W dobie pracy zdalnej coraz więcej firm wdraża specjalistyczne oprogramowanie do komunikacji i kontroli zadań pracowników. Powstaje jednak pytanie – czy pracodawca ma prawo wymagać korzystania z konkretnych aplikacji? Gdzie leży granica między uzasadnionym nadzorem a naruszeniem prywatności? W tym poradniku wyjaśniam, na jakich zasadach pracodawca może kontrolować pracownika zdalnego i jakie obowiązki może mu w tym zakresie narzucić.
Pracodawca ma prawo ustalać zasady komunikacji zdalnej
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracodawca ma prawo wyznaczać sposób organizacji pracy, również w formie zdalnej. Oznacza to, że:
- może wprowadzić obowiązek korzystania z określonych narzędzi komunikacji, takich jak Slack, Microsoft Teams czy Zoom,
- może nakazać utrzymywanie dostępności online w godzinach pracy (np. przez oznaczenie statusu „dostępny”),
- może oczekiwać, że pracownik będzie regularnie reagował na komunikaty lub zgłoszenia.
Takie zasady powinny być określone w:
- regulaminie pracy zdalnej,
- porozumieniu zawartym z pracownikiem,
- indywidualnym poleceniu służbowym.
📌 Przykład 1:
Pani Alicja, pracująca jako specjalistka ds. kadr w firmie z Poznania, otrzymała od pracodawcy polecenie korzystania z firmowego komunikatora w godzinach 8:00–16:00. Miała obowiązek utrzymywać status „aktywny” oraz odpowiadać na wiadomości w ciągu 15 minut. Odmówiła, powołując się na preferencje prywatne. Pracodawca uznał to za odmowę wykonania polecenia służbowego i rozwiązał z nią umowę za wypowiedzeniem.
📄 Zgodnie z orzecznictwem i przepisami, taka odmowa – jeśli dotyczy uzasadnionych, organizacyjnych wymagań pracodawcy – może być uznana za naruszenie obowiązków pracowniczych.
Oprogramowanie do kontroli pracownika – tak, ale z ograniczeniami
Pracodawcy mogą też nakładać obowiązek korzystania z określonych aplikacji kontrolnych, np. do rejestrowania czasu pracy lub śledzenia aktywności. Jednak:
⚠️ Nie każde oprogramowanie może być legalnie stosowane.
Zgodnie z art. 223 § 4 Kodeksu pracy, monitoring (w tym elektroniczny) musi być:
- celowy – związany z potrzebą organizacyjną (np. ochrona mienia, bezpieczeństwo danych),
- jawny – pracownik musi wiedzieć o jego istnieniu i zasadach,
- proporcjonalny – nie może naruszać prywatności bardziej niż to konieczne,
- zgodny z dobrami osobistymi – np. godnością, nietykalnością, prywatnością.
📌 Przykład 2:
Firma informatyczna z Wrocławia wdrożyła oprogramowanie, które co 10 minut robiło zrzut ekranu z komputera pracownika. Pracownicy nie zostali poinformowani o tym mechanizmie. Po interwencji jednej z pracownic, sprawa trafiła do Państwowej Inspekcji Pracy. Pracodawca został zobowiązany do zmiany polityki i doprecyzowania celów oraz metod monitoringu.
Kontrola w miejscu pracy zdalnej – tylko za zgodą pracownika
Zgodnie z art. 67²⁸ § 2 Kodeksu pracy, pracodawca nie może przeprowadzać fizycznej kontroli w miejscu pracy zdalnej bez porozumienia z pracownikiem. Zgoda może być dorozumiana, np. przez umożliwienie wejścia do mieszkania. Jednak:
- brak zgody oznacza brak możliwości przeprowadzenia kontroli,
- osoba trzecia, np. współlokator czy właściciel nieruchomości, może sprzeciwić się wejściu – wówczas kontrola nie może się odbyć,
- kontrola nie może naruszać dóbr osobistych domowników, np. przez filmowanie prywatnych pomieszczeń.
📌 Uwaga: Pracodawca powinien już na etapie uzgadniania miejsca pracy zdalnej upewnić się, że pracownik ma prawo dysponować tym miejscem (czyli może zapewnić dostęp w razie potrzeby).
Granice kontroli – czego nie wolno pracodawcy?
Pracodawca nie może:
✖ instalować oprogramowania szpiegującego (bez wiedzy pracownika),
✖ żądać dostępu do prywatnych kont czy urządzeń,
✖ prowadzić kontroli w sposób naruszający godność lub prywatność,
✖ używać bossware bez spełnienia warunków jawności, celowości i proporcjonalności.
📄 Zgodnie z art. 8 Kodeksu pracy:
„Nie można czynić ze swojego prawa użytku, który byłby sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub z zasadami współżycia społecznego.”
Podsumowanie – co wolno, a czego nie wolno pracodawcy?
✔ Pracodawca może narzucić konkretne programy i komunikatory,
✔ Może kontrolować efektywność pracy i sposób komunikacji,
✔ Musi jednak respektować prywatność i inne dobra osobiste,
✔ Kontrola musi być jawna, proporcjonalna i uzasadniona,
✔ Nie może przeprowadzać kontroli w miejscu pracy zdalnej bez zgody pracownika.
Podstawa prawna
- art. 22³ § 4, art. 8, art. 67²⁸ § 2 – Kodeks pracy
Tematy porad zawartych w poradniku
- kontrola pracy zdalnej 2025
- obowiązek korzystania z komunikatora
- bossware a prawo pracy
- monitoring pracownika zdalnego
- prawa i obowiązki w pracy zdalnej