Wielu przedsiębiorców korzysta na co dzień z zagranicznego oprogramowania – często oferowanego na podstawie tzw. licencji użytkownika końcowego (EULA). Wątpliwości budzi jednak to, czy płatność za takie programy – zwłaszcza nabywane od podmiotów spoza Polski – rodzi obowiązek pobrania podatku u źródła i przesyłania deklaracji IFT-2R. W tym poradniku wyjaśniamy, kiedy opłata za oprogramowanie nie podlega opodatkowaniu u źródła, a także jakie są Twoje obowiązki wobec zagranicznego dostawcy programu.
Kiedy podatek u źródła nie ma zastosowania?
Zgodnie z przepisami art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (u.p.d.o.p.), obowiązek poboru podatku u źródła dotyczy określonych rodzajów należności wypłacanych nierezydentom – m.in. odsetek, dywidend, opłat licencyjnych czy należności za usługi niematerialne.
Jednak nie każda opłata za oprogramowanie jest traktowana jako należność licencyjna. Kluczowe znaczenie ma to, czy mamy do czynienia z:
- zwykłym korzystaniem z programu przez użytkownika końcowego, czy
- przekazaniem praw do eksploatacji (np. prawa do modyfikacji i komercyjnego rozpowszechniania oprogramowania).
📌 Jeżeli korzystasz z programu w ramach typowej licencji użytkownika końcowego (np. Canva, Figma, Adobe), to taka opłata nie jest traktowana jako należność licencyjna, a tym samym nie podlega podatkowi u źródła.
Przykład 1: Licencja końcowego użytkownika – brak podatku
🧑💻 Firma „Pixelio” z Poznania nabywa licencję na użytkowanie aplikacji graficznej „Graphos” od australijskiego dostawcy. Faktura wystawiona jest przez podmiot z NIP-em z przedrostkiem „EU”. Aplikacja służy zespołowi marketingowemu firmy wyłącznie do tworzenia wizualizacji dla klientów. Firma nie modyfikuje aplikacji ani nie odsprzedaje jej dalej.
✔ W tym przypadku nie ma obowiązku pobierania podatku u źródła. Licencja użytkownika końcowego nie wiąże się z przekazaniem praw do eksploatacji oprogramowania – to tylko dostęp do narzędzia w chmurze.
Gdzie przebiega granica – czym jest eksploatacja?
Według interpretacji indywidualnych (np. Dyrektora KIS z 19.04.2024 r., znak 0111-KDIB1-2.4010.124.2024.1.AW), opłaty są traktowane jako licencyjne (czyli opodatkowane), gdy zawierają przekazanie prawa do modyfikowania, rozpowszechniania lub osiągania dochodów z użycia oprogramowania przez osoby trzecie.
📄 Jeśli jednak Twoja firma korzysta z programu „dla siebie” – np. tylko do obróbki zdjęć lub projektowania grafik wewnętrznych – nie dochodzi do eksploatacji, o której mowa w ustawie. Wtedy nie ma podatku u źródła.
Czy trzeba mieć certyfikat rezydencji?
📝 Dla należności, które nie podlegają podatkowi u źródła, nie ma obowiązku uzyskania certyfikatu rezydencji od zagranicznego kontrahenta. Podobnie – nie trzeba wypełniać i wysyłać formularza IFT-2R, który dotyczy jedynie wypłat objętych podatkiem.
📌 To istotne uproszczenie – jeśli wiesz, że korzystasz z licencji EULA (użytkownika końcowego), nie musisz prowadzić dodatkowej dokumentacji podatkowej w tym zakresie.
Przykład 2: Przekazanie praw do eksploatacji – obowiązek podatkowy
🏢 Spółka „TechBridge” z Wrocławia podpisała umowę z amerykańskim deweloperem oprogramowania, w ramach której nabyła prawo do modyfikowania i lokalizowania aplikacji „QuickFleet” w wersji mobilnej oraz sprzedawania jej na rynku polskim pod własną marką.
⚠️ W tym przypadku mamy do czynienia z udzieleniem licencji eksploatacyjnej, ponieważ spółka zyskała prawo do:
- modyfikacji oprogramowania,
- dalszego rozpowszechniania aplikacji,
- czerpania przychodów z jej sprzedaży.
Taka transakcja podlega podatkowi u źródła. Spółka jako płatnik:
- musi pobrać podatek (domyślnie 20%, chyba że umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania stanowi inaczej),
- powinna uzyskać certyfikat rezydencji od kontrahenta,
- ma obowiązek złożenia deklaracji IFT-2R do urzędu skarbowego.
Podsumowanie – najważniejsze zasady 📌
✔ Nie każda opłata za oprogramowanie oznacza licencję w rozumieniu przepisów podatkowych.
✔ Jeśli korzystasz z programu wyłącznie jako użytkownik końcowy – np. do tworzenia grafik, dokumentów, projektów – nie musisz płacić podatku u źródła.
✔ Nie musisz żądać certyfikatu rezydencji ani składać deklaracji IFT-2R, jeśli korzystasz z programu bez prawa do jego modyfikacji lub dystrybucji.
✔ Obowiązek podatkowy pojawia się dopiero wtedy, gdy licencja umożliwia komercyjne eksploatowanie oprogramowania – np. jego modyfikację i sprzedaż.
✔ W razie wątpliwości co do kwalifikacji licencji warto wystąpić o interpretację indywidualną do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.
Podstawa prawna
- art. 21 ust. 1 – ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2024 r. poz. 654 z późn. zm.)
- Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 19.04.2024 r., znak 0111-KDIB1-2.4010.124.2024.1.AW
Tematy porad zawartych w poradniku
- podatek u źródła od licencji
- licencja użytkownika końcowego 2025
- certyfikat rezydencji a CIT
- faktura za oprogramowanie z zagranicy
- Canva, Figma, Adobe – podatek u źródła