Od 1 lipca 2024 r. wchodzi w życie obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF), który istotnie zmienia sposób dokumentowania transakcji. Przedsiębiorcy często zadają sobie pytanie: czy faktury dla podmiotów zagranicznych również muszą być ustrukturyzowane i przesyłane przez KSeF?
W tym poradniku znajdziesz odpowiedzi na to pytanie oraz praktyczne wskazówki dotyczące fakturowania zagranicznych kontrahentów po 1 lipca 2024 r.
Kiedy nie trzeba wystawiać faktury ustrukturyzowanej dla zagranicznego kontrahenta?
Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, obowiązek wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanej dotyczy głównie transakcji krajowych. W przypadku faktur dla podmiotów zagranicznych, są liczne wyjątki, które zwalniają z obowiązku przesyłania ich przez KSeF.
📌 Zwolnienie dotyczy, gdy nabywcą jest:
- Podmiot zagraniczny bez siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce – np. francuska firma, która nigdy nie prowadziła działalności na terytorium RP.
- Podmiot z siedzibą poza Polską, posiadający jednak stałe miejsce działalności w Polsce, ale to miejsce nie uczestniczy w danej transakcji – np. niemiecka firma z oddziałem w Poznaniu, która zleca usługę na rzecz swojej centrali w Berlinie.
- Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej – np. konsument z Włoch kupujący produkt przez sklep internetowy.
W takich przypadkach przedsiębiorca nie ma obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej – może nadal wystawiać faktury np. w formacie PDF lub z użyciem dotychczasowego systemu.
Co jeśli faktura dotyczy transakcji zagranicznej, ale firma chce używać KSeF?
To dopuszczalne. Od 1 lipca 2024 r., zgodnie z art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, w przypadku gdy:
- miejsce świadczenia usługi lub dostawy towaru znajduje się poza Polską (np. Niemcy, USA),
- nabywca nie posiada siedziby lub stałego miejsca działalności w Polsce, albo
- posiada takie miejsce, ale nie uczestniczy w transakcji,
– faktura może być wystawiona w formacie ustrukturyzowanym i przesłana do KSeF, ale musi być udostępniona nabywcy w sposób z nim uzgodniony.
👉 Oznacza to, że nabywca zagraniczny nie musi mieć dostępu do KSeF, a faktura może zostać mu udostępniona np. jako:
- PDF wygenerowany z KSeF,
- wizualizacja z kodem QR przesłana e-mailem.
Praktyczne przykłady
🧑🔧 Przykład 1: Eksport usług do firmy z USA
Firma TechPol Sp. z o.o. z Krakowa wykonuje usługę programistyczną dla kontrahenta z USA, który nie ma w Polsce siedziby ani oddziału.
✔ Firma może wystawić fakturę ustrukturyzowaną i przesłać ją do KSeF, ale nie ma takiego obowiązku.
✔ Jeśli zdecyduje się na fakturę z KSeF, musi ją udostępnić klientowi z USA w sposób wcześniej z nim uzgodniony – np. jako PDF.
🏢 Przykład 2: Sprzedaż dla firmy z Niemiec z oddziałem w Polsce
Firma Nowa Energia Sp. z o.o. z Lublina dostarcza urządzenie firmie z Niemiec, która ma oddział w Polsce, ale zamówienie dotyczy dostawy do centrali w Berlinie.
✔ Ponieważ polski oddział nie uczestniczy w transakcji, firma nie musi wystawiać faktury ustrukturyzowanej.
✔ Może jednak skorzystać z KSeF i udostępnić zagranicznemu klientowi fakturę w uzgodniony sposób.
Uwaga na wyjątki – nie dla każdej faktury zagranicznej brak obowiązku!
Choć w wielu przypadkach można wystawiać zwykłą fakturę, niektóre transakcje z zagranicą, np. z firmami zarejestrowanymi w Polsce jako podatnicy VAT, mogą wymagać faktury ustrukturyzowanej, jeśli ich polskie miejsce działalności bierze udział w transakcji.
Podsumowanie – co warto zapamiętać?
✔ Nie każda faktura dla zagranicznego kontrahenta musi przechodzić przez KSeF.
✔ Jeśli nabywca nie ma związku z terytorium Polski (brak siedziby i stałego miejsca działalności), wystarczy zwykła faktura.
✔ W przypadku użycia KSeF – faktura musi być udostępniona nabywcy zagranicznemu w ustalony sposób (PDF, e-mail, system B2B).
✔ Przed wystawieniem faktury – sprawdź, czy zagraniczny kontrahent ma w Polsce siedzibę lub oddział i czy bierze udział w transakcji.
Podstawa prawna
- art. 106ga, art. 106gb ust. 4 – ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2023 poz. 1570, z późn. zm.)
- art. 106s – ustawa o VAT (w brzmieniu obowiązującym od 1.07.2024 r.)
Tematy porad zawartych w poradniku
- faktura ustrukturyzowana dla zagranicznego kontrahenta
- KSeF dla firm zagranicznych
- obowiązek KSeF a eksport usług
- faktury zagraniczne po 1 lipca 2024
- wystawianie faktur do UE i poza UE