Od wybuchu wojny w Ukrainie w lutym 2022 r., Polska wprowadziła szereg przepisów ułatwiających legalne zatrudnianie obywateli Ukrainy. Uproszczone procedury obowiązujące w 2025 r. pozwalają pracodawcom na szybkie i zgodne z prawem zatrudnianie cudzoziemców z Ukrainy – bez konieczności uzyskiwania zezwoleń na pracę. Warunkiem jest jednak spełnienie określonych wymogów formalnych. W tym artykule wyjaśniamy, jak zatrudnić obywatela Ukrainy zgodnie z obowiązującymi przepisami – krok po kroku.
Kto może pracować na uproszczonych zasadach?
Uproszczone zasady zatrudnienia dotyczą:
- obywateli Ukrainy, którzy przybyli legalnie do Polski po 24 lutego 2022 r. z powodu wojny,
- obywateli Ukrainy, którzy przebywali w Polsce legalnie przed tą datą, ale spełniają dodatkowe warunki legalności pobytu,
- członków najbliższej rodziny obywatela Ukrainy (także nieposiadających obywatelstwa ukraińskiego), jeżeli przybyli do Polski razem z nim z powodu wojny,
- obywateli Ukrainy posiadających Kartę Polaka, którzy wjechali do Polski po 24 lutego 2022 r.
Uwaga – uproszczonych zasad nie stosuje się do cudzoziemców, którzy:
- posiadają zezwolenie na pobyt stały, rezydenta długoterminowego UE lub status uchodźcy,
- złożyli wniosek o udzielenie ochrony międzynarodowej lub zadeklarowali zamiar jego złożenia,
- korzystają z ochrony czasowej w innym kraju UE.
Jak sprawdzić legalność pobytu?
Zgodnie z art. 22 ustawy z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy (Dz.U. 2022 poz. 583 ze zm.):
„Obywatel Ukrainy jest uprawniony do wykonywania pracy na terytorium Polski w okresie pobytu zgodnego z obowiązującymi przepisami, w przypadku gdy jego pobyt na terytorium Polski uważa się za legalny na podstawie art. 2 ust. 1 tej ustawy”.
1. Stempel w paszporcie
Najprostszą formą potwierdzenia legalnego wjazdu po 24 lutego 2022 r. jest stempel Straży Granicznej w paszporcie. Jeśli obywatel Ukrainy przekroczył granicę legalnie i otrzymał taki stempel, jego pobyt jest automatycznie uznawany za legalny do 30 września 2025 r.
2. Brak stempla – PESEL UKR
Jeśli obywatel Ukrainy nie otrzymał stempla (np. przekroczył granicę pieszo przez tzw. zieloną granicę), powinien niezwłocznie złożyć wniosek o nadanie numeru PESEL w najbliższym urzędzie gminy. Wniosek musi być:
- złożony osobiście,
- podpisany własnoręcznie,
- zawierać deklarację zamiaru pozostania w Polsce.
Po nadaniu PESEL z adnotacją UKR, pobyt również jest uznawany za legalny do 30 września 2025 r.
3. Osoby, które były w Polsce przed 24 lutego 2022 r.
Obywatele Ukrainy, którzy przebywali w Polsce legalnie jeszcze przed wybuchem wojny, mogą skorzystać z uproszczonych zasad, jeśli:
- mają ważny tytuł pobytowy (np. zezwolenie na pobyt czasowy, wiza krajowa, karta pobytu),
- ich dokumenty wygasły po 24 lutego 2022 r. – w takim przypadku ważność dokumentów została automatycznie przedłużona do 30 września 2025 r.
Przykład 1: Pracownik z paszportem ze stemplem
Pan Ołeksij przyjechał do Polski 15 marca 2022 r. z rejonu Sum na Ukrainie. Na przejściu granicznym w Medyce otrzymał stempel w paszporcie. Od tego momentu jego pobyt w Polsce jest legalny do 30 września 2025 r. Pracodawca z Rzeszowa może go zatrudnić, zawierając z nim umowę i składając powiadomienie do urzędu pracy.
Przykład 2: Pracownik bez stempla, ale z PESEL UKR
Pani Tetiana przekroczyła granicę 5 marca 2022 r. nielegalnie przez przejście w lesie, unikając kontroli. Kilka dni później złożyła wniosek o PESEL z adnotacją UKR. Po otrzymaniu numeru jej pobyt uznaje się za legalny, więc może zostać zatrudniona na uproszczonych zasadach.
Forma zatrudnienia – umowa o pracę lub cywilnoprawna
Obywatela Ukrainy można zatrudnić na podstawie:
- umowy o pracę (najbezpieczniejsza forma),
- umowy zlecenia (gdy praca ma charakter nieregularny),
- umowy o dzieło (w ściśle określonych przypadkach, np. projekt graficzny).
Umowa powinna być zrozumiała dla pracownika. Zaleca się przygotowanie jej w dwóch językach: polskim i ukraińskim, co pozwoli uniknąć nieporozumień i zwiększy poczucie bezpieczeństwa pracownika.
Powiadomienie urzędu pracy – obowiązek pracodawcy
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, zatrudnienie obywatela Ukrainy na uproszczonych zasadach wymaga jedynie zgłoszenia, a nie uzyskiwania zezwoleń.
Gdzie i jak zgłosić?
- Powiadomienie składa się elektronicznie przez portal www.praca.gov.pl.
- Trzeba to zrobić w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy.
- Zgłoszenia dokonuje pracodawca, nie pracownik.
Co zawiera zgłoszenie?
Formularz wymaga podania:
- danych pracodawcy (NIP, REGON, adres, telefon),
- danych pracownika (imię, nazwisko, PESEL, dokument tożsamości),
- rodzaju umowy,
- stanowiska pracy,
- miejsca pracy,
- wymiaru czasu pracy lub liczby godzin,
- stawki wynagrodzenia,
- liczby osób zatrudnionych w firmie.
Zmiany warunków zatrudnienia – co wtedy?
Jeżeli po zgłoszeniu:
- zmieni się rodzaj umowy,
- zmieni się stanowisko,
- zostanie obniżony wymiar czasu pracy,
- zmniejszy się stawka wynagrodzenia
– pracodawca ma obowiązek złożyć nowe zgłoszenie do urzędu pracy w ciągu 7 dni od wystąpienia zmiany.
Legalizacja pobytu członków rodziny i posiadaczy Karty Polaka
Ułatwienia w zatrudnieniu obejmują również inne grupy obywateli Ukrainy:
1. Członkowie rodziny obywatela Ukrainy
Jeśli małżonek lub dziecko obywatela Ukrainy nie posiadają obywatelstwa ukraińskiego, ale przybyli do Polski razem z nim z powodu wojny, również korzystają z uproszczonych zasad legalizacji pobytu i zatrudnienia. Warunkiem jest, by wjazd nastąpił po 24 lutego 2022 r. i został zarejestrowany (np. przez stempel w paszporcie lub uzyskanie numeru PESEL).
2. Osoby z Kartą Polaka
Jeżeli obywatel Ukrainy posiada Kartę Polaka i wjechał legalnie do Polski po 24 lutego 2022 r., również może zostać zatrudniony na uproszczonych zasadach. Z tego samego prawa korzystają członkowie jego najbliższej rodziny, o ile przybyli razem z nim w związku z działaniami wojennymi.
Przykład 3: Małżonek bez obywatelstwa ukraińskiego
Pani Natalia, obywatelka Ukrainy, przyjechała do Polski z mężem – obywatelem Białorusi. Przekroczyli granicę 2 marca 2022 r. i oboje otrzymali stemple w paszportach. Mimo że mąż nie ma obywatelstwa ukraińskiego, może być zatrudniony na uproszczonych zasadach, bo przybył razem z żoną – uchodźczynią wojenną.
Czas legalnego pobytu – do kiedy?
Zgodnie z przepisami, pobyt obywateli Ukrainy uznany za legalny na podstawie ustawy z 12.03.2022 r. trwa do 30 września 2025 r. Oznacza to, że przez cały ten okres osoby spełniające warunki mogą być zatrudniane bez uzyskiwania zezwoleń na pracę.
Dodatkowo, jeżeli obywatel Ukrainy posiadał przedłużony dokument pobytowy, np.:
- wizę krajową,
- zezwolenie na pobyt czasowy,
- kartę pobytu,
- dokument „zgoda na pobyt tolerowany”,
których ważność upływała po 24 lutego 2022 r., to również są one ważne do 30.09.2025 r.
Przykład 4: Pobyt rozpoczęty przed wojną
Pan Jurij przyjechał do Polski w grudniu 2021 r. na podstawie wizy krajowej, która miała wygasnąć w maju 2022 r. Zgodnie z przepisami, jego pobyt został automatycznie przedłużony do 30 września 2025 r. – może więc pracować bez konieczności uzyskiwania zezwolenia.
Częste błędy i jak ich unikać
1. Zatrudnienie bez zgłoszenia do urzędu pracy
Brak powiadomienia urzędu pracy w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy oznacza nielegalne zatrudnienie, mimo że pracownik ma legalny pobyt.
➡ Rozwiązanie: Zawsze składaj zgłoszenie przez www.praca.gov.pl bez zbędnej zwłoki.
2. Brak tłumaczenia umowy
Nieznajomość języka przez pracownika może prowadzić do nieporozumień, a nawet unieważnienia niektórych zapisów.
➡ Rozwiązanie: Przygotuj umowę w języku polskim i ukraińskim. Dodatkowo warto omówić ją ustnie z pracownikiem przy wsparciu tłumacza lub osoby znającej oba języki.
3. Brak aktualizacji zgłoszenia po zmianie warunków zatrudnienia
Zmiana stanowiska, pensji czy rodzaju umowy wymaga ponownego zgłoszenia.
➡ Rozwiązanie: Monitoruj na bieżąco zmiany i dokonuj aktualizacji na portalu praca.gov.pl w terminie 7 dni.
Podsumowanie
Zatrudnianie obywateli Ukrainy w 2025 roku na uproszczonych zasadach to procedura stosunkowo prosta i szybka, ale wymagająca zachowania określonych formalności. Kluczowe elementy to:
- sprawdzenie legalności pobytu (stempel, PESEL UKR, karta pobytu),
- zawarcie umowy – najlepiej w dwóch językach,
- zgłoszenie zatrudnienia do powiatowego urzędu pracy przez portal praca.gov.pl.
Jeśli spełnisz te warunki – możesz legalnie zatrudniać obywateli Ukrainy bez konieczności uzyskiwania zezwoleń.
Podstawa prawna
- art. 2 ust. 1, art. 22, art. 38 – Ustawa z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (Dz.U. z 2022 r. poz. 583 z późn. zm.),
- Rozporządzenie Rady (WE) nr 1030/2002 z dnia 13 czerwca 2002 r. ustanawiające jednolity format dokumentów pobytowych dla obywateli państw trzecich.