Od 2025 roku mali przedsiębiorcy z całej Unii Europejskiej mogą korzystać z nowego, rozszerzonego modelu zwolnienia z VAT, który pozwala im nie tylko unikać obowiązku rozliczania podatku w swoim kraju, ale także w innych państwach członkowskich. To fundamentalna zmiana w podejściu do tzw. „procedury szczególnej dla małych przedsiębiorstw”. W niniejszym poradniku wyjaśniamy, na czym polega nowy model zwolnienia, kto może z niego skorzystać oraz jak wygląda jego wdrożenie w Polsce i Unii Europejskiej.
📌 Dlaczego warto znać nowe przepisy?
Zwolnienie z VAT pozwala drobnym przedsiębiorcom znacząco uprościć rozliczenia podatkowe. Dotąd dotyczyło ono wyłącznie działalności prowadzonej w kraju siedziby firmy. Od 1 stycznia 2025 r. przedsiębiorcy mogą jednak korzystać z tego zwolnienia również przy sprzedaży towarów i usług w innych państwach UE, jeśli spełniają określone warunki. Znajomość nowych przepisów to realna oszczędność czasu, pieniędzy i formalności.
Nowe podejście unijne – transgraniczne zwolnienie z VAT
Co się zmieniło?
Dotychczas tzw. zwolnienie podmiotowe z VAT (w Polsce: art. 113 ustawy o VAT) przysługiwało tylko w kraju siedziby przedsiębiorcy. Od 2025 roku, zgodnie z dyrektywą Rady (UE) 2020/285, mały przedsiębiorca może korzystać z takiego zwolnienia również w innych krajach Unii Europejskiej, o ile spełnia wspólne warunki.
To oznacza, że np. mikroprzedsiębiorca z Polski, który wykonuje niewielką sprzedaż w Czechach czy Niemczech, nie musi się tam rejestrować do VAT – może działać w oparciu o zwolnienie unijne.
Nowe pojęcia: MSEST i MSEXE
W nowej strukturze przepisów kluczowe znaczenie mają dwa pojęcia:
- MSEST – państwo członkowskie siedziby przedsiębiorstwa (z ang. Member State of Establishment),
- MSEXE – państwo członkowskie, w którym przedsiębiorstwo korzysta ze zwolnienia (Member State of Exemption).
Zasada jest taka, że przedsiębiorstwo może mieć tylko jedno MSEST (nawet jeśli prowadzi działalność w kilku krajach), ale może korzystać z procedury szczególnej w wielu MSEXE, o ile spełnia warunki w każdym z nich.
Warunki korzystania z procedury szczególnej
Aby skorzystać z nowej formy zwolnienia z VAT, drobny przedsiębiorca musi spełnić szereg warunków:
- Siedziba w państwie UE – zwolnienie nie przysługuje firmom spoza Unii, nawet jeśli mają oddział w UE,
- Nieprzekroczenie progu obrotu – na poziomie krajowym i unijnym (szczegóły w kolejnej części cyklu),
- Brak działalności wykluczonej – np. dostawy nowych środków transportu czy transakcje okazjonalne nie są objęte zwolnieniem.
Transpozycja unijnego prawa w Polsce
Nowe unijne przepisy zostały wdrożone do polskiego porządku prawnego ustawą z dnia 8 listopada 2024 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Przepisy obowiązują od 1 stycznia 2025 r.
W Polsce nowe regulacje zostały wprowadzone w dwóch artykułach:
- art. 113a ustawy o VAT – dla podmiotów z UE korzystających ze zwolnienia w Polsce,
- art. 113b ustawy o VAT – dla polskich podmiotów korzystających ze zwolnienia w innych państwach UE.
Konsekwencje praktyczne – większa elastyczność, ale też więcej formalności
Zmiana oznacza znaczne poszerzenie możliwości korzystania ze zwolnienia z VAT, ale wiąże się też z dodatkowymi obowiązkami dokumentacyjnymi, szczególnie dla podmiotów działających w kilku państwach. Podstawowym warunkiem jest rejestracja w kraju siedziby (MSEST), który przekazuje dane do państw, w których firma chce skorzystać ze zwolnienia.
Niektóre przykłady zastosowania:
✔ Mały sklep internetowy z siedzibą w Polsce sprzedaje rękodzieło do Niemiec i Austrii. Do końca 2024 roku musiał rejestrować się do VAT w każdym kraju. Od 2025 roku może działać w ramach zwolnienia transgranicznego.
✔ Francuski grafik świadczący usługi marketingowe dla polskich firm może – pod warunkiem spełnienia warunków – być zwolniony z VAT również w Polsce.
Fakultatywność procedury szczególnej dla państw członkowskich
Państwa członkowskie mogą, ale nie muszą wdrażać procedury
Zgodnie z art. 284 ust. 1 dyrektywy 2006/112/WE, procedura szczególna dla małych przedsiębiorstw ma charakter fakultatywny – co oznacza, że państwa członkowskie nie są zobowiązane do jej wdrażania. Jednak jeśli zdecydują się na jej wprowadzenie na swoim terytorium dla przedsiębiorców krajowych, muszą umożliwić równorzędny dostęp do zwolnienia dla przedsiębiorców z innych państw UE, którzy prowadzą działalność na ich terytorium (art. 284 ust. 2 tej samej dyrektywy).
W praktyce oznacza to, że Polska, jako państwo członkowskie, wdrażając procedurę dla krajowych drobnych przedsiębiorców, musiała również umożliwić korzystanie z niej przedsiębiorcom zagranicznym, działającym w Polsce.
Wyłączenia z procedury
Dyrektywa unijna pozwala państwom członkowskim na wykluczenie pewnych transakcji z procedury (art. 283 ust. 2 dyrektywy 2006/112/WE). Polska z tej możliwości skorzystała – zgodnie z art. 113 ust. 13 ustawy o VAT, zwolnienia nie stosuje się m.in. do:
- dostaw terenów budowlanych,
- świadczenia usług prawniczych,
- usług jubilerskich,
- oraz sprzedaży wyrobów objętych akcyzą.
🌍 Nowy model korzystania ze zwolnienia – w kraju i za granicą
Transgraniczne stosowanie zwolnienia
Zasadniczą zmianą od 2025 roku jest możliwość stosowania zwolnienia podmiotowego poza granicami państwa siedziby.
🧾 Przykład:
Firma „AminoTech” z siedzibą w Polsce, sprzedaje suplementy diety przez internet. W 2025 roku jej sprzedaż wynosi:
- 30.000 euro w Polsce (poniżej progu 200.000 zł),
- 25.000 euro w Czechach,
- 10.000 euro w Niemczech,
- 20.000 euro w innych krajach UE.
Łącznie firma osiąga 85.000 euro obrotu w całej UE – poniżej unijnego limitu 100.000 euro. Oznacza to, że może korzystać ze zwolnienia z VAT w Polsce i innych państwach, które wdrożyły tę procedurę, pod warunkiem że nie przekroczyła progów lokalnych.
Warunki przekroczenia progów
Podmiot traci prawo do zwolnienia, gdy:
- przekroczy w UE próg 100.000 euro – traci prawo do zwolnienia transgranicznego,
- przekroczy próg krajowy (np. 200.000 zł w Polsce) – traci prawo do zwolnienia krajowego.
Zwróć uwagę: utrata zwolnienia w jednym państwie nie oznacza automatycznej utraty w pozostałych.
🔁 Utrata zwolnienia i możliwość powrotu
Zgodnie z art. 113 ust. 11 ustawy o VAT, jeśli podatnik:
- zrezygnuje ze zwolnienia,
- lub utraci do niego prawo,
to może powrócić do zwolnienia dopiero po roku – licząc od końca roku, w którym zrezygnował lub przekroczył próg.
🧾 Przykład:
Firma „Nordlight” z Gdańska zrezygnowała ze zwolnienia w czerwcu 2025 r. Może ponownie złożyć zgłoszenie dopiero od 1 stycznia 2027 r.
🧾 Zasady rejestracji i przekazywania danych
Dla skorzystania z transgranicznego zwolnienia przedsiębiorca zgłasza się do organu podatkowego w swoim kraju (czyli w MSEST), który rejestruje go i przekazuje dane do innych państw, gdzie podatnik chce korzystać ze zwolnienia. Podmiot otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny z sufiksem „EX” (np. PL123456789EX), umożliwiający mu działanie w ramach tej procedury.
Zgłoszenia i aktualizacje są składane w Polsce wyłącznie przez e-Urząd Skarbowy.
📚 Podstawa prawna
- art. 284 ust. 1–2, art. 288a, art. 289, art. 290 – Dyrektywa 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r.
- art. 113, 113a, 113b – Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. 2024 poz. 361 z późn. zm.)
- ustawa z dnia 8 listopada 2024 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw
🧠 Podsumowanie
Od 2025 roku procedura szczególna dla małych przedsiębiorców nabrała nowego, transgranicznego charakteru. Dzięki temu mali przedsiębiorcy mogą unikać rejestracji i rozliczeń VAT w krajach, w których osiągają niewielkie obroty – pod warunkiem, że spełniają limity obrotów i zadeklarują korzystanie z procedury. To duże ułatwienie, ale też nowe obowiązki – m.in. zgłoszenia, kwartalne raporty i analiza progów. Kluczowe znaczenie ma świadome planowanie działalności oraz kontrola limitów w ujęciu krajowym i unijnym.
🧩 Tematy porad zawartych w poradniku
- zwolnienie z VAT 2025
- drobny przedsiębiorca a VAT UE
- rejestracja VAT w krajach UE
- procedura szczególna małych przedsiębiorców
- VAT transgraniczny dla małych firm