Zamówienia publiczne to jeden z filarów funkcjonowania państwa – zarówno w wymiarze prawnym, jak i gospodarczym. Każdego roku administracja publiczna wydaje miliardy złotych na zakup towarów i usług, które są niezbędne do realizacji zadań publicznych. Dla przedsiębiorców to szansa na zdobycie stabilnych kontraktów, ale też konieczność zrozumienia specyfiki tego rynku. W tym poradniku wyjaśniamy, czym dokładnie jest zamówienie publiczne, kto może być zamawiającym i wykonawcą oraz jakie warunki muszą zostać spełnione, aby umowa została uznana za zamówienie publiczne.
📄 Co to jest zamówienie publiczne?
Zamówienie publiczne to nie tylko zwykła umowa na dostawę towarów lub wykonanie usługi. To prawnie zdefiniowana odpłatna umowa cywilnoprawna, zawierana pomiędzy zamawiającym (np. jednostką samorządu terytorialnego) a wykonawcą (np. firmą informatyczną), której przedmiotem są:
- dostawy,
- usługi,
- roboty budowlane.
🔎 Definicja ustawowa
Zgodnie z art. 7 pkt 32 ustawy Prawo zamówień publicznych, zamówienie publiczne to:
„umowa odpłatna zawierana między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług”.
Kluczowe cechy tej definicji to:
- dwustronność (zawsze bierze udział co najmniej dwóch uczestników),
- odpłatność (świadczenie jednej strony odbywa się za wzajemne przysporzenie),
- przedmiot umowy musi mieścić się w trzech kategoriach: dostawy, usługi, roboty budowlane.
⚖ Zamówienie publiczne a Kodeks cywilny
Zamówienia publiczne są pełnoprawnymi umowami cywilnoprawnymi, co oznacza, że są poddane ogólnym regułom Kodeksu cywilnego. Nie są to uchwały, decyzje ani jednostronne czynności prawne. Do ich skuteczności konieczne są zgodne oświadczenia woli obu stron.
💰 Czym jest odpłatność w zamówieniu publicznym?
Odpłatność to warunek sine qua non każdego zamówienia publicznego. Oznacza to, że:
✔ wykonawca świadczy usługę, dostarcza towar lub wykonuje roboty,
✔ a zamawiający dokonuje na jego rzecz przysporzenia majątkowego (najczęściej w formie pieniężnej).
Co istotne:
- wynagrodzenie może pochodzić z różnych źródeł – z budżetu publicznego, kredytu, leasingu, a nawet być rozłożone w czasie,
- odpłatność nie zawsze musi być gotówkowa – może przybrać formę innego ekwiwalentu majątkowego.
🔔 Uwaga: Sam fakt finansowania ze środków publicznych nie jest konieczny, aby dana umowa była zamówieniem publicznym.
👥 Kto jest zamawiającym?
Zamawiającym może być osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, zobowiązana do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. Ich katalog wynika z art. 4–6 tej ustawy.
Przykłady:
- 🏢 Urząd Miasta Zabrza,
- 🏫 Uniwersytet Publiczny,
- 🏥 Szpital Wojewódzki,
- 🧑🔧 Spółka, która otrzymuje więcej niż 50% dotacji publicznych i zleca zadania w ramach zamówienia publicznego.
🧑🔧 Kim jest wykonawca?
Wykonawcą może być każdy podmiot, który oferuje wykonanie zamówienia, bez względu na jego formę prawną:
- osoba fizyczna,
- osoba prawna,
- jednostka organizacyjna bez osobowości prawnej (np. spółka cywilna).
Wykonawca uzyskuje ten status już w momencie:
- złożenia oferty,
- ubiegania się o zamówienie,
- zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
🔍 Jakie warunki muszą być spełnione, aby umowa była zamówieniem publicznym?
Umowa spełnia definicję zamówienia publicznego, jeśli:
- Jest zawierana między zamawiającym a wykonawcą,
- Ma charakter odpłatny – istnieje wzajemne przysporzenie majątkowe,
- Jej przedmiotem są dostawy, usługi lub roboty budowlane.
🧾 Przykład 1 – Dostawa sprzętu komputerowego
📍 Miasto Chojnice ogłasza przetarg na dostawę 50 laptopów do urzędu.
📎 Wygrała firma „TechVision” sp. z o.o., która zobowiązuje się dostarczyć sprzęt w zamian za 125 000 zł brutto.
✅ Umowa ta spełnia wszystkie warunki zamówienia publicznego – jest odpłatna, zawarta między zamawiającym a wykonawcą, jej przedmiotem są dostawy.
🏗 Przykład 2 – Roboty budowlane bez środków publicznych
📍 Spółka „Hydro-Wschód” S.A. prowadząca działalność w sektorze wodociągów zawiera umowę na budowę nowego ujęcia wody. Finansuje ją z kredytu bankowego, bez dotacji.
📎 Mimo że środki nie pochodzą z budżetu publicznego, spółka działa jako zamawiający sektorowy (działalność reglamentowana), a umowa jest odpłatna i dotyczy robót budowlanych.
✅ Mamy do czynienia z zamówieniem publicznym.
Kluczowe zasady udzielania zamówień publicznych
Ustawa wymienia dziesięć podstawowych zasad, które tworzą fundament systemu zamówień publicznych:
- Zasada uczciwej konkurencji – nakazuje tworzenie warunków, które umożliwiają rywalizację między wykonawcami w sposób rzetelny i bez faworyzowania. Zamawiający nie może konstruować warunków udziału w postępowaniu w sposób eliminujący potencjalnych oferentów.
- Zasada równego traktowania wykonawców – zobowiązuje zamawiającego do jednakowego podejścia do wszystkich uczestników postępowania. Niedopuszczalne jest preferowanie określonych firm czy osób.
- Zasada przejrzystości – wymaga, aby wszystkie czynności w postępowaniu były jawne i możliwe do weryfikacji. Zamawiający powinien dokumentować przebieg postępowania oraz uzasadniać podejmowane decyzje.
- Zasada proporcjonalności – oznacza, że wymagania stawiane wykonawcom muszą być adekwatne do przedmiotu zamówienia i jego wartości. Nie można żądać np. nadmiernych referencji, jeśli nie mają one znaczenia dla realizacji zamówienia.
- Zasada efektywności zamówień – nakazuje dążyć do osiągnięcia najlepszego efektu przy racjonalnym wydatkowaniu środków publicznych.
- Zasada udzielania zamówienia wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami ustawy – przypomina, że tylko przestrzeganie wszystkich wymogów prawnych daje podstawę do zawarcia ważnej umowy.
- Zasada bezstronności i obiektywizmu – osoby uczestniczące w przygotowaniu i prowadzeniu postępowania muszą działać niezależnie i bez wpływów zewnętrznych.
- Zasada jawności postępowania – zapewnia dostęp do informacji o przebiegu i wynikach postępowania, z wyjątkiem danych stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.
- Zasada pisemności – wszystkie czynności powinny być dokumentowane w formie pisemnej (papierowej lub elektronicznej), co umożliwia kontrolę i odtworzenie procesu decyzyjnego.
- Zasada języka polskiego – dokumentacja postępowania prowadzona jest w języku polskim, co ma zapewnić jednoznaczność i dostępność informacji.
Znaczenie zasad dla praktyki postępowań
Zasady udzielania zamówień publicznych pełnią kilka kluczowych funkcji:
- interpretacyjną – pomagają w prawidłowym rozumieniu przepisów ustawy,
- oceniającą – umożliwiają ocenę działań zamawiającego pod kątem zgodności z prawem,
- uzupełniającą – pozwalają wypełniać ewentualne luki prawne.
W praktyce oznacza to, że w sytuacjach wątpliwych zamawiający powinien kierować się właśnie zasadami, a nie wyłącznie literalnym brzmieniem przepisów.
📚 Podsumowanie – kluczowe wnioski
✔ Zamówienie publiczne to umowa odpłatna, podlegająca reżimowi Prawa zamówień publicznych.
✔ Występuje zawsze dwóch uczestników: zamawiający i wykonawca.
✔ Odpłatność nie musi przyjmować wyłącznie formy pieniężnej – liczy się każde przysporzenie majątkowe.
✔ Finansowanie z budżetu publicznego nie jest konieczne – liczy się forma i cel umowy.
✔ Zamówienie publiczne musi dotyczyć dostaw, usług lub robót budowlanych.
📌 Podstawa prawna
- art. 1, art. 4–7, art. 23 ust. 3 pkt 2, art. 35 ust. 1 pkt 1 – ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1605 ze zm.)
- art. 2 ust. 1 pkt 5, art. 1 ust. 1 i 2 – Dyrektywa 2014/24/UE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych
🎯 Tematy porad zawartych w poradniku
- definicja zamówienia publicznego 2025
- kto może być zamawiającym i wykonawcą
- cechy umowy cywilnoprawnej w zamówieniach
- odpłatność a źródło finansowania
- jak rozpoznać zamówienie publiczne
🔗 Przydatne adresy urzędowe
- https://www.uzp.gov.pl – Urząd Zamówień Publicznych