Prowadząc działalność gospodarczą, każdy przedsiębiorca wcześniej czy później staje przed pytaniem: jakie wydatki mogę rozliczyć jako koszty uzyskania przychodu? Prawidłowa klasyfikacja kosztów pozwala na zmniejszenie podstawy opodatkowania i tym samym – obniżenie należnego podatku. Warto jednak wiedzieć, że nie każdy wydatek da się zaliczyć do kosztów. W tym poradniku wyjaśniam, czym są koszty uzyskania przychodów, jak je klasyfikować, kiedy je ująć oraz jakie wydatki są wyłączone z tej kategorii.
Czym są koszty uzyskania przychodu?
Definicję kosztów uzyskania przychodów zawiera art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
📌 „Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.”
To oznacza, że nie wystarczy ponieść wydatku „dla firmy” – musi on mieć bezpośredni lub pośredni związek z uzyskaniem przychodu, a przy tym nie może być wymieniony w katalogu wyłączeń z art. 23 ustawy o PIT.
Kiedy dany wydatek można zaliczyć do kosztów?
✔️ został poniesiony w celu uzyskania przychodu,
✔️ nie znajduje się na liście kosztów wyłączonych (art. 23 ustawy o PIT),
✔️ został właściwie udokumentowany (np. fakturą, rachunkiem, umową),
✔️ jest racjonalny i zgodny z profilem działalności.
Koszty bezpośrednie a pośrednie
🔹 Koszty bezpośrednie
To takie, które można jednoznacznie przypisać do konkretnego przychodu. Przykłady:
- zakup towarów handlowych,
- materiały zużywane do realizacji zlecenia,
- prowizje od sprzedaży.
💡 Przykład: Firma „TECH-GLASS” zajmująca się montażem szyb samochodowych kupuje pakiet klejów i uszczelek do konkretnego zlecenia dla klienta. Koszty te zostaną ujęte w rozliczeniu wtedy, gdy przychód z wykonanej usługi zostanie osiągnięty.
🔹 Koszty pośrednie
To wydatki związane z działalnością ogólną, niemożliwe do przypisania konkretnemu przychodowi, np.:
- opłaty za telefon, internet, media,
- wynajem biura,
- koszty księgowości.
➡ Takie koszty rozlicza się w dacie ich poniesienia, czyli zgodnie z art. 22 ust. 4 i 6b ustawy o PIT – jako dzień poniesienia przyjmuje się dzień wystawienia faktury lub innego dowodu księgowego.
Kiedy uznać koszt za poniesiony?
Zgodnie z ustawą, za dzień poniesienia kosztu uważa się:
📄 dzień ujęcia kosztu w księgach rachunkowych,
na podstawie faktury, rachunku lub innego dowodu (np. umowy, noty księgowej).
‼️ Nie zawsze pokrywa się to z dniem zapłaty.
Wyjątkiem są wynagrodzenia – muszą być wypłacone w terminie, aby mogły stanowić koszt w miesiącu, za który są należne.
Wydatki, które nie są kosztami uzyskania przychodów
Ustawa zawiera obszerny katalog wyłączeń (art. 23 ustawy o PIT). Przykładowo, do kosztów nie można zaliczyć:
✖️ wydatków na reprezentację (np. obiady z kontrahentami),
✖️ odsetek od zaległości podatkowych,
✖️ grzywien i kar pieniężnych,
✖️ kosztów osobistego użytku właściciela firmy.
Reklama TAK, reprezentacja NIE – na co uważać przy promocji?
Przedsiębiorcy często pytają, czy koszty promocji firmy mogą być kosztem uzyskania przychodów.
✅ Reklama – może być kosztem, jeśli spełnia funkcję informacyjną lub zachęcającą do zakupu. Przykłady:
- ogłoszenia w mediach,
- banery reklamowe,
- kampanie online,
- ulotki, katalogi.
❌ Reprezentacja – nie może być kosztem. To działania mające na celu budowanie wizerunku, okazałość, elegancję (np. lunch z kontrahentem w restauracji, zakup alkoholu).
📌 Kluczowa różnica: reklama zachęca do zakupu, reprezentacja ma poprawić wizerunek. Wydatki na usługi gastronomiczne i napoje (w tym alkoholowe) zawsze są reprezentacją, nawet jeśli towarzyszą działaniom promocyjnym.
Remont czy modernizacja? Jak zakwalifikować wydatki budowlane?
Jeśli modernizujesz lokal, musisz określić, czy wykonane prace to:
🔧 Remont (koszt uzyskania przychodu):
- naprawy,
- wymiana zużytych elementów,
- odtworzenie stanu pierwotnego.
💡 Przykład: Firma „SOL-MET” wymienia stare okna w biurze na nowe – działanie to przywraca pierwotną funkcjonalność budynku, więc jest traktowane jako remont.
🏗 Modernizacja (ulepszenie) – zwiększa wartość środka trwałego:
- przebudowa, rozbudowa, adaptacja, unowocześnienie.
Jeśli łączna wartość takich nakładów przekracza 3500 zł w roku podatkowym, trzeba zwiększyć wartość początkową środka trwałego i amortyzować go od nowa.
👉 Przykład: Przedsiębiorca zakupił drukarkę za 15 000 zł. Po kilku miesiącach dołożył do niej moduł skanera za 5000 zł. Nakład ten zwiększa wartość użytkową, więc musi być potraktowany jako modernizacja, a nie koszt jednorazowy.
Jak dokumentować koszty uzyskania przychodu?
Aby zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodu, nie wystarczy tylko go ponieść – trzeba go również odpowiednio udokumentować. Dokumentacja kosztów jest kluczowa zarówno z punktu widzenia ewidencji księgowej, jak i w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej.
📄 Rodzaje dokumentów potwierdzających poniesienie kosztu:
- Faktura VAT – najczęściej stosowany dokument księgowy.
- Rachunek – stosowany przy zakupach od nievatowców.
- Dowód wewnętrzny – w uzasadnionych przypadkach (np. rozliczenie delegacji, zużycie paliwa z prywatnego pojazdu).
- Umowa cywilnoprawna + dowód zapłaty – np. umowa o dzieło, najem.
- Nota księgowa – np. przy refakturowaniu kosztów.
📌 Wszystkie dokumenty muszą być wystawione w języku polskim i w walucie polskiej, jeśli są podstawą księgowania w ewidencji prowadzonej zgodnie z polskimi przepisami.
🔍 Co powinien zawierać dokument księgowy?
- dane sprzedawcy i nabywcy,
- data wystawienia i data wykonania usługi lub dostawy towaru,
- opis towaru lub usługi,
- wartość transakcji brutto i netto,
- numer dokumentu.
Koszty a termin poniesienia – jak to wpływa na podatek?
Moment ujęcia kosztu ma ogromne znaczenie dla rozliczeń podatkowych, ponieważ wpływa na wysokość dochodu do opodatkowania w danym roku. Zasady różnią się w zależności od:
- rodzaju kosztu (bezpośredni / pośredni),
- prowadzonej ewidencji (księga przychodów i rozchodów czy księgi rachunkowe).
📆 Koszty bezpośrednie:
- przypisuje się do tego roku podatkowego, w którym uzyskano odpowiadające im przychody, nawet jeśli zostały poniesione wcześniej (art. 22 ust. 5 ustawy o PIT).
📆 Koszty pośrednie:
- potrąca się w dacie ich poniesienia, czyli w dniu ujęcia ich w księgach (art. 22 ust. 6b ustawy o PIT).
📌 Wyjątek stanowią sytuacje, gdy koszty te dotyczą przyszłych okresów rozliczeniowych – wtedy muszą zostać rozliczone proporcjonalnie.
Sankcje za błędne rozliczenie kosztów
Nieprawidłowe ujęcie kosztów może prowadzić do:
⚠️ zaniżenia dochodu do opodatkowania,
⚠️ konieczności korekty deklaracji,
⚠️ zapłaty odsetek od zaległości,
⚠️ odpowiedzialności karnoskarbowej (np. grzywna za „oszustwo księgowe”).
Dlatego:
📌 Jeśli masz wątpliwość, czy wydatek można ująć jako koszt – skonsultuj się z księgowym lub wystąp o interpretację indywidualną do KIS.
Najczęstsze błędy przedsiębiorców
🔴 Ujęcie wydatków prywatnych jako kosztów firmowych – np. zakupy spożywcze na firmową kartę.
🔴 Rozliczanie reprezentacji jako reklamy – np. lunch z kontrahentem promowany jako spotkanie marketingowe.
🔴 Brak dokumentów księgowych – np. brak faktury VAT lub umowy.
🔴 Zaliczanie modernizacji jako remontu – przy dużych nakładach łatwo przekroczyć próg 3500 zł.
🔴 Nieprawidłowe terminy – np. wynagrodzenia lub składki ZUS wypłacone po terminie nie mogą być kosztem w miesiącu, za który są należne.
Podsumowanie – co warto zapamiętać?
✅ Kosztem uzyskania przychodu może być wydatek, który:
– służy osiągnięciu, zabezpieczeniu lub zachowaniu źródła przychodów,
– nie znajduje się w katalogu wyłączeń,
– jest odpowiednio udokumentowany.
✅ Reklama jest kosztem – reprezentacja nie.
✅ Remont można rozliczyć jako koszt – modernizację amortyzuje się.
✅ Koszty pośrednie księgujemy w dniu ich poniesienia, bezpośrednie – w roku osiągnięcia przychodu.
Podstawa prawna
- art. 22 ust. 1, ust. 4–6b, art. 23 ust. 1 – ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 2267),
- art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 pkt 1 lit. c, art. 16g ust. 13 – ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 2155).
Tematy porad zawartych w poradniku
- koszty uzyskania przychodu w 2025
- reprezentacja a reklama koszty
- remont czy modernizacja podatki
- dokumentowanie kosztów działalności
- zasady ujmowania kosztów podatkowych