Wadium to jedno z najczęściej stosowanych zabezpieczeń w zamówieniach publicznych. Jego zwrot może wydawać się formalnością, jednak w praktyce kryje się za nim szereg warunków prawnych i terminów, które muszą zostać spełnione. Pamiętaj, że niewłaściwe rozporządzenie wadium – zarówno przez zamawiającego, jak i wykonawcę – może skutkować poważnymi konsekwencjami, w tym utratą środków ochrony prawnej lub opóźnieniem w zwrocie pieniędzy.
W tym poradniku dowiesz się:
- kiedy zamawiający musi zwrócić wadium,
- w jakich przypadkach konieczny jest wniosek wykonawcy,
- jak długo może potrwać zwrot i w jakiej formie następuje,
- dlaczego nie zawsze warto składać wniosek o zwrot zbyt szybko.
🧾 Na czym polega funkcja wadium?
Zamawiający żąda wniesienia wadium po to, by zminimalizować ryzyko niepoważnych ofert lub uchylania się wykonawcy od zawarcia umowy. Nie jest to jednak żadna forma wynagrodzenia czy zysku – środki te mają charakter zabezpieczenia postępowania i z założenia powinny zostać zwrócone.
Wadium może być wniesione w pieniądzu, gwarancji bankowej, poręczeniu czy innej akceptowanej formie – zgodnie z przepisami Prawa zamówień publicznych.
👉 Co istotne:
Zwrot wadium jest najbardziej naturalnym rozporządzeniem tym zabezpieczeniem – oznacza, że wykonawca nie złamał zasad postępowania i/lub nie wygrał zamówienia, a mimo to przystąpił do przetargu zgodnie z procedurą.
✅ Kiedy zwrot wadium następuje automatycznie?
Zamawiający ma obowiązek samodzielnego zwrócenia wadium w trzech sytuacjach określonych w art. 98 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych:
- Upłynął termin związania ofertą – czyli czas, w którym wykonawca jest „związany” treścią swojej oferty.
- Została zawarta umowa w sprawie zamówienia publicznego – co oznacza, że postępowanie zakończyło się sukcesem.
- Postępowanie zostało unieważnione – i nie wniesiono odwołania lub już je rozstrzygnięto.
W tych przypadkach zwrot wadium następuje wobec wszystkich wykonawców, którzy wciąż uczestniczyli w postępowaniu – niezależnie od tego, czy byli na 2. czy 5. miejscu w rankingu ofert.
🔎 Przykład praktyczny:
Firma TechPol z Wrocławia złożyła ofertę w przetargu na dostawę sprzętu IT dla urzędu miasta. Wadium w wysokości 20 000 zł wniesiono w formie przelewu bankowego. Umowa została podpisana z innym wykonawcą, a TechPol nie została wybrana. Ponieważ termin związania ofertą upłynął, urząd automatycznie zwrócił wadium – bez konieczności składania wniosku.
📝 Kiedy trzeba złożyć wniosek o zwrot wadium?
Są sytuacje, w których zwrot wadium wymaga aktywności ze strony wykonawcy. Zgodnie z art. 98 ust. 2 p.z.p., zamawiający zwraca wadium na wniosek wykonawcy, jeżeli:
- wycofał on ofertę przed upływem terminu składania ofert,
- jego oferta została odrzucona,
- wybrano ofertę innego wykonawcy, a jego nie została wybrana,
- postępowanie zostało unieważnione, a odwołanie nie zostało jeszcze rozstrzygnięte albo termin do jego wniesienia jeszcze nie minął.
W takich przypadkach zamawiający nie ma obowiązku działania z urzędu – potrzebny jest formalny wniosek.
Co powinien zawierać wniosek o zwrot wadium?
W przepisach Prawa zamówień publicznych nie znajdziemy szczegółowego wzoru wniosku o zwrot wadium. Niemniej jednak, aby był on skuteczny, powinien zawierać co najmniej:
- pełne dane wykonawcy (nazwa, adres, NIP),
- oznaczenie postępowania, którego dotyczy (np. nr referencyjny, opis zamówienia),
- okoliczność uzasadniającą zwrot (np. wycofanie oferty przed terminem, odrzucenie oferty, niewybranie oferty),
- numer konta bankowego, na które ma być dokonany zwrot (jeśli wadium było w pieniądzu),
- podpis osoby uprawnionej do reprezentacji.
📌 Wskazówka praktyczna:
Wniosek warto złożyć drogą elektroniczną przez ePUAP lub na skrzynkę emailową wskazaną w dokumentacji przetargowej – skraca to czas obiegu dokumentów.
⏱ Kiedy zamawiający musi zwrócić wadium?
Zamawiający nie ma pełnej dowolności – musi przestrzegać terminu wskazanego w przepisach. Jak stanowi art. 98 ust. 3 p.z.p.:
„Zamawiający zwraca wadium niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia wystąpienia jednej z okoliczności, o których mowa w ust. 1 i 2.”
Oznacza to:
- jeśli przesłanka do zwrotu wynika z ust. 1 (np. upłynął termin związania ofertą, podpisano umowę), zamawiający musi zwrócić wadium z urzędu, do 7 dni od tego momentu,
- jeśli zaistniała przesłanka z ust. 2 (np. odrzucenie oferty) – termin 7 dni liczony jest od dnia złożenia wniosku.
🕐 Uwaga: opóźnienie w zwrocie może narazić zamawiającego na odpowiedzialność odszkodowawczą – choćby z tytułu bezpodstawnego przetrzymywania cudzego mienia.
⚠️ Ryzyko związane ze złożeniem wniosku – utrata prawa do odwołania
Wykonawca powinien wiedzieć, że złożenie wniosku o zwrot wadium może ograniczyć jego możliwości obrony interesów w postępowaniu.
Jak stanowi art. 98 ust. 3 p.z.p.:
„Złożenie wniosku o zwrot wadium przez wykonawcę oznacza rezygnację z korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w dziale IX.”
Oznacza to, że jeśli wykonawca:
- złożył wniosek o zwrot, a następnie chciałby złożyć odwołanie do KIO (np. na wybór najkorzystniejszej oferty lub odrzucenie jego oferty),
- to nie będzie miał już prawa tego zrobić – rezygnacja następuje automatycznie wraz ze złożeniem wniosku.
📄 Przykład praktyczny:
Firma Greentek Sp. z o.o. z Krakowa złożyła ofertę w przetargu na obsługę terenów zieleni. Jej oferta została odrzucona z powodu braków formalnych. Greentek złożyła wniosek o zwrot wadium – 10 000 zł. Dopiero po 3 dniach dowiedziała się, że odrzucenie było błędne i chciała złożyć odwołanie do KIO. Niestety – złożenie wniosku o zwrot spowodowało bezpowrotną utratę prawa do odwołania, nawet jeśli pieniądze jeszcze fizycznie nie wróciły na konto.
📌 Wniosek: zanim złożysz wniosek o zwrot – upewnij się, że nie planujesz korzystać ze środków ochrony prawnej (odwołanie, skarga). W przeciwnym razie możesz samodzielnie zamknąć sobie drogę do dochodzenia racji.
Jak wygląda zwrot wadium w zależności od formy?
To, w jaki sposób nastąpi zwrot wadium, zależy od formy jego wniesienia. Ustawodawca przewidział szczególne zasady zarówno dla pieniędzy, jak i zabezpieczeń w postaci gwarancji.
🏦 Zwrot wadium wniesionego w pieniądzu
Zgodnie z art. 98 ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych:
„Jeżeli wadium wniesiono w pieniądzu, zamawiający zwraca je wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszonymi o koszty prowadzenia rachunku bankowego oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wykonawcy.”
Oznacza to:
- wykonawca otrzymuje zwrot pełnej kwoty wadium powiększonej o odsetki, ale
- pomniejszonej o opłaty bankowe (np. prowizję za przelew, opłatę za prowadzenie rachunku).
🔎 W praktyce te kwoty są często symboliczne, np. odsetki mogą wynieść kilkanaście złotych, a koszty operacji bankowej kilkadziesiąt groszy.
📌 Ważne: pieniądze są przelewane na konto wskazane przez wykonawcę, dlatego należy dokładnie sprawdzić numer konta we wniosku.
📃 Zwrot wadium wniesionego w innej formie (np. gwarancji)
Jak stanowi art. 98 ust. 5 p.z.p.:
„Jeżeli wadium wniesiono w formie innej niż pieniężna, zamawiający zwraca je przez złożenie gwarantowi lub poręczycielowi oświadczenia o zwolnieniu wadium.”
Co to oznacza w praktyce?
- Zamawiający nie oddaje fizycznie dokumentu (np. papierowej gwarancji),
- Wysyła pisemne oświadczenie (najczęściej e-mailem lub listem poleconym) do instytucji, która wystawiła gwarancję lub poręczenie (np. bank, towarzystwo ubezpieczeniowe),
- W efekcie instytucja ta anuluje gwarancję i zwalnia wykonawcę z obowiązku zabezpieczenia.
🧾 Przykład praktyczny:
Firma Instal-Dom z Lublina złożyła wadium w postaci gwarancji bankowej wystawionej przez Bank Spółdzielczy. Po wyborze innego wykonawcy i upływie terminu związania ofertą, zamawiający przesłał bankowi oświadczenie o zwolnieniu wadium. Bank uznał gwarancję za bezskuteczną i zakończył jej ważność.
📌 Podsumowanie – o czym warto pamiętać?
Zwrot wadium to nie tylko formalność – to proces regulowany szczegółowymi przepisami. Dla wykonawców ważne jest, by świadomie podejmowali decyzje o składaniu wniosków, śledzili terminy i rozumieli skutki prawne.
Oto najważniejsze zasady:
✔ Zamawiający musi zwrócić wadium z urzędu, gdy:
- upłynął termin związania ofertą,
- zawarto umowę,
- postępowanie unieważniono i nie wniesiono odwołania.
✔ Wniosek o zwrot trzeba złożyć, jeśli:
- oferta została wycofana przed terminem,
- oferta została odrzucona,
- wybrano ofertę innego wykonawcy,
- unieważniono postępowanie, ale termin odwoławczy jeszcze nie minął.
⚠️ Złożenie wniosku oznacza rezygnację ze środków ochrony prawnej – wykonawca traci prawo do odwołania.
⌛ Termin zwrotu to 7 dni – od wystąpienia przesłanki (art. 98 ust. 1) lub od złożenia wniosku (art. 98 ust. 2).
💰 Forma zwrotu zależy od formy wadium – przelew dla pieniędzy, oświadczenie dla gwarancji.
🧾 Podstawa prawna:
- art. 98 ust. 1, ust. 2, ust. 3, ust. 4 i ust. 5 – ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1605 z późn. zm.)
🔍 Tematy porad zawartych w poradniku:
- zwrot wadium 2025
- zwrot wadium bez wniosku
- zwrot wadium wykonawcy
- wadium w zamówieniach publicznych
- skutki zwrotu wadium a odwołanie
🔗 Przydatne adresy urzędowe:
- https://www.uzp.gov.pl – Urząd Zamówień Publicznych