Właściwe dokumentowanie wydatków w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (PKPiR) to nie tylko obowiązek wynikający z przepisów, ale też fundament bezpiecznego rozliczania się z fiskusem. Przedsiębiorcy często zastanawiają się, jakie dokumenty mogą być podstawą do zaksięgowania wydatków. Czy każda faktura wystarczy? A co z zakupami na targu lub opłatami za czynsz dzielonymi z innymi najemcami? Odpowiedzi znajdziesz w tym poradniku.
Dowody księgowe – co może być podstawą zapisu w PKPiR?
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia PKPiR, tylko ściśle określone dokumenty mogą stanowić podstawę ujęcia wydatków. Należą do nich:
✔ Faktury, rachunki, dokumenty celne
Muszą być one wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami (np. ustawą o VAT).
✔ Dokumenty korygujące przychody i koszty (art. 22p ustawy o PIT)
Przykładem może być dokument zmniejszający koszty z powodu niezapłaconej faktury, zawierający:
- datę wystawienia i miesiąc korekty,
- odniesienie do faktury lub umowy,
- kwotę korekty,
- podpis osoby sporządzającej dokument.
✔ Inne dowody księgowe i wewnętrzne
Muszą one dokumentować rzeczywisty przebieg zdarzenia gospodarczego i zawierać:
- dane stron transakcji (nazwa, adres),
- datę wystawienia i datę operacji,
- przedmiot operacji i jego wartość,
- podpisy osób odpowiedzialnych za operację.
📌 Uwaga: Dokumenty muszą być oznaczone numerem lub innym sposobem, który pozwala na ich powiązanie z zapisami księgowymi.
Rodzaje dowodów księgowych, które możesz stosować
Oprócz klasycznych faktur, możesz używać:
- dziennych zestawień faktur sprzedażowych (zbiorczy zapis),
- not księgowych (korekty),
- dowodów przesunięć,
- dowodów opłat bankowych i pocztowych,
- innych dowodów opłat (np. książeczki opłat), pod warunkiem że spełniają wymogi formalne.
Dowody wewnętrzne – kiedy można z nich skorzystać?
Dowody wewnętrzne są pomocne w sytuacjach, gdy nie masz faktury ani innego „zewnętrznego” dokumentu. Mogą być sporządzone tylko w konkretnych przypadkach, wymienionych w § 13 ust. 1 rozporządzenia.
✅ Przykładowe sytuacje, kiedy można sporządzić dowód wewnętrzny:
- Zakup od rolnika lub hodowcy produktów nieprzetworzonych (np. mleko, mięso, kiszonki).
- Zakup dzikich roślin, grzybów, jagód itp. od ludności.
- Towary z własnej uprawy lub hodowli.
- Zakup materiałów pomocniczych w sklepie detalicznym (paragon + dane na odwrocie).
- Diety i koszty podróży służbowych przedsiębiorcy lub pracowników.
- Zakup surowców wtórnych od ludności (bez metali nieżelaznych i aut).
- Koszty mediów (np. prąd, woda) – w części przypadającej na działalność.
- Opłaty notarialne i sądowe.
- Opłaty za parkowanie (np. bilet z parkomatu).
Praktyczne przykłady
🧑🔧 Przykład 1 – rozliczenie kosztów mediów w lokalu dzielonym z innym najemcą
Pani Elżbieta prowadzi salon kosmetyczny, dzieląc lokal z masażystką. Co miesiąc otrzymują fakturę za wodę od lokalnych wodociągów. Ustalono, że każda z nich płaci po połowie. Elżbieta może zaksięgować wydatek na podstawie dowodu wewnętrznego, sporządzonego na podstawie faktury.
📄 Dowód wewnętrzny:
- Data zdarzenia: 10-05-2025
- Nr dowodu: DW/05/2025
- Opis: Koszt wody (50% faktury)
- Kwota: 140,00 zł
🧑🔧 Przykład 2 – zakup od osoby fizycznej bez działalności
Pan Roman, właściciel sklepu spożywczego, kupuje latem jagody od mieszkanki wsi, która zbiera je w lesie. Nie może ona wystawić faktury. Roman może wystawić dowód wewnętrzny, dokumentując zakup i wpisując go do PKPiR.
📄 Dowód wewnętrzny:
- Data zdarzenia: 28-06-2025
- Nr dowodu: DW/06/2025
- Opis: Zakup jagód
- Kwota: 450,00 zł
Podsumowanie – o czym warto pamiętać?
- ✅ Nie każdy dokument może być podstawą wpisu w PKPiR – przepisy wskazują zamknięty katalog dowodów.
- ✅ Dowody wewnętrzne są wyjątkiem, a nie regułą – ich stosowanie jest ograniczone do ściśle określonych przypadków.
- ✅ Każdy dowód – niezależnie od rodzaju – musi zawierać konkretne dane: daty, wartości, podpisy i oznaczenie powiązania z księgą.
- ✅ Dowody wewnętrzne są szczególnie przydatne przy zakupach od osób fizycznych bez działalności, w przypadku współdzielonych mediów, diet i drobnych opłat.
Podstawa prawna
- § 12, § 13 – rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów
- art. 22p – ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
Tematy porad zawartych w poradniku
- dowód wewnętrzny PKPiR 2025
- dokumentowanie wydatków w działalności
- rozliczenie zakupów od osób fizycznych
- koszty działalności bez faktury
- księgowanie mediów w PKPiR
Strony urzędowe przydatne do tematu poradnika: