rejestrowanych przedsiębiorców w CEIDG lub KRS.

📌 Przykład:
Pani Dorota rejestruje działalność w CEIDG w listopadzie 2024 r. Wypełniając wniosek online, podaje swój adres e-mail i akceptuje utworzenie ADE. Minister cyfryzacji tworzy dla niej automatycznie adres do doręczeń elektronicznych, który trafia do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE), a powiadomienie wysyła na podany e-mail.

Uwaga: „Automatyczny” nie oznacza, że ADE powstaje bez wiedzy przedsiębiorcy – musi on zatwierdzić odpowiednie pola we wniosku rejestracyjnym.

Tryb automatyczny dostępny jest od 1 października 2024 r. (art. 11 pkt 2 u.d.e.).


🔹 Sposób 2: Wniosek online (dla już zarejestrowanych podmiotów lub niewpisanych do CEIDG/KRS)

Dla kogo:

  • osoby fizyczne (także wykonujące zawody zaufania publicznego),
  • podmioty publiczne,
  • inne podmioty niepubliczne (np. fundacje, stowarzyszenia).

Gdzie złożyć wniosek:

Jak przebiega proces:

  1. Wybierz typ podmiotu (osoba fizyczna, firma, podmiot publiczny, zawód zaufania).
  2. Zaloguj się (profil zaufany, e-dowód, bankowość lub aplikacja mObywatel).
  3. Wypełnij dane – np. NIP, REGON, dane adresowe, e-mail.
  4. Możesz wyznaczyć administratora skrzynki doręczeń.
  5. Dołącz dokumenty:
    • dokument potwierdzający reprezentację,
    • pełnomocnictwo (jeśli działa pełnomocnik),
    • potwierdzenie opłaty skarbowej (19 zł, jeśli nie ma zwolnienia).
  6. Podpisz wniosek:
    • podpis zaufany / osobisty / kwalifikowany.

📌 Przykład:
Fundacja „Nowe Technologie” nie jest wpisana do CEIDG, więc jej prezes składa wniosek przez gov.pl. Wskazuje dane organizacji, adres e-mail i administratora skrzynki. Podpisuje wniosek kwalifikowanym podpisem elektronicznym.


🧑‍💼 Jakie dane trzeba podać we wniosku?

Rodzaj wymaganych danych zależy od typu podmiotu:

➤ Podmiot publiczny (art. 12 ust. 2 u.d.e.)

  • nazwa/firma, REGON, NIP, KRS,
  • adresy (siedziba, do korespondencji),
  • dane administratora skrzynki (imię, nazwisko, e-mail, PESEL lub unijny identyfikator).

➤ Osoba fizyczna – przedsiębiorca (art. 14 ust. 1 u.d.e.)

  • imię, nazwisko, firma, NIP, REGON,
  • adres do doręczeń, e-mail, PESEL,
  • dane administratora skrzynki (jeśli wyznaczony).

➤ Podmiot niepubliczny (np. spółka z o.o.) – art. 14 ust. 2 u.d.e.

  • firma, NIP, REGON, KRS,
  • forma prawna, siedziba, adresy,
  • dane administratora skrzynki.

Aktywacja adresu do doręczeń elektronicznych – kto, kiedy i jak to zrobić?

Samo utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych (ADE) nie oznacza jeszcze, że można z niego korzystać. Aby ADE był aktywny – a tym samym by możliwe było doręczanie dokumentów w sposób prawnie skuteczny – adres musi zostać aktywowany. Poniżej opisuję, jak wygląda ten proces, kto go dokonuje i co warto wiedzieć przed aktywacją.


✅ Kto może aktywować ADE?

Zgodnie z art. 19 ust. 3 ustawy o doręczeniach elektronicznych:

  • podmiot publiczny oraz podmiot niepubliczny niebędący osobą fizyczną – aktywacji dokonuje administrator skrzynki doręczeń;
  • osoba fizyczna (np. przedsiębiorca wpisany do CEIDG) – aktywacji dokonuje sam zainteresowany lub wyznaczony administrator.

📌 Administrator skrzynki to osoba odpowiedzialna za zarządzanie skrzynką doręczeń. W przypadku podmiotów niepublicznych niebędących osobami fizycznymi (np. spółek) oraz wszystkich podmiotów publicznych, administrator jest obowiązkowy. Osoba fizyczna może, ale nie musi, go wyznaczać.


🧭 Jak wygląda proces aktywacji?

🔹 Etap 1: Otrzymanie informacji o utworzeniu ADE

Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku lub procedurze automatycznej, minister cyfryzacji przesyła na e-mail informację o utworzeniu adresu. Znajdziesz tam m.in. link i instrukcję do aktywacji skrzynki doręczeń.

🔹 Etap 2: Uwierzytelnienie i zalogowanie

Osoba uprawniona do aktywacji musi zalogować się:

Uwierzytelnienie odbywa się przez:

  • profil zaufany,
  • e-dowód,
  • bankowość elektroniczną,
  • aplikację mObywatel.

🔹 Etap 3: Aktywacja skrzynki

Po zalogowaniu wystarczy kliknąć opcję „Aktywuj” przy utworzonym adresie ADE. System wyświetla:

  • Regulamin świadczenia usługi doręczeń elektronicznych (operatora wyznaczonego),
  • Politykę prywatności,
  • Pouczenie o skutkach prawnych wpisu adresu do BAE.

Aby aktywacja była skuteczna, należy je zaakceptować i potwierdzić wolę aktywacji.

📌 Po aktywacji ADE zostaje niezwłocznie wpisany do BAE – od tego momentu urząd może skutecznie doręczać dokumenty wyłącznie tą drogą.


🗂️ Praktyczny przykład: spółka z o.o.

Przykład 1:
Spółka „EkoSystem” z Poznania (wpisana do KRS) złożyła wniosek o utworzenie ADE w grudniu 2024 r. Wskazano jako administratora panią Annę, dyrektora biura zarządu. Gdy otrzymała e-mail od ministra cyfryzacji, zalogowała się na biznes.gov.pl i kliknęła „Aktywuj”. Po kilku minutach skrzynka była gotowa do odbioru e-Doręczeń, a adres spółki został wpisany do BAE.

Przykład 2:
Pan Marek, doradca podatkowy z Bielska-Białej, założył ADE jako osoba wykonująca zawód zaufania publicznego. Nie wyznaczył administratora. Samodzielnie aktywował skrzynkę przez gov.pl. Dzięki temu organy podatkowe będą doręczać mu pisma wyłącznie elektronicznie.


📝 Jakie dokumenty i podpisy są wymagane?

W trakcie zakładania ADE i jego aktywacji niezbędne są odpowiednie środki identyfikacji oraz podpisy:

🔐 Rodzaje podpisów:

  • kwalifikowany podpis elektroniczny – pełna moc prawna,
  • podpis zaufany – bezpłatny, popularny,
  • podpis osobisty – z e-dowodem.

📄 Wymagane załączniki:

  • pełnomocnictwo (jeśli działa pełnomocnik),
  • dokumenty potwierdzające reprezentację (np. odpis z KRS),
  • potwierdzenie wniesienia opłaty skarbowej – 19 zł, chyba że występuje zwolnienie.

🛠️ Zarządzanie skrzynką doręczeń

Po aktywacji ADE możliwe jest:

  • dodawanie nowych administratorów,
  • aktualizacja danych kontaktowych,
  • zmiana danych podmiotu (np. po przekształceniu),
  • złożenie wniosku o wykreślenie adresu z BAE (np. po zakończeniu działalności).

Dostęp do zarządzania skrzynką uzyskuje:

  • osoba fizyczna – właściciel skrzynki,
  • administrator – w przypadku podmiotów prawnych i publicznych.

🧩 Najczęstsze błędy i wątpliwości przy zakładaniu adresu do e-Doręczeń

W praktyce składania wniosków o utworzenie i aktywację adresów do doręczeń elektronicznych wiele osób napotyka powtarzające się problemy. Poniżej omawiam najważniejsze z nich oraz podpowiadam, jak ich uniknąć.


⚠️ Błąd 1: Brak poprawnych danych w CEIDG lub KRS

Jeśli dane Twojej firmy są nieaktualne lub niezgodne z wpisem w rejestrze, system automatycznie zaciąga nieprawidłowe informacje, których nie można edytować we wniosku o ADE. Aby to naprawić:

✅ Najpierw zaktualizuj dane w CEIDG lub KRS,
✅ Dopiero potem złóż wniosek o utworzenie ADE.


⚠️ Błąd 2: Brak wskazania administratora skrzynki przez podmiot prawny

Podmiot niepubliczny niebędący osobą fizyczną (np. spółka z o.o., fundacja) oraz każdy podmiot publiczny musi wyznaczyć administratora skrzynki doręczeń. Jego brak powoduje odrzucenie wniosku lub brak możliwości aktywacji.

📌 W danych administratora trzeba podać: imię i nazwisko, PESEL oraz e-mail.


⚠️ Błąd 3: Brak opłaty skarbowej za pełnomocnictwo

Jeśli wniosek składa pełnomocnik, a nie załączy on dowodu uiszczenia opłaty skarbowej (19 zł) albo odpowiedniego dokumentu potwierdzającego zwolnienie, wniosek zostanie uznany za niekompletny.

📌 Wyjątki: Gdy wniosek podpisany jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej, pełnomocnictwo nie zawsze jest wymagane.


⚠️ Błąd 4: Podpis niezgodny z przepisami

Wniosek musi być podpisany odpowiednim podpisem – w zależności od rodzaju podmiotu:

  • ✅ Osoba fizyczna – podpis zaufany, kwalifikowany lub osobisty.
  • ✅ Podmiot niepubliczny – kwalifikowany podpis elektroniczny lub kwalifikowana pieczęć elektroniczna.
  • ✅ Podmiot publiczny – kwalifikowana pieczęć elektroniczna lub podpis osoby uprawnionej.

🗓️ Terminy i harmonogram: kiedy musisz mieć ADE?

Ustawodawca wprowadził obowiązki dotyczące ADE stopniowo – w ramach tzw. okresów przejściowych.

📅 Kluczowe daty:

  • 5 października 2021 r. – rozpoczęcie możliwości składania wniosków w trybie wnioskowym.
  • 1 października 2024 r. – wejście w życie automatycznego trybu tworzenia ADE na podstawie danych z CEIDG i KRS (art. 11 pkt 2 u.d.e.).
  • do 30 września 2026 r. – okres przejściowy dla niektórych podmiotów na utworzenie ADE (szczegóły zależne od kategorii podmiotu, omawiane w dalszych częściach).

📌 Przedsiębiorca wpisany do CEIDG, który założył działalność przed 2024 r., musi samodzielnie złożyć wniosek do 2025–2026 r., w zależności od dalszych komunikatów ministra cyfryzacji.


🧮 Rodzaje podmiotów i właściwe ścieżki postępowania

Poniżej zestawiam najczęstsze kategorie podmiotów i przypisane do nich procedury:

Rodzaj podmiotuŚcieżka uzyskania ADEWymagane działanie
Nowy przedsiębiorca (CEIDG lub KRS)Automatyczne tworzenie ADE przez integrację systemówAkceptacja danych przy rejestracji
Osoba fizyczna – przedsiębiorcaWniosek online na biznes.gov.plSamodzielne złożenie wniosku
Zawód zaufania publicznegoWniosek online na gov.plWybór odpowiedniego zawodu z listy
Spółka z o.o., SA, fundacjaWniosek online na biznes.gov.plWniosek przez reprezentanta lub pełnomocnika
Podmiot publicznyWniosek online na gov.plWniosek z kwalifikowaną pieczęcią i administratorem

📬 Obowiązki po założeniu adresu do doręczeń elektronicznych (ADE)

Założenie i aktywacja adresu do e-Doręczeń to dopiero pierwszy krok. Od momentu wpisu adresu do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE), na podmiocie spoczywają określone obowiązki wynikające z przepisów ustawy o doręczeniach elektronicznych (u.d.e.). Poniżej wyjaśniam, jakie działania musisz podejmować, jakie skutki niesie za sobą wpis do BAE i co zrobić w sytuacjach nietypowych (np. zawieszenie działalności).


🗂️ Czym jest BAE i dlaczego wpis ma znaczenie?

BAE (Baza Adresów Elektronicznych) to publiczny rejestr zawierający dane wszystkich aktywowanych adresów do doręczeń elektronicznych. Po wpisie do BAE:

  • twój adres staje się oficjalnym kanałem komunikacji z administracją publiczną,
  • organy administracji (np. ZUS, US, KAS) mają obowiązek doręczać dokumenty wyłącznie przez ADE,
  • doręczenia mają skutki prawne takie jak list polecony za potwierdzeniem odbioru.

📌 Przykład:
Jeśli jesteś przedsiębiorcą i masz aktywny ADE w BAE, to urzędowe zawiadomienie o kontroli z urzędu skarbowego zostanie doręczone wyłącznie elektronicznie. Nawet jeśli nie odczytasz wiadomości, uznaje się ją za doręczoną po 14 dniach (tzw. „fikcja doręczenia”).


📌 Obowiązki właściciela ADE

Po aktywacji adresu i jego wpisie do BAE należy:

✅ Regularnie odbierać wiadomości

Brak odbioru nie wstrzymuje skutków doręczenia. Po 14 dniach dokument uznaje się za doręczony, nawet jeśli go nie przeczytasz (art. 47 ust. 1 u.d.e.).

✅ Informować o zmianie danych

Zmiany danych wpisanych do BAE (np. e-mail, adres do korespondencji, administrator) wymagają złożenia wniosku aktualizacyjnego przez portal:

✅ Zarządzać kontem i uprawnieniami

Można nadawać lub odbierać uprawnienia administratorom skrzynki doręczeń – szczególnie ważne przy zmianach kadrowych w firmie lub instytucji.


❌ Co, jeśli zawiesisz działalność lub ją zakończysz?

🔹 Zawieszenie działalności

Adres w BAE pozostaje aktywny, chyba że złożysz wniosek o jego wykreślenie. Ale uwaga: zawieszenie działalności nie zwalnia z odpowiedzialności za odbieranie korespondencji!

📌 Przykład:
Pan Krzysztof zawiesza działalność na 6 miesięcy, ale nadal otrzymuje wiadomości urzędowe na ADE. Jeśli nie odczyta decyzji podatkowej, po 14 dniach uznaje się ją za skutecznie doręczoną.

🔹 Zakończenie działalności

Jeśli działalność została zlikwidowana, a wpis w CEIDG/KRS wykreślony, adres w BAE powinien zostać usunięty automatycznie – na podstawie integracji rejestrów. Możesz też złożyć wniosek o wykreślenie ADE ręcznie.


🔁 Wykreślenie adresu z BAE – kiedy i jak?

Zgodnie z art. 15 ust. 2 u.d.e., do wniosku o wykreślenie adresu z BAE należy dołączyć:

  • dokumenty potwierdzające reprezentację,
  • (jeśli działa pełnomocnik) – pełnomocnictwo i potwierdzenie opłaty skarbowej.

Wniosek składa się przez:


🔄 Czy można zmienić dostawcę ADE?

Na ten moment (2025 r.), usługa publicznej skrzynki doręczeń elektronicznych dostępna jest wyłącznie u operatora wyznaczonego (Poczta Polska). Ustawa przewiduje jednak możliwość korzystania z kwalifikowanych usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego oferowanych przez prywatnych dostawców.

📌 W praktyce dla przedsiębiorców wpisanych do CEIDG lub KRS zalecane i najbezpieczniejsze jest korzystanie z usługi publicznej (PURDE) – to ona gwarantuje bezproblemową integrację z systemem BAE.

📦 Rodzaje usług doręczeń elektronicznych – którą wybrać i kiedy?

Ustawa o doręczeniach elektronicznych (u.d.e.) przewiduje kilka rodzajów usług, które różnią się między sobą m.in. zakresem zastosowania, dostawcą i skutkami prawnymi. W tej części poradnika omawiam najważniejsze z nich, aby pomóc Ci zdecydować, która będzie odpowiednia dla Twojej działalności.


🏛️ 1. Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE)

To podstawowa i najczęściej stosowana usługa dla:

  • przedsiębiorców wpisanych do CEIDG i KRS,
  • zawodów zaufania publicznego,
  • wszystkich podmiotów publicznych.

PURDE obsługiwana jest przez operatora wyznaczonego, którym do 2029 r. pozostaje Poczta Polska.

🔹 Główne cechy:

  • pełna integracja z systemem BAE,
  • darmowa dla użytkowników,
  • zapewnia dowód nadania i doręczenia,
  • w pełni uznawana w relacjach z administracją publiczną.

📌 Jeśli nie masz specjalnych potrzeb komercyjnych lub międzynarodowych, wybór PURDE jest najbezpieczniejszy i rekomendowany.


🛡️ 2. Kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (KURDE)

Świadczona przez prywatnych dostawców – certyfikowanych przez Ministerstwo Cyfryzacji. Wymagana np. w transgranicznych sprawach lub w relacjach biznesowych między firmami.

🔹 Główne cechy:

  • nie jest powiązana z PURDE,
  • nie gwarantuje automatycznego wpisu do BAE,
  • przeznaczona głównie dla obrotu gospodarczego (B2B),
  • zapewnia równoważność z listem poleconym.

📌 Firmy prowadzące działalność międzynarodową lub mające potrzeby doręczeń prywatnych mogą korzystać z KURDE jako uzupełnienia, ale nie jako podstawowego adresu do kontaktów z urzędami.


💼 3. Publiczna usługa hybrydowa

Usługa stosowana głównie przez organy administracji publicznej, gdy odbiorca nie ma ADE lub gdy niemożliwe jest jego wykorzystanie.

🔹 Przykład zastosowania:

  • osoba fizyczna ma aktywny ADE, ale trafiła do zakładu karnego – urząd przesyła decyzję przez usługę hybrydową, czyli w formie papierowej generowanej z elektronicznego systemu.

📌 Dla obywateli i przedsiębiorców to rozwiązanie awaryjne, stosowane tylko w sytuacjach wyjątkowych.


🧑‍💼 Rola administratora skrzynki doręczeń – kluczowe obowiązki

Administrator to osoba odpowiedzialna za techniczne i organizacyjne funkcjonowanie skrzynki doręczeń. Nie ma formalnych wymogów co do jego zawodu lub kwalifikacji, ale musi mieć:

  • numer PESEL (lub unijny identyfikator),
  • adres e-mail,
  • dostęp do środków uwierzytelnienia elektronicznego.

🧷 Kto musi mieć administratora?

PodmiotAdministrator wymagany?
Osoba fizyczna (np. jednoosobowy przedsiębiorca)✖ Nie (opcjonalnie)
Podmiot niepubliczny (np. spółka, fundacja)✔ Tak
Podmiot publiczny✔ Tak

🔐 Uprawnienia administratora (art. 19 ust. 5 u.d.e.):

  • aktywacja skrzynki doręczeń,
  • zarządzanie użytkownikami,
  • odbieranie korespondencji,
  • składanie wniosków o zmianę danych ADE.

📌 Administrator może być w każdej chwili zmieniony – wystarczy aktualizacja wniosku online.


🧭 Praktyczny przykład – zmiana administratora

Fundacja „Zielony Horyzont” wyznaczyła w 2024 r. panią Jolantę jako administratora ADE. W 2025 r. pani Jolanta przechodzi do innej organizacji. Fundacja loguje się do biznes.gov.pl, wybiera opcję „Zmień dane w BAE”, usuwa starą osobę i wskazuje nowego administratora – pana Pawła.

Zmiana administratora staje się skuteczna natychmiast po zatwierdzeniu.

🧾 Podsumowanie – co musisz wiedzieć o adresie do doręczeń elektronicznych?

Zakładanie i aktywacja adresu do doręczeń elektronicznych (ADE) to obowiązek wielu przedsiębiorców i instytucji. Wprowadzenie tego systemu znacznie upraszcza i przyspiesza kontakt z administracją publiczną, ale wymaga dokładności przy wnioskowaniu i czujności po jego aktywacji.


📌 Kluczowe wnioski:

  • ADE nie tworzy się sam – trzeba go uzyskać przez wniosek lub procedurę automatyczną przy rejestracji firmy.
  • Bez aktywacji ADE nie działa – sama informacja o jego utworzeniu nie wystarczy.
  • Od momentu wpisu do BAE jesteś zobowiązany do odbierania e-dokumentów od urzędów.
  • Brak odczytania wiadomości nie chroni przed skutkami prawnymi – po 14 dniach dokument uznaje się za doręczony.
  • Administrator skrzynki doręczeń to osoba odpowiedzialna za obsługę i techniczne działanie adresu – obowiązkowa dla firm i podmiotów publicznych.
  • Zmiany danych, zawieszenie lub zakończenie działalności należy zgłaszać poprzez odpowiedni wniosek online.

📚 Podstawa prawna:

  • art. 2 pkt 6, art. 3a, art. 9 ust. 1, art. 11 pkt 2, art. 12 ust. 2, art. 14 ust. 1–2, art. 15 ust. 2, art. 16 ust. 1, art. 19 ust. 3 i 5, art. 20a ust. 1 pkt 1–2, art. 47 ust. 1, art. 155 ust. 10 – ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 2320, z późn. zm.)

🔎 Tematy porad zawartych w poradniku:

  • adres do doręczeń elektronicznych dla firm
  • zakładanie skrzynki e-doręczeń 2025
  • aktywizacja e-doręczeń krok po kroku
  • administrator skrzynki doręczeń
  • publiczna usługa doręczeń elektronicznych PURDE

🔗 Przydatne linki urzędowe:

Ostatnia aktualizacja: 04.06.2025
Czy ta porada była dla Ciebie pomocna?

Zobacz również: