Wizerunek to nie tylko zdjęcie twarzy. To każde utrwalenie wyglądu danej osoby pozwalające ją zidentyfikować – może to być fotografia, film, grafika, a nawet avatar stworzony na bazie zdjęcia.
W polskim porządku prawnym ochrona wizerunku wynika zarówno z przepisów o ochronie danych osobowych (RODO), jak i z prawa cywilnego (art. 23 i 24 Kodeksu cywilnego) oraz ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych (art. 81).
Przykładowe sytuacje użycia wizerunku pracownika
1. 📌 Onboarding nowego pracownika
Nowi pracownicy są często przedstawiani zespołowi poprzez mailowe lub intranetowe wiadomości powitalne zawierające zdjęcie i krótki opis.
🧑💼 Przykład: Anna, nowa specjalistka ds. marketingu w firmie „Digital Spark” z Gdyni, została zaprezentowana zespołowi w formie grafiki zawierającej jej zdjęcie, opis doświadczenia oraz zainteresowań.
➡️ Taka forma prezentacji wymaga uprzedniej zgody pracownika.
2. 📇 Identyfikatory służbowe
Identyfikatory ze zdjęciem to częsty element firmowej organizacji pracy – służą m.in. kontroli dostępu.
🧑🔧 Przykład: Marcin, pracownik produkcyjny w zakładzie „MetalForm” w Piotrkowie Trybunalskim, ma identyfikator ze zdjęciem wymagany do wejścia na halę.
➡️ W tej sytuacji zgoda pracownika nie zawsze jest wymagana, jeśli wykorzystanie zdjęcia jest konieczne dla realizacji obowiązków służbowych, a więc mieści się w zakresie prawnie uzasadnionego interesu pracodawcy (RODO – art. 6 ust. 1 lit. f).
3. 🖥 Wizerunek w komunikacji wewnętrznej i materiałach promocyjnych
Wizerunek pracownika może być wykorzystywany na stronie internetowej, w newsletterach firmowych lub w filmach promocyjnych.
🏢 Przykład: Tomasz, kierownik sprzedaży w „EcoBuild Sp. z o.o.” z Wrocławia, został poproszony o udział w filmie wizerunkowym firmy promującym nowy produkt.
➡️ W takiej sytuacji konieczna jest wyraźna zgoda – najlepiej pisemna, z dokładnym opisem celu wykorzystania wizerunku i okresem ważności zgody.
4. 📁 Wizerunek w aktach osobowych i dokumentacji kadrowej
Zdjęcia bywają przechowywane w systemach kadrowych, choć nie są obowiązkowym elementem akt osobowych.
🧾 Przykład: W systemie HR firmy „Logix Transport” z Poznania każdy pracownik ma zdjęcie przypisane do swojego profilu w intranecie.
➡️ Przechowywanie takiego zdjęcia wymaga zgody pracownika, chyba że jego obecność jest bezpośrednio związana z wykonywaniem umowy o pracę i służy prawnie uzasadnionemu interesowi (np. ułatwia organizację pracy w dużych zespołach).
Czy pracodawca zawsze potrzebuje zgody?
🔑 Zgoda nie zawsze jest konieczna. Zgodnie z przepisami RODO, jeżeli:
- przetwarzanie zdjęcia jest konieczne do wykonania umowy o pracę (np. zdjęcie do przepustki pracowniczej w obiekcie chronionym),
- lub wynika z prawnie uzasadnionego interesu pracodawcy, który nie narusza praw i wolności pracownika,
to wykorzystanie wizerunku może być legalne bez zgody.
Jednak w większości przypadków, szczególnie gdy zdjęcie ma trafić do materiałów zewnętrznych, potrzebna będzie wyraźna i dobrowolna zgoda pracownika.
Jak powinna wyglądać zgoda na wykorzystanie wizerunku?
✔ powinna być dobrowolna, świadoma, konkretna i jednoznaczna
✔ najlepiej sporządzona na piśmie
✔ powinna zawierać:
- wskazanie celu przetwarzania (np. publikacja na stronie internetowej),
- zakres (jakie zdjęcie, w jakiej formie),
- czas obowiązywania,
- informację o możliwości wycofania zgody w każdej chwili.
📄 Przykład klauzuli zgody:
„Wyrażam zgodę na nieodpłatne wykorzystanie mojego wizerunku w postaci zdjęcia wykonanego w dniu [data] na potrzeby publikacji na stronie internetowej pracodawcy [nazwa firmy] oraz w mediach społecznościowych. Zgoda obowiązuje przez okres zatrudnienia i może zostać cofnięta w każdej chwili.”
Podsumowanie: Co musisz wiedzieć o wizerunku w pracy?
📌 Wizerunek pracownika, w tym jego zdjęcie, podlega ochronie na gruncie prawa cywilnego i RODO.
📌 Pracodawca może wykorzystywać zdjęcie pracownika tylko wtedy, gdy:
- ma na to wyraźną i dobrowolną zgodę pracownika (np. do celów promocyjnych),
- lub gdy wykorzystanie wizerunku jest niezbędne do wykonania umowy o pracę albo wynika z uzasadnionego interesu pracodawcy, przy poszanowaniu praw pracownika (np. zdjęcie na identyfikatorze).
📌 Każda zgoda powinna być dobrze udokumentowana, precyzyjna i odwoływalna w każdej chwili – bez negatywnych konsekwencji dla pracownika.
📌 W przypadku braku zgody, publikacja wizerunku pracownika (np. na stronie internetowej firmy) może narazić pracodawcę na odpowiedzialność cywilną, a nawet na sankcje z tytułu naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.
📌 Pracownicy mają pełne prawo odmówić wykorzystania swojego zdjęcia lub je usunąć – nawet jeśli wcześniej wyrazili na to zgodę.
Podstawa prawna
- art. 6 ust. 1 lit. a, b, f – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) – przetwarzanie danych osobowych (w tym wizerunku) może odbywać się wyłącznie na podstawie zgody, umowy lub uzasadnionego interesu.
- art. 81 ust. 1 – ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych – rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby przedstawionej na zdjęciu.
- art. 23 i 24 – ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny – ochrona dóbr osobistych, w tym wizerunku.
- art. 22¹ § 1 i 3 – ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – katalog danych osobowych, które pracodawca może pozyskiwać od pracownika.
Tematy porad zawartych w poradniku
- wykorzystanie wizerunku pracownika
- zgoda na publikację zdjęcia w pracy
- RODO a zdjęcie pracownika
- identyfikator ze zdjęciem a ochrona danych
- wizerunek pracownika w materiałach promocyjnych