Ustalenie wartości zamówienia to pierwszy i jeden z najważniejszych kroków w procesie udzielania zamówienia publicznego. Od tej wartości zależy nie tylko wybór odpowiedniej procedury, ale również zakres obowiązków zamawiającego, poziom konkurencji w postępowaniu, a nawet zainteresowanie wykonawców. Prawidłowe oszacowanie wartości zamówienia wymaga staranności, znajomości rynku oraz przepisów prawa. W tym poradniku wyjaśniamy, jak to zrobić krok po kroku.
Dlaczego ustalenie wartości zamówienia jest kluczowe?
📌 Wartość zamówienia to fundament całego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. To właśnie ona determinuje:
- czy Prawo zamówień publicznych (PZP) w ogóle ma zastosowanie,
- czy stosujemy procedury krajowe czy unijne,
- czy konieczne jest ogłoszenie w Dzienniku Urzędowym UE,
- jakie będą obowiązki w zakresie wadium, warunków udziału czy szacowania rażąco niskiej ceny.
Zgodnie z art. 2 ust. 1 ustawy PZP, wartość zamówienia przesądza o tym, czy zamówienie mieści się w systemie zamówień publicznych. Oznacza to, że jeśli zamówienie ma wartość niższą niż ustawowe progi, zamawiający nie musi stosować przepisów PZP (poza wyjątkami wynikającymi z odrębnych przepisów, np. w projektach unijnych).
Jakie są progi wartościowe w zamówieniach publicznych?
Ustawodawca wyróżnia kilka progów, które wpływają na wybór trybu postępowania:
| Rodzaj zamówienia | Próg unijny (2024/2025) | Uwagi |
|---|---|---|
| Dostawy i usługi – instytucje centralne | ok. 143 000 euro | Tryb unijny obowiązkowy |
| Dostawy i usługi – pozostałe podmioty (np. JST) | ok. 221 000 euro | Większa elastyczność |
| Roboty budowlane – wszystkie jednostki | ok. 5 538 000 euro | Obowiązuje tryb unijny |
Dodatkowo istnieją progi złotówkowe:
- 20 000 000 euro dla robót budowlanych,
- 10 000 000 euro dla dostaw lub usług – których przekroczenie oznacza szczególną procedurę wynikającą z prawa UE.
Wartości te aktualizowane są co dwa lata zgodnie z kursami wymiany i publikowane przez Komisję Europejską. Zamawiający zawsze musi sprawdzić aktualne progi przed wszczęciem postępowania.
Czym jest wartość zamówienia i jak ją ustalić?
W przepisach nie znajdziemy ścisłej definicji pojęcia „wartość zamówienia”, ale ustawodawca określił jasne zasady jej szacowania. Kluczowe wytyczne znajdziemy w art. 28–36 PZP.
Zamawiający ustala wartość zamówienia jako całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku VAT, ustalone z należytą starannością.
To oznacza, że:
- wartość musi odpowiadać realiom rynkowym,
- zamawiający nie może zawyżać ani zaniżać wartości,
- nie może dzielić zamówienia sztucznie, by uniknąć stosowania przepisów PZP.
Ustalenie wartości nie może być czynnością „czysto formalną” – powinno opierać się na analizie rynku, wcześniejszych zamówieniach, wycenach, a w razie potrzeby – na opinii zewnętrznych ekspertów lub kosztorysantów.
Kiedy należy ustalić wartość zamówienia?
⚠️ Ustawodawca ograniczył czas, w którym można ustalić wartość zamówienia, aby dane były aktualne.
Zgodnie z art. 35 ust. 1 PZP:
- dla dostaw i usług – nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania,
- dla robót budowlanych – nie wcześniej niż 6 miesięcy przed wszczęciem postępowania.
Jeśli po ustaleniu wartości zmienią się okoliczności mające wpływ na wartość (np. gwałtowny wzrost cen materiałów lub kursu walut), zamawiający ma obowiązek ją skorygować przed wszczęciem postępowania.
Przykład 1 – urząd gminy i zakup sprzętu IT
🧑💼 Urząd Gminy w Nowogrodzie planuje zakup komputerów i oprogramowania do obsługi nowej platformy e-usług. Na podstawie ofert z rynku oraz wcześniejszych przetargów oszacowano wartość zamówienia na 240 000 zł netto. Ponieważ jest to kwota poniżej progu unijnego dla jednostek samorządu terytorialnego, postępowanie będzie prowadzone w tzw. trybie podstawowym z ogłoszeniem, bez konieczności przekazywania informacji do Dziennika Urzędowego UE.
Przykład 2 – zamówienie podzielone na części
🏢 Szpital wojewódzki planuje zakup usług sprzątania, żywienia i ochrony. Wartości poszczególnych części to:
- Sprzątanie: 900 000 zł
- Żywienie: 1 200 000 zł
- Ochrona: 950 000 zł
Mimo że żadna z części osobno nie przekracza progu unijnego, łączna wartość zamówienia wynosi 3 050 000 zł. W takim przypadku należy uznać, że jest to jedno zamówienie podzielone na części, a szacowanie wartości powinno dotyczyć całości. Stosowanie przepisów nie można omijać przez dzielenie zamówienia na mniejsze zadania.
Jak ustalić wartość zamówienia w zależności od jego rodzaju?
Ustawa Prawo zamówień publicznych w rozdziale 5 (art. 28–36) zawiera szczegółowe reguły ustalania wartości zamówienia zależnie od przedmiotu zamówienia. Kluczowe znaczenie mają różnice pomiędzy:
- robotami budowlanymi,
- dostawami i usługami,
- zamówieniami powtarzalnymi lub udzielanymi w częściach,
- usługami o szczególnym charakterze (np. finansowymi, prawnymi, transportowymi).
📌 Roboty budowlane
W przypadku robót budowlanych wartość zamówienia obejmuje nie tylko samą robotę, ale również wszystkie usługi i dostawy niezbędne do jej wykonania, np. projektowanie, nadzór, wyposażenie.
Zgodnie z art. 30 ust. 1 PZP:
„W przypadku zamówienia na roboty budowlane podstawą ustalenia wartości zamówienia jest kosztorys inwestorski, program funkcjonalno-użytkowy albo dokumentacja projektowa, z uwzględnieniem planowanych kosztów robót, materiałów i usług niezbędnych do realizacji zamówienia”.
Zamawiający musi więc:
- uwzględnić pełen zakres kosztów wykonawcy,
- opierać się na danych rynkowych (nie na planowanym budżecie inwestora),
- stosować odpowiednie metody kosztorysowe (np. wskaźnikowe, szczegółowe).
📌 Dostawy i usługi powtarzalne
Dla zamówień okresowych, powtarzających się lub podlegających wznowieniu, nie można ustalać wartości dla jednej umowy. Trzeba brać pod uwagę całość zaplanowanych zamówień w danym okresie.
Zgodnie z art. 32 ust. 1 PZP:
„W przypadku dostaw lub usług, które są powtarzające się albo mogą być udzielane w częściach, podstawą ustalenia wartości zamówienia jest łączna wartość zamówień tego samego rodzaju przewidzianych w ciągu 12 miesięcy od pierwszego zamówienia.”
👁🗨 Częstym błędem jest zaniżenie wartości przez ogłoszenie kilku postępowań rocznie na te same usługi (np. catering, druk, materiały biurowe). W świetle PZP powinno to być jedno zamówienie oszacowane jako całość – niezależnie od sposobu udzielania poszczególnych umów.
Przykład 3 – usługi cateringowe w jednostce budżetowej
🧑🔧 Dom Pomocy Społecznej w Tarnowie zamierza w ciągu roku regularnie korzystać z usług firmy cateringowej. Szacowany koszt miesięczny to ok. 12 000 zł netto, co daje 144 000 zł rocznie.
👉 Zamówienie ma charakter powtarzalny – dlatego wartość musi zostać ustalona jako suma przewidywanych rocznych kosztów. Nie wolno ogłaszać osobnych zapytań miesięcznych tylko po to, by pozostać poniżej progu stosowania PZP.
Wartość zamówienia a inne obowiązki zamawiającego
Oprócz wyboru odpowiedniej procedury, wartość zamówienia ma istotny wpływ na inne elementy postępowania, m.in.:
🔒 Wadium
Zgodnie z art. 97 ust. 2 PZP, maksymalna wysokość wadium nie może przekroczyć:
- 1,5% wartości zamówienia dla postępowań krajowych,
- 3% w przypadku postępowań unijnych.
👉 Jeżeli wartość zamówienia została zaniżona, zamawiający może nieświadomie narazić się na zbyt niskie zabezpieczenie interesu publicznego w razie niewykonania umowy.
⚖ Warunki udziału w postępowaniu
Zgodnie z art. 112 PZP, warunki udziału w postępowaniu muszą być proporcjonalne do przedmiotu i wartości zamówienia. Dotyczy to m.in. wymaganego doświadczenia, zdolności technicznej i sytuacji finansowej wykonawców.
📌 Zbyt wygórowane wymagania przy niskiej wartości zamówienia mogą zostać uznane za naruszenie zasady proporcjonalności i równego traktowania wykonawców.
💰 Analiza rażąco niskiej ceny
Zgodnie z art. 224 PZP, zamawiający ma obowiązek wezwać wykonawcę do wyjaśnienia ceny, jeśli jest ona rażąco niska w stosunku do wartości zamówienia. Dlatego nieprawidłowe oszacowanie wartości może:
- utrudniać skuteczne wykrywanie dumpingu cenowego,
- prowadzić do zawarcia umowy niemożliwej do prawidłowego wykonania.
Kiedy należy ponownie ustalić wartość zamówienia?
Prawo zamówień publicznych przewiduje sytuacje, w których wartość zamówienia musi zostać skorygowana – nawet jeśli została już raz ustalona.
Zgodnie z art. 36 PZP:
„Jeżeli po ustaleniu wartości zamówienia nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenie, zamawiający przed wszczęciem postępowania dokonuje zmiany wartości zamówienia”.
Do takich sytuacji należą m.in.:
- 📈 znaczący wzrost cen na rynku (np. wzrost cen materiałów budowlanych lub energii),
- 📉 zmniejszenie zakresu zamówienia z powodów budżetowych,
- 📊 nowe dane rynkowe, które pokazują, że wcześniejsze szacunki były nieaktualne,
- 💱 zmiana kursu euro, jeśli wartość pierwotnie mieściła się w granicy progu unijnego.
👉 Przykład 4 – zmiana wartości zamówienia z powodu inflacji
Miejski Zarząd Dróg w Opolu zaplanował w styczniu remont ulic o wartości szacowanej na 5 mln zł netto. W czerwcu, na etapie ogłoszenia postępowania, ceny asfaltu i materiałów wzrosły o ponad 20%. Przed ogłoszeniem przetargu urząd ponownie ustalił wartość zamówienia – już na poziomie 6,2 mln zł – kwalifikując projekt do procedury unijnej.
Pamiętaj, że niedopełnienie obowiązku aktualizacji może skutkować:
- zarzutem obejścia przepisów PZP,
- niewłaściwym wyborem procedury (np. zastosowaniem trybu krajowego zamiast unijnego),
- trudnościami w późniejszej ocenie ofert i cen.
Dobre praktyki w ustalaniu wartości zamówienia
🔍 Aby szacowanie wartości zamówienia było prawidłowe, warto stosować następujące zasady:
1. Analiza rynku i danych historycznych
- Korzystaj z cen uzyskanych w poprzednich przetargach,
- Porównuj oferty konkurencyjnych firm na rynku otwartym,
- Analizuj ogłoszenia w BZP i TED (https://ted.europa.eu).
2. Konsultacje z ekspertami
- Przy bardziej skomplikowanych zamówieniach (np. roboty budowlane, IT) warto zlecić wycenę firmom specjalistycznym lub kosztorysantom.
3. Uwzględnianie pełnego zakresu zamówienia
- Do szacunku wlicz wszystkie elementy wymagane do realizacji przedmiotu zamówienia (np. projekt, serwis, transport, licencje, materiały).
4. Ustalenie wartości przed planowaniem trybu postępowania
- Najpierw wartość – potem decyzja, czy zamówienie będzie udzielane w częściach, czy jako jedno zadanie.
5. Dokumentowanie procesu ustalania wartości
- W aktach postępowania powinny znaleźć się dowody i metody, na podstawie których ustalono wartość (np. notatki, analizy, e-maile z wyceną).
Podsumowanie – najważniejsze wnioski
✔ Ustalenie wartości zamówienia to obowiązek zamawiającego, który ma decydujące znaczenie dla wyboru procedury i prawidłowości postępowania.
✔ Wartość należy ustalić z należytą starannością, bazując na całkowitym szacunkowym wynagrodzeniu netto.
✔ Dla różnych typów zamówień (roboty, dostawy, usługi) istnieją odmienne reguły szacowania – trzeba je stosować zgodnie z ustawą.
✔ Wartość zamówienia wpływa m.in. na wadium, warunki udziału, ocenę cen, a także na zasięg konkurencji (procedura krajowa vs unijna).
✔ W przypadku zmiany okoliczności zamawiający ma obowiązek dokonać aktualizacji wartości przed ogłoszeniem postępowania.
Podstawa prawna
- art. 2 ust. 1, art. 3, art. 28–36, art. 97 ust. 2, art. 112, art. 224 – ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1605 ze zm.)
Tematy porad zawartych w poradniku
- ustalanie wartości zamówienia publicznego
- progi unijne 2025 zamówienia publiczne
- jak oszacować wartość zamówienia
- tryb podstawowy a tryb unijny PZP
- zamówienia powtarzalne i szacowanie wartości
Przydatne adresy urzędowe
- https://www.uzp.gov.pl – Urząd Zamówień Publicznych
- https://bzp.uzp.gov.pl – Biuletyn Zamówień Publicznych