Dochody z nieruchomości – niezależnie od tego, czy pochodzą z najmu prywatnego, działalności gospodarczej czy dzierżawy – wymagają odpowiedniego rozliczenia podatkowo-księgowego. Wybór formy opodatkowania, sposób prowadzenia ewidencji oraz obowiązki dokumentacyjne różnią się w zależności od rodzaju działalności i statusu podatnika. W tym poradniku wyjaśniam, jakie masz możliwości oraz jakie obowiązki cię czekają – z praktycznymi przykładami i odniesieniami do przepisów.
🏢 Najem prywatny czy działalność gospodarcza?
Przychody z najmu możesz rozliczać:
🔹 Poza działalnością gospodarczą – tzw. najem prywatny
- Rozliczany jako odrębne źródło przychodów (art. 10 ust. 1 pkt 6 ustawy o PIT).
- Od 2022 roku obowiązkową formą opodatkowania najmu prywatnego jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.
- Nie można już wybrać opodatkowania na zasadach ogólnych (czyli wg skali podatkowej i kosztów uzyskania przychodów).
🔹 W ramach działalności gospodarczej
- Jeśli wynajmujesz wiele nieruchomości, korzystasz z obsługi biura, reklamujesz się, zmieniasz lokatorów itd. – fiskus może uznać, że prowadzisz działalność gospodarczą.
- Wtedy masz do wyboru:
- skalę podatkową (12% i 32%),
- podatek liniowy (19%),
- ryczałt (np. 8,5% lub 12,5%).
🧾 Księgowość najmu prywatnego – ewidencja przychodów
Jeśli rozliczasz najem prywatny ryczałtem, musisz prowadzić ewidencję przychodów:
- W ewidencji ujmujesz tylko przychody (bez kosztów!).
- Wpisy muszą być chronologiczne, oparte o dowody wpływu (np. potwierdzenia przelewu).
- Zapisy trzeba robić do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.
📌 Przykład:
Pan Marek wynajmuje prywatnie dwa mieszkania. Co miesiąc otrzymuje 3000 zł i 2500 zł czynszu. Do 20. marca musi zapisać przychód łącznie 5500 zł za luty w ewidencji.
Jeśli jesteś podatnikiem VAT, musisz ująć przychód łącznie z VAT, a potem go odjąć – zgodnie z rozporządzeniem z 17.12.2021 r.
📚 Księgowość najmu w działalności gospodarczej – PKPiR lub księgi rachunkowe
Jeśli najem jest prowadzony w ramach działalności gospodarczej, forma księgowości zależy od:
1️⃣ Formy opodatkowania:
- Skala i liniowy – prowadź PKPiR.
- Ryczałt – prowadzisz ewidencję przychodów, jak w najmie prywatnym.
2️⃣ Wielkości przychodów:
- Jeżeli przekroczysz limit 9 218 200 zł przychodów (w 2023 r.), od 2024 r. musisz prowadzić pełne księgi rachunkowe.
📌 Przykład:
Spółka cywilna „ProMieszkanie” wynajmuje 15 lokali usługowych. W 2023 r. osiągnęła 9 400 000 zł przychodów. Od 2024 r. musi prowadzić księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości.
📌 Miejsce i termin przechowywania dokumentacji
Bez względu na formę opodatkowania, ewidencję lub księgi należy przechowywać:
- w siedzibie firmy lub
- w miejscu wykonywania działalności (jeśli np. lokal jest wynajmowany jako lokal użytkowy),
- lub w biurze rachunkowym – zgodnie z umową.
📌 Termin przechowywania:
Zgodnie z art. 86 Ordynacji podatkowej – 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
📎 Polityka rachunkowości i plan kont – tylko przy księgach rachunkowych
Jeśli prowadzisz pełne księgi:
- Musisz ustalić politykę rachunkowości, w tym np. metodę amortyzacji nieruchomości.
- Ustalasz zakładowy plan kont.
- Masz obowiązek sporządzać sprawozdanie finansowe.
Wszystkie te obowiązki ponosi kierownik jednostki (np. właściciel lub wspólnik). Może on zlecić prowadzenie ksiąg innej osobie, ale musi to być na piśmie, a odpowiedzialność nadal ponosi.
⚠️ Dzierżawa i wynajem krótkoterminowy – kiedy trzeba uważać?
🔸 Dzierżawa (np. gruntu rolniczego)
- Może być rozliczana jako najem prywatny (ryczałt).
- Jeśli działalność ma charakter ciągły i zorganizowany – może zostać uznana za działalność gospodarczą.
🔸 Wynajem krótkoterminowy (np. Airbnb)
- Z reguły kwalifikowany jest jako działalność gospodarcza – zwłaszcza jeśli:
- reklama, rezerwacje online,
- serwisowanie, sprzątanie,
- wiele lokali, rotacja najemców.
📌 Uwaga: Użytkowanie mieszkań w ten sposób często wymaga zgłoszenia do gminy i spełnienia lokalnych przepisów, np. sanitarnych.
🟢 Podsumowanie – najważniejsze wnioski
✔ Dochody z nieruchomości można rozliczać prywatnie lub jako działalność gospodarczą – w zależności od skali i sposobu działania.
✔ Najem prywatny rozliczasz ryczałtem – tylko ewidencja przychodów.
✔ Najem w działalności – PKPiR, księgi lub ryczałt.
✔ Przekroczenie 9 218 200 zł przychodów obliguje do prowadzenia ksiąg rachunkowych.
✔ Pamiętaj o obowiązku przechowywania dokumentów przez 5 lat i prowadzeniu sprawozdań przy księgach.
✔ Wynajem krótkoterminowy często kwalifikuje się jako działalność gospodarcza – uważaj na ryzyko podatkowe.
📜 Podstawa prawna
- art. 10 ust. 1 pkt 6 – ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 226 z późn. zm.)
- art. 24a – j.w.
- ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2023 r. poz. 120 z późn. zm.)
- rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2021 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów (Dz.U. z 2021 r. poz. 2414)
- art. 86 i art. 70 § 1 – ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 z późn. zm.)
🗂️ Tematy porad zawartych w poradniku
- rozliczenie najmu prywatnego 2025
- księgowość najmu w działalności
- ewidencja przychodów ryczałt
- księgi rachunkowe nieruchomości
- opodatkowanie wynajmu krótkoterminowego